刍议信息化背景下的房地产档案管理工作

【摘要】城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实纪录，档案室可以主动向其推荐并指定有代表性的房地产档案。房地产档案具有很强的政策性、专业性、相关性、权威性，但由于房地产档案管理存在法制观念薄弱、技术水平停滞、研究深度不足、从业者素质较差等问题，很多方面与时代信息化的要求差距很大。本文旨在制定措施方面抛砖引玉，共同探讨以期促进房地产档案管理的发展。

【关键词】房地产档案 管理 信息化 法制

一、房地产档案管理的概况

房地产档案是指房地产行政管理部在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。房地产档案形成后，房地产的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中，必须不断地补充新材料，才能确保房地产档案的真实性和连续性。房地产开发企业档案工作的好坏，直接影响到企业从闭塞到开放的转变。不够了，要逐步现实开发利用方式从被动到主动，从单一到多样，从平面到立体，从闭塞到开放的转变。例如有关部门编制房改情况报告，经济适用房开况报告以及典型交易案例分析等文件材料。

城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实纪录，档案室可以主动向其推荐并指定有代表性的房地产档案。对所掌握的档案资料信息进行筛选、加工、整理、提炼编研专题资料，史料，简报，文摘集萃等等，使原始资料变成活的，有用的，房地产档案是二次面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史，研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房地产档案工作的管理和发展，不只是房地产开发企业的一项一般意义的工作，而且是真文献。从而帮助领导和社会需求者，认清现状，规划未来，使房地产发展走向良性发展的轨道。根据房地产档案的特点探究如何加强房地产档案管理工作。

当前房地产档案管理存在以下特性：

1.房地产档案具有很强的政策性：在房地产业发展中，无论是征地、开发、拆迁、补偿，还是建设、安置、交易，管理等项工作，都必须严格按照国家的方针政策进行操作，这其中征地要执行土地法，动迁要执行动迁法，房屋买卖要执行房屋交易管理办法，房屋租赁要执行房屋租赁管理办法，房屋管理要执行物业管理办法。总之国家要用方针政策指导、调控、规范房地产业的发展，房地产业在发展中，体现了很强的政策性。

2.房地产档案具有很强的专业性：房地产业同其他的产业一样，有很强的专业性，是一门比较深的学问。从某种意义上来看，房地产业又是一个比较庞大的系统工程，这其中不仅要有土地划拨、开发企业施工队伍、房地市场科研部门等硬件，还要有房产银行、房产法庭、房产监察、房屋中介、价格体系、职工培训、物业培训、法制建设等软件，这些都需要我们学习和了解。就拿房地市场来看，就包括买卖、继承、分割、抵押、典档、置业、担保等专业性很强的工作，上述的这些工作中都与房地产档案息息相关，密不可分，且体现很强的政策性

3.房地产档案具有很强的相关性：房地产档案不仅是房地产业各项工作的真实记录，也是城市面貌变化与发展的历史见证，因此在房地产档案中，必然涉及与房地产业相关的许多工作所以这个特点利用价值在于：要搞好档案管理，档案管理人员除了要掌握本专业的知识外，还要认真地学习有关城市规划、建筑施工、装饰装修、园林绿化、供水供电、供热供气等方面的知识，以更好地适应工作的需要

二、信息化背景下房地产档案管理工作中存在的新问题

1.由于中小城市对档案法制观念薄弱，归档意识不强档案信息资料不完整，在房地产市场迅速发展的今天，虽然依法治档的外部环境有所好转，但有少数房地产管理部门的干部对档案法制观念仍很薄弱，档案意识不强，少数业务部门存在档案归档不及时，归档材料不完整等。如应归档的统计报表、影像胶片、软盘等没有存人房屋权属档案；档案中缺少房产分幅平面图等；由于管理工作不规范，档案信息和房屋实际不相符。

2.随着计算机产业向更高更快方向发展，计算机网络技术更加发达，各行各业运用计算机网络基本普及，电子档案大量出现，管理方式已不适应新时代要求，房地产档案管理停留于过去的笔抄时代，而且靠传统手工方式管理档案，核档立卷时间长，查档耗时费力，工作效率低，新发生的档案不能及时核档立卷，造成积压，影响利用档案管理，虽然勉强能满足查档、利用需要，但随着数量的增加，查档的查全率、查准率下降，查档开始成为产权管理的瓶颈。

3.对社会需求和应该提供的服务缺乏研究，多年来，房屋权属档案利用大多是处于你用我查的被动服务地位，中小城市房产档案管理部门很少重视对利用者特点进行预测，没有对实际利用效果进行深人分析。

4.档案管理工作的发展，档案工作人员的综合素质已不适应现代档案管理的要求，随着档案现代化管理逐步发展，对档案工作人员的知识结构也提出了更高要求，但基层的档案人员缺乏必备的现代化管理方面的知识，尽管他们对业务工作很精通，但在计算机应用方面却束手无策。虽然经过现代化技术基础知识的培训，使他们懂得一般的基础知识和操作，但要实现档案现代化管理光靠这点基础知识是远远不够的。如应用软件的开发、维护等，都需要有一定的专业知识。

三、加强房地产档案管理的建议和措施

1.积极采用现代科学技术，全面提高档案管理的现代化水平，在抓好档案基础工作的前提下，要着重提高档案管理的科技含量，房地产档案管理工作者要主动开发或引进先进的管理软件，努力学习成功的先进技术经验，积极探索对房地产档案进行全文扫描、光盘存储管理和利用新的方法。

2.大力开发房地产权属信息资源，积极开展社会化服务，在房地产行政管理、产权变更、落实私房政策、解决民事纠纷、所有权登记发证等各项工作中，都需要利用房地产档案调事定界、判断产权，所有这些越来越突出地显示了房地产档案的重要性和社会价值，要充分利用计算机网络，积极开展有偿咨询服务，及时提供第一手的原始资料，满足社会对房地产档案有关信息的需求。

3.加强档案法制的学习和宣传，推进依法治档工作，利用多种形式，加大对档案法城市房地产权属档案管理办法等法规的学习和宣传，要按照《档案法》，搞好档案行政执法工作，认真抓好违法案件的处理，严肃查处违法违规行为，积极推进房地产档案管理工作的法制化进程。

4.加强档案干部队伍建设，提高档案管理者的素质，要培养档案人员树立全心全意为人民服务，有高度的责任心，有创新的意识，要有计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力提高档案工作人员的综合能力，同时要科学、合理地引进现代技术人员，业务双精通的复合型人才，使档案管理真正走向现代化。

随着房地产事业的发展，广大档案工作者要共同努力，迎接挑战，全面推进房地产档案管理，积极为房地产事业发展服务。

参考文献：

[1]罗敏.城建档案馆数字化建设的途径，城建档案[J].2009（3）.

[2]李建明，渠连柱. 我国房地产管理信息化的发展战略[J].2010（3）.