脱离桌面软件轻松办公

摘要:我们都应经习惯了利用桌面软件进行办公，但是在没有桌面软件或者没有桌面环境的情况下我们怎么办？互联网在我们的生活中已经无处不在，直接在网上办公，这样的办公方式能够解决很多问题，即使遇上紧急的工作任务，也能从容面对。本文通过Google文档和Office Live Workspace的讲解，展示了究竟这些互联网办公平台能够给我们的日常办公带来什么变化。

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2012）04-0000-00

1、用谷歌文档设计幻灯片

1.1 在线演讲幻灯片这样设计

在IE浏览器地址栏中输入谷歌文档的网址：docs.省略，在随后弹出的页面中输入你已经注册的电子电子邮件的地址以及密码，单击“登录”按钮，然后将会弹出一个“安全警报”提示框，单击其中的“是”按钮，就可以进入谷歌文档的主页面了。

小提示：首次登录谷歌文档时，其界面语言为英文，改为简体中文时，只要单击主页面右上方工具栏中的“Settings”，然后在弹出的对话框中，将“Language”语言选项设置为“简体中文”，“Your current time zone”时区设置为GMT+08：00（北京时间），单击底部的“Save”按钮即可。

需要新建幻灯片时，单击“新建”菜单，从弹出的下拉命令列表中查看并选中“演示文稿”选项，即可进入幻灯片设计页面。创建第一张幻灯片时，单击“新幻灯片”按钮，在弹出的对话框中查看并选中幻灯片布局方式，比如“文本”，即可新增一张幻灯片，然后就可以通过顶部的菜单命令，在幻灯片中插入文本、图片、图像，甚至视频内容了。比如同在PowerPoint中设计幻灯片一样，在谷歌文档的演示文稿中插入新内容时，也常用编辑框的形式，因此可以任意调整不同的对象的位置以及所处层次。

1.2 美化幻灯片以及添加备注

作为演示用的幻灯片必须美观大方，因此给谷歌文档中的幻灯片添加适当的主题会有锦上添花的效果。添加主题时，单击“更改主题”命令，在弹出的主题列表框中查看并选中一种自己喜欢的主题效果，比如“乡村”，就会发现幻灯片变得亮丽起来了！同样，添加适当的幻灯片备注，能够使浏览者更加容易理解幻灯片内容，这时候，只要单击右下角的“查看演讲者备注”图标，然后在弹出的“演讲者备注”文本框中输入要添加的解释文字内容即可。

当幻灯片编辑完毕后，单击右上角的“开始演示”按钮，就可以预览刚才编辑的幻灯片了，而保存时，单击“文件”菜单，查看并选中“保存”命令，将幻灯片保存在谷歌文档提供的互联网文件夹中。

1.3 谷歌文档应用小技巧：和分享幻灯片

当自己制作漂亮的幻灯片完成后，比如何让其他朋友浏览观看呢？这时候可以将幻灯片予以，这样其他人直接通过在线就可以欣赏幻灯片了。单击右上角的“”按钮，在弹出的页面中单击“在线文档”按钮，即可弹出一个新的页面，其中显示了幻灯片的页面，比如***************，其他人只要在浏览器地址栏中输入此地址，即可打开相应的幻灯片了，此外，还可以根据此页面下面提供的源代码，将幻灯片嵌入到自己的网站或博客中，而且可以查看并选中演示文稿的显示大小，比如700PX（宽为700像素）。

2、互联网协作，谷歌和OLW各显神通

对于经常出差在外的人员来说，协作办公在我们的工作中是必要的，同时也会为我们把工作负担减少。在工作中遇到很多繁杂的琐事，无法完成时，谷歌文档和Office Live Workspace（以下简称OLW）这两个工具会立刻出现在我们的脑海中，而且可以查看并选中演示文稿的显示大小这两款工具能显示出每个编辑者的用户名。纷繁复杂的事情在短时间内就可以完成了。

2.省略，单击“邀请协作工作者”按钮。

注意：在弹出的“要通知这些人有关此文件的信息吗”对话框中，可以输入关于此共享文件的相关协作信息，最后单击“发送”按钮即可。

把文件设置成共享后，被邀请到的协作工作者，只要使用自己的电子电子邮件的地址，比如前面的登录谷歌文档，同样，添加适当的幻灯片备注，能够使浏览者更加容易理解幻灯片内容，就可以进行任意的编辑操作了。

2.2 Office协作办公利器――OLW

你可以使用OLW，就可以让你的微软的 Office协作功能大大增强，就能够充分提高桌面Office的互联网协作能力。

操作步骤：单击“登录”按钮，然后将会弹出一个“安全警报”提示框，单击其中的“是”按钮，就可以进入谷歌文档的主页面了。就可以进入Office Live Workspace了。通过Workspace提供的互联网存储空间，可以非常方便地将自己本地文件发送到互联网文件夹中，从弹出的命令列表中查看并选中添加一个文件“Single Docunment”或是多个文件“Multiple Docunments”，在弹出的“查看并选中文件”对话框中，查看并选中要上传的文件，比如“电气材料.xls”，单击“打开”按钮即可。

单击Wordspace主页面顶部的“Install Office Add-in”按钮，将安装一个插件。这样在桌面的Office工具栏的底部将显示一个“Go to Office Live”工具栏了。而通过“Go to Office Live”工具栏的“Save”、“Open”按钮就可以将修改后的文件保存在Wordspace，或者直接打开Wordspace上的文件了。

而需要与其他人共享这份文件时，当幻灯片编辑完毕后，单击右上角的“开始演示”按钮，就可以预览刚才编辑的幻灯片了，而保存时，单击“文件”菜单，查看并选中“保存”命令，将幻灯片保存在谷歌文档提供的互联网文件夹中。在弹出的页面的“Editors”输入共享人的电子电子邮件的地址，单击底部“Send”按钮即可。

当自己制作漂亮的幻灯片完成后，比如何让其他朋友浏览观看呢？这时候可以将幻灯片予以，这样其他人直接通过在线就可以欣赏幻灯片了。单击右上角的“”按钮，在弹出的页面中单击“在线文档”按钮，即可弹出一个新的页面，其中显示了幻灯片的页面，比如***************，其他人只要在浏览器地址栏中输入此地址，即可打开相应的幻灯片了，此外，还可以根据此页面下面提供的源代码，将幻灯片嵌入到自己的网站或博客中，而且可以查看并选中演示文稿的显示大小，比如700PX（宽为700像素）。