网上采购系统在企业中的应用

摘 要

为统一管理企业采购业务，拓展采购供应方式、控制采购成本，建立企业网上采购管理系统。本文详细介绍了如何通过网上采购系统建立一个及采购业务、供应商管理、价格管理等内容于一体的大型综合电子商务系统。

【关键词】网上采购 管理系统 电子商务

1 背景分析

企业采购业务随着信息化和管理的不断发展，经历了集成优化、专业化分工与流程制订、多业务系统分步建设发展演变，呈现了多管理、多系统并存、独立运行的局面，严重制约了集中、统一管控需求，拓展采购供应方式和管理导向已远远不能满足市场发展与有效竞争的要求。管理方面，采购的数量、种类繁多，对采购质量和采购成本控制要求严格，对采购准确、快速性要求更高，基于全面预算控制与优化关键控制节点的迫切需求，针对企业目前的采购供应链需要引入逐渐“代谢”的竞争机制要求。原有的传统采购销售与采购销售管理方式已不能适应这种变化的要求，必须在优化内部管理系统，进行业务流程和管理职能优化，通过先进管理手段整合，发挥采购环节的经营增值贡献。

2 系统概述

系统研究企业采购业务特点，拓宽业务渠道、拓展采购范围，实现所有采购业务集成、高效管控运行，满足业务层、管理层、决策层管控需要；规范业务流程，实现采购经营业务效益最大化，深化业务过程集成管理；建立一个集内控功能、内外业务集成、开放、统一的信息化支撑平台。并对管理提出组织、流程和业务规则优化，建立配套的运行管理制度，完善已有并继续保留的信息化系统提供充分的管理依据。

技术上，结合企业原有信息化系统应用，并通过流程、制度、规则系统固化支撑，准确提供管理分析与采购销售绩效控制，为供应商建立一个公平、公正、合理公开的采购环境，强化制约机制，充分利用现代计算机及网络技术实现电子化管控，逐步向电子支付与交易过渡，实现电子商务集中管控。

3 系统实现

3.1 对外公示门户网站

主要包括供应商（客户）注册、供求信息、采购业务、管理公告、服务指南、留言板等内容。实现实时采购需求信息，招标项目、中标结果和招标业务进程，提供采购业务流程及相关规则服务指南，实现供应商（客户）网上注册，实现用户意见反馈等功能。

实现客户预登记、注册功能，成为唯一客户信息维护途径。实现合作关系信息延伸与扩展，完善客户分类管理、地点层信息管理和客户评价规则（建立客户评价指标体系和评价规则，实现系统管理）、在线评价（关联评价准则中的业务信息）；建立客户分类归口管理，与产品大类绑定的业务控制，细化客户管理功能与规则。规范客户信息维护的职责、权限和业务流程，控制客户挂起、解禁，监督信用额度期限，优化客户开通、变更、挂起管理流程和规则，实现信息系统支撑；规范客户信息维护、信用控制与管理的监督。

3.2 基础信息管理

包括用户信息、角色信息、物料信息、供应商信息、审批流程信息等内容，通过梳理用户与角色对应关系、采购业务员与物料对应关系、供应商（客户）与物料对应关系、物料与审批流程对应关系等内容构建出系统基础架构。系统所有的业务流转都是建立在这些信息基础上的。

3.3 采购业务管理

首先系统业务流转的源头计划是通过与原有ERP系统进行信息交互，系统自动将各部门上报的采购计划，在网上采购系统中读取过来，采购员进行必要的补充说明后形成标书，然后，邀请选择的供应商参与报价，系统会通过短信方式，将需报价的信息发送至供应商的手机中，供应商登录网上采购系统后，填写报价信息。然后，采购人员会在预先规定的时间后开标，下一步进入评标审批程序。审批通过后，系统自动生成合同，并通过接口传回ERP，以便业务人员在ERP中进行下一步操作处理。系统会将所有的报价纪录、评标、中标纪录和操作人员、审批人员的意见，完全保存下来，便于查阅。

3.4 供应商管理

3.4.1 供应商自助功能

实现供应商预登记、注册功能，成为唯一供应商信息维护途径。供应商登录系统后，可以维护自己的基本信息、修改密码等内容。并可对公开招标标书进行报名。还可对已报名标书进行报价，报价可针对整个标书，也可以只针对一个标段、一个标书行进行报价，提高了供应商报价的参与度和积极性。供应商还可以查询已中标标书内容，中标物料、中标价格、交货周期、合同等内容。

3.4.2 供应商信息管理

从供应商基础信息录入到系统开始，对供应商进行全生命周期管理，建立与供应商各生命周期适应的审核机制和流程，并加强关键控制点的控制、建立评价体系等。同时考虑将来合同管理的需求，允许业务拓展。主要包含五部分内容，分别是供应商基础管理、供应商状态变更、供应商绩效管理、供应商关键点控制、供应商综合查询及分析汇总。

3.5 价格管理与市场信息管理

集成市场价格信息查询、市场价格分析预警、价格查询、价格管理工作于一体的价格服务平台。方便相关部门进行价格查阅，为业务操作提供参考信息，为决策层及相关部门提供准确、明了的市场、价格信息，更好的掌握市场价格走势，准确的进行价格决策，为企业提供具有建设性的价格建议。实现报表的动态生成和显示。通过柱状图、曲线图、饼状图等多种形式灵活的对数据进行分析汇总。包括采购工作量管理、采购成本降低分析，供应商供应绩效分析，采购员采购业绩报表分析，实现图表化分析和报表导出等功能。

4 结语

通过搭建网上采购系统建立一个及采购业务、供应商管理、价格管理等内容于一体的大型综合电子商务系统，以信息化手段代替原来的手工操作。增强了采购过程中的监督机制，使得企业的招标及竞卖活动更加公开、公正、公平。拓宽和优化了供应商渠道， 引进更加有效的竞价机制，能够充分的进行价格比较和竞争，降低了采购成本。

参考文献

[1]魏衍君，翟玉梅.网上采购系统设计与实现[J].Computer Era，2012.

[2]张宏展，胡正国.基于Internet的网上采购系统的设计与实现[J].西北工业大学学报，2001.

[3]陈礁.网上采购竞价管理系统设计与实现[D].成都：电子科技大学，2015.

作者单位

河钢承钢运营改善部信息中心 河北省承德市 067002