事业单位档案管理问题及对策研究

[摘 要]事业单位发展更加迅速，通过各种招考进入事业单位的人才也越来越多，但是，档案管理好像成为人们并不怎么关注的部门和职位，随着社会的发展，档案管理在事业单位的进步中显得越来越格格不入。我们将探讨事业单位在档案管理中存在的不足，并针对这些不足和发展现状提出一些有效的办法帮助解决这些问题，促进事业单位档案管理的制度化和科学化发展进程。

[关键词]事业单位；档案管理

[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02

事业单位在日益发展中，体系制度、人才任用都向着更加健全全面的方向进步，但是唯有档案管理似乎在几年内都很少明显的变动，很多人认为档案管理工作简单、创新性小，所以事业单位本身也没有投入太多的精力在档案管理方面进行改革，但是我们不难发现近年来事业单位的档案管理问题层出不穷，而且很多问题都是历史遗留的，一直没有改进，所以档案管理一直没有进步，也没有好的发展。

一、事业单位档案管理的范围

第一部分是行政档案管理。这一部分档案中涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。对于上级的档案文件一般会下发给部门进行学习贯彻，比如针对十的召开，开展一些关于学习十精神的演讲比赛或者相关活动的通知等都属于上级文件；本单位的文件比如说针对上级文件我们单位自己将要组织什么样的对应活动，或者为了提高单位工作人员的素质，促进工作更好地开展，单位进行一些诸如演讲之类的比赛，这都是本单位的一些行政档案。工作计划或者总结之类的内容是总体衡量一个部门、一段时间工作得失的一个标准，各单位根据自己的不同情况不定时间的要求部门编写工作总结或者针对前一阵的部门发展撰写下一阶段的工作计划，这是让部门工作不断完善、不断进步的一种方式，也是我们事业单位行政档案的一部分，还有一些信函会议记录，这都是对单位发展的一种监测监督。

第二部分是人事档案管理。这里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案是对每个人来说最重要的物品，个人要晋职称、转调或者一些行动都需要个人档案作为支撑。如果没有个人档案，或者经查有不属实的地方，这些行为都将视为无效，所以个人档案也受到每个人最大程度的重视，以至于很多时候当我们说起档案，一部分人仅认为是个人档案。

第三部分是财务档案管理。事业单位不同于行政单位，所以财务管理档案也与行政单位有着很大的差别，财务档案中包含有日常的财务支出凭证，每一次财务支出的目的、用途、金额等内容都要做好全面的记录，也要有相关的发票等作为支出用途的依据；还有各种财政收入，每一笔款项从何而来都要做好详细记录；对年度预算、预算调整、决算等工作做好存档，是下一阶段开展财务总结预算工作的依据；年度季度的财务分析报告也是财务档案的重要内容，通过财务分析了解财务使用效率，还有诸如缴纳的各种社会费用、收支的立项计划和执行情况等，总之，单位的一切财务支出由财务部门进行的整理分析都是事业单位的财务档案。

第四部分是业务档案。这里主要内容就是业务学习、业务考核、业务会议记录等内容，像现在每年都会进行的事业单位招考就属于业务范围，考试所使用的大纲、教材、参考资料等都是业务档案，还有单位组织进行的业务培训，因业务需要采购的图书杂志等这些资料、材料都是业务档案管理的重要内容，这些属于业务范畴的工作内容，有关资料的记录就是以后类似工作的一个依据参照，所以这类资料同样属于档案管理的内容。

二、事业单位档案管理问题

首先，档案管理混论，没有形成有效合理的管理方案。档案作为一个人最为重要的证明，很多单位对其重要性并没有认识到。很多事业单位档案管理混乱，比如说我们现在每年都会有地方的事业单位招考，这时候大批的人才被招进事业单位，但是问题在于很多单位并没有及时地进行档案整理存档。在一些大的单位这种现象还稍微好一些，对招进的人才能够及时了解调查，然后把档案整理归类存档；一些小的单位或者地区比较偏远的单位，这样的存档管理就比较懈怠，混乱的情况也就时常存在。

其次，档案管理员素质不高，缺少专门的档案管理专员。档案管理看似简单，其实蕴含着丰富的学问，但是现在我们看来，很多的事业单位没有专门从事档案管理的专员，在进行事业单位考试的时候档案管理员一栏的专业限制很多都是不限，而且大多数事业单位没有意识到应该派专门人员从事档案管理，更有甚者很多单位派一些退居二线年龄较大的人员从事档案管理，所以很多情况下事业单位的档案管理人员素质较低，缺少专业性。

第三，事业单位档案管理制度落后，并且缺少科学性和技术性。现在单位发展注重效益，办公室、财务部才是主要的改革发展部门，大部分单位都忽视了档案管理部门的制度改革。一般人会认为，档案管理就是简单的存档调动，但是档案管理的过程步骤却是非常重要、周全的，一个环节出现错误就有可能让档案不翼而飞，给个人造成极大的损失。另外，档案管理信息化差、科技性差，科学技术在各行业都有应用，但是在事业单位的管理部门却没有很好地利用起来，档案入网、跟随记录这些都没有做到位，所以庞杂的档案也就得过且过地管理着，没有形成很好的制度体系。

第四，对档案管理的重要性没有认识到位，思想态度懈怠。档案分为很多不同的类型，事业单位档案管理的范围也比较广泛。从宏观来说，涉及到国家政府部门的文件方针；从微观来说，有各自单位的文件和人事档案。国家政策方针关系到国家发展前途的策略，虽然有一些不是绝密文件，但是重要性一样不能小看。就个人来说，每个人的档案就是自己人生经历的一个证明，如果这个证明出了问题后果将不堪设想。不论从哪个角度来说，档案有着其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的单位并没与对此有所重视。笔者认为态度决定一切，正是因为单位中没有人足够地重视档案的重要性，所以档案管理才会一直比较松散，制度化、信息化一直得不到落实，这样就使得档案工作长期处在被忽略的状态下，工作人员也是应付了事，长此以往档案管理就会陷入混乱，文件丢失、秘密外泄，这样不可想象的严重后果总有一天也会接踵而至。

三、如何促进事业单位档案管理的更好发展

（一）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展

“档案管理是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。”〔1〕制度是任何单位正常运转的保障之一，没有规矩不成方圆；同样的，要保证档案管理的有序进行也必须进行一些制度化的管理控制。首先，对在职人员的档案管理应该认真整理，按照单位的要求根据不同的类别分类整理，方便以后查找，对于一些新进人员的档案应该及时记录，对于一些将要退休人员的档案应该按照程序整理归类。其次，对于一些转调人员的档案，应该制定严格的提取档案，转走档案的转接制度，保证档案在转接过程中没有中间漏洞，不会因为中间环节没有监管到造成档案的遗失。档案整理应该按照编号分类放好，对于一些借出的档案应该记录清楚，对借出时间、归还时间做出整体细致的记录，归还后应该按照原来的分类检查清楚后放回原处。档案归还时应该检查好档案内容，对于一些私自涂改方案的行为必须追究法律责任，用严密的管理制度和严格的法律规范，规范档案管理行为。

（二）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量

管理人员的素质是档案管理好坏的重要决定因素，如果一个单位派遣专门的人员管理档案，加上完善的制度，档案管理自然也就成为单位上下重视的问题之一。在招聘的时候，事业单位应该注意档案专门人才的招聘，只有用专门人才才能保证档案管理的专业化；另外，单位人员在安排岗位时，要认识到档案管理的职位不是随便一个人就可以胜任的，要选择接受能力强、逻辑能力强的人管理，只有这样才能保证档案管理的有序运行。比如说，档案一般是纸质的形式存在于档案馆内，我们在进行档案管理的时候要注意室温、防潮、防虫，这些工作都应该由专业人员从事，明确了解用量、用度保证档案的质量和安全；如果用一般人员从事档案管理，很有可能会忽视这些情况，造成档案损失，因此提升档案管理员的素质是十分必要的。

（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨

“计算机网络技术的飞速发展和广泛运用使档案信息管理逐渐迈入了现代化管理的殿堂，也为档案信息管理的完善和发展创造了契机。”我们应该注意让事业单位的档案管理入网，并且单位之间可以结成全部事业单位的整体档案网络，这样也可以避免一旦档案遗失造成的一切工作不能运行的问题，也让档案有一个备份，这样也可以方便单位之间的人事调动档案转接。类似条码扫描、影像扫描之类的仪器设备都可以根据实际应用在档案管理中，为档案管理提供健全的设备仪器，方便档案管理也增加管理的科学性和严谨性。比如，现在很多企业投资让云技术进入档案管理领域，为档案管理提供了一种新的管理方式，大大提高了档案管理的科学性和效率，这为我们档案管理提供了一个新的借鉴，科技进入档案管理是一个发展趋势，只有把科技与档案管理良好的结合才能促进档案管理的优质发展。

（四）提高思想意识，重视档案管理

各事业单位尤其是单位领导应该做好带头表率作用，重视档案管理工作，把档案管理作为日常管理的重要一环，尤其是一些重要档案的管理要纳入日常的工作议题中。在办公会议上，应该适时对档案管理的方式方法、遇到的问题等内容进行讨论，共同解决问题研究方案，把单位的档案管理工作放在与其他工作平行的位置上。可以成立专门的档案管理负责领导班子，定期对档案室的有关情况进行调查了解，及时发现问题、解决问题。对于提高管理的一些可行性方案，领导应给与足够的支持与肯定，加强档案室硬件管理，定期对档案管理工作作出考核评定，在全单位树立起重视档案管理的意识和作风。

我们通过上文的分析，首先找到了档案管理存在的一些问题，这些问题并不是太大的问题，但是时间太久又迟迟没有改进所以改变起来会有一些阻碍，但是我们根据这些情况提出了建议措施。如果事业单位能够进行一番大刀阔斧的改革，事业单位的档案管理会有一次大的进步，也可以为以后的档案管理发展提供更好的环境和基础。

〔参 考 文 献〕

〔1〕安晓莉.试论事业单位档案管理信息化的建设与发展〔J〕.现代商业，2011，（18）.

〔2〕史毓，王爱珍.事业单位人事档案的信息化管理〔J〕.现代营销：学苑版， 2011，（06）.

〔3〕程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析〔J〕.科技创新导报，2011，（20）.

〔4〕杨虹.论事业单位档案管理中现代化方式的利用〔J〕.科技创新导报， 2011，（04）.

〔5〕张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策〔J〕.才智，2011，（18）.