电子信息时代如何加强档案信息化建设

【摘要】信息技术的飞速发展为档案的科学管理与利用提供了前所未有的条件，如何利用信息化智能工具把室藏、馆藏档案开发出来，实现档案信息的接收、整理、储存与利用，是关系到档案管理事业跨越式发展的重要问题。本文对电子信息时代我国的档案信息化建设还存在的问题进行了分析，从管理意识、基础设备、信息资源、人才队伍等角度提出了几点加强对策。

【关键词】信息化；档案管理；问题与措施

信息化是指人类在社会的各项活动中普遍运用信息技术，利用信息资源推动社会进程发展的举措。

档案的信息化是指在不改变档案内容的前提下使档案的结构与存在方式都进行符合信息化原则的转变，档案管理部门利用信息技术将分散的信息资源以信息化的形式存储，以网络化的方式连接，以标准化的方法管理，进而提高资源利用率。

一、档案信息化建设的重要性

首先，实现档案的信息化是提高档案管理工作水平的要求，只有实现档案的信息化，才能突破档案利用的局限，使档案管理更加开放，实现档案信息的科学管理与合理配置，为社会提供优质、高效的服务。其次，实现档案的信息化是档案工作形势发展的需要，经历了几千年的发展，档案载体由原始的记入形式发展为纸质，并最终被磁带、磁盘取代，电子档案解决了档案在保管、收集、利用上的问题，使档案更加易于保存与利用。最后，实现档案的信息化是改变传统档案模式的需要，随着现代企业的发展，企业中的各种资料档案越来越多，利用率也越来越高，较多的查阅对档案造成了一定的磨损，而实现档案的信息化不但保护了资料原件，也便于在网上进行调阅。

二、当前实现档案信息化存在的问题

1.重开发轻利用

当前，有些档案部门片面追求档案馆藏信息化的数量，没有充分分析馆藏资源就匆匆进行信息化工作，把档案信息化当成“面子工程”。一方面浪费了有限的人力物力，分散了开展其他工作的精力；另一方面增加了储存压力，增大了基础设置承载的负担。此外，还有些档案馆在开发信息资源时没有认真选择档案管理系统，一味根据部门要求与标准来建设，从长远来看，必然不利于各馆资源的共享与整合，也不利于档案利用率的提高。

2.档案信息化基础薄弱

很多档案馆对档案信息化建设的认识不足，基础设施薄弱，投入资金有限，缺乏足够的技术与设备支撑，档案信息资源的开发深度不够。还有的单位档案信息化建设发展不够均衡，在职人员的变动也常常涉及到档案部门，使档案部门的建设无从谈起。

3.信息维权意识薄弱

在实现档案信息化的过程中，很多档案管理人员缺乏法律意识，无视当事者的著作权与隐私权。虽然有着较为严格的保密规定，但在共享信息资源时却没有严格的共享标准，往往会侵犯当事人的权利，导致被追究法律责任，对档案馆造成负面影响。还有的档案部门在利用信息资源时缺乏安全意识，把档案信息化工作外包给企业，导致一些保密档案容易被泄露。

4.档案从业者素质不高

我国的档案从业者大多缺乏系统的专业技能训练，在操作技能与技术基础上还有一定的欠缺，具有信息技术专业背景的档案人员少之又少。虽然档案部门的领导对档案信息化有一些了解，但对信息化技术却所知不多，甚至有干部持排斥态度，影响了档案信息化决策的正确性与科学性。

三、档案信息化建设的措施

1.增强档案信息化建设意识

档案信息化建设需要大量的资金投入，且见效较慢，使得一些档案部门的领导对档案信息化建设不够重视，有些社会群众也不理解，认为没有必要建设，给档案信息化造成了不小的难度。因此，有必要通过各种方式使档案信息化作为服务业的形象深入人心，提高社会公众的档案信息化意识，可采取诸如建立文件利用中心、爱国主义教育基地等方式。只有引起思想上的认同才能使档案信息化建设获得多方面支持，争取到更多的资金，投入到基础设施建设中。

2.增加资金投入

当前，财政预算是档案信息化建设的主要经费来源。要想增加资金投入，档案行政机关应督促政府增加档案经费预算，争取把档案信息化建设纳入到政府或行业专项建设经费中，尤其是纳入到地方信息化建设、电子政务建设规划中，以争取更多的资金支持。其次，档案信息化资金需求量大，仅依靠政府支持是难以开展的，因此，档案部门有必要充分动员社会各界的力量，多元化开展档案信息化建设，如与网络服务商可做争取网络资源的优惠或免费；与大型企业联合获取资金、技术支持与资源服务等。

3.增强信息管理安全意识

在开发和利用档案信息资源时，工作人员必须提高对公布权、著作权、网络传播权等权利的维权意识，在加强对著作人全力保护的基础上促进信息与知识的服务与流动。由于档案信息在开发时会涉及到多个方面的安全问题，因此，要充分重视档案信息内容的安全，对于保密级别较高的文件在进行对外开放时要尤其注意。同时，还要使用安全级别高的操作系统，定期备份数据库，更新事务日志，实施严格的用户身份鉴别等措施，严防系统故障级人为因素导致信息丢失。

4.实施科学的人才政策

档案信息化建设的人才政策包括人才引进政策、使用政策。首先应建立合理的软硬件环境，制定可行的人才任用制度，采取多样化的人才引进办法，吸引专业人才。在人才的使用方面，要建立科学的考评政策，实施合理、规范的人才选拔与评价体系。改变重职称、学历，轻业绩、能力的观念，坚持物质奖励与精神嘉奖相结合，长期奖励与短期奖励相结合，约束与激励相结合，营造合理的档案信息人才竞争氛围。

四、结语

综上所述，档案管理的信息化是一项综合行很强的长期工程，相关部门在制定建设规划时，应从实际出发，充分利用先进信息技术，既要照顾全面，又要有所侧重。在档案管理上做到排列有序、分类科学、信息共享、查阅方便，最终实现档案管理的信息化建设。

参考文献

[1]张文芝.以科学发展观为指导加强新时期档案工作制度建设[J].云南档案，2009（02）.

[2]李国民.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].档案，2011（05）.

[3]陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].露天采矿技术，2010（04）.

[4]孙丽珍.增强责任意识、创新管理方式 加快实现企业档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2010（28）.

[5]吕萌，于静.对如何加强企业档案信息化建设的探究[J].计算机光盘软件与应用，2012（05）.