从利用工作管藏档案资源建设

档案作为人类社会发展到一定阶段的产物，是为了满足人们实践活动的需要而产生，同时又伴随着人类实践活动的发展而发展的。随着人类实践活动的不断丰富，档案数量也在不断增加。要对人们千百年来在实践活动中形成的全部档案进行永久保存，既没有必要，也是不现实的，这就要求必须进行有选择的保存。而确定选择办法和标准，是档案工作者面临的永恒课题。古往今来国内外档案工作者对此进行了不懈的研究，这对促进档案工作的开展，尤其是对档案鉴定、留存发挥了重要作用。这些办法和标准需要人们不断地在实践中检验、补充、完善和发展，而档案的提供利用工作则是这其中最重要的一项实践活动，它可以检验过去人们根据一定的办法和标准选择、保留下来的档案是否有价值，进而总结出哪些档案是人们最为需要和经常需要的，由此可以对今后的鉴定工作提供借鉴和参考，这对国家档案资源建设具有重要意义。

总结档案馆档案资料提供利用工作的实践，我们不难发现：

1．与社会公众息息相关的档案资料利用频繁。如公民的学历证明、身份证明、劳模证明、享受待遇证明、财产证明等档案材料。

2．反映社会发展的微观材料是利用者关注的重点。如人口普查材料中，一人一卡反映出了每一个公民的基本情况，这些材料对研究一定时期我国的人口情况、社会发展情况具有重要意义，此类材料日益受到利用者关注。国家博物馆专门收集了上海市一位普通市民在建国后不同时期家庭支出的流水账作为馆藏，这种做法很值得档案馆在馆藏建设中借鉴和思考。

3．反映事物发展、人们开展实践活动过程的材料利用较多。任何事物的发展，都有其起因、经过、结果三个阶段，如筹备一次重要会议，召开会议要论证其必要性，会议召开要经过一定时间的筹备，最后是会议召开的情况和结果，在这三个阶段中都会形成一定数量的档案材料。要全面了解一次会议的情况，仅靠会议召开后下发的几个文件材料是远远不够的，更主要的是其中的过程材料。

目前档案馆对公民档案的收集更注重对达到一定级别的领导干部某些方面档案材料的保管，更注重对反映事物宏观材料的保管，更注重对反映事物发展、重要实践活动结论、结果材料的保管。而从馆藏档案提供利用工作的实践来看，在档案馆馆藏档案资源建设过程中，应注重与公众生活息息相关的材料，反映社会发展的微观材料，反映事物发展过程的材料等类档案的收集与保管，要做到这一点，档案馆应做到：

1．确定合理的接收范围。衡量档案馆馆藏档案资源建设的情况，核心在于档案馆确定的接收单位的活动，能否基本上反映出本地区一定时期历史发展的面貌。人类实践活动的开展，大都要依附于一定的社会组织进行，这些组织即为机关、企事业单位等。随着人类文明的不断进步和发展，社会分工越来越细，人类组织也越来越多，对于这些组织档案馆不可能都一一列入接收范围，必须有所选择，而选择的标准即是这个组织的活动是否对反映本地区一定时期的社会历史发展具有代表性的。

社会发展是不断变化的，人类的各种组织从形式到内容也是不断变化的，所以档案馆必须随着这种变化根据实际情况及时调整接收范围，而不能几十年一贯制、一直不变。

2．对接收单位形成的档案确定合理的接收范围。档案馆选择一定的组织作为主要接收范围，但这些具体组织形成的大量材料哪些需要归档，哪些需要永久或长期保存并移交档案馆，同样对档案馆馆藏建设具有重要意义。作为具体单位、组织档案的留存标准，关键是看保留下来的档案能否反映出本单位、组织一定时期主要实践活动的面貌。留存的档案能做到这一点，说明具体的留存标准是正确的，否则必须加以检查、修改。

在档案馆馆藏建设过程中，档案馆收集档案除需要遵循一般的原则、标准外，还需要与具体的实际情况有机结合，做到原则性与灵活性的统一，使收集进馆的档案真正体现出最大价值。