探讨科研单位办公室科学化管理

科研单位办公室是领导对内指挥开展工作的指挥中心，担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用。也是对内、 外机构与个人服务的 “窗口”。新形势下，我们需要针对科研单位办公室工作的新特点，加强科研单位办公室管理的科学化，从而切实提高办公室工作效率，更好地服务于科研单位。本文对此进行了探讨。

新形势下科研单位办公室管理的重要性

随着我国科研投入力度的增加以及科研体制改革的不断深入，科研院所面临内外环境都发生了重要变化。尤其是在人才培养、运行机制以及科研服务等方面都发生重大改变。办公室作为综合职能部门，在科研单位管理系统中担负着上下沟通、内外联系、左右协调的枢纽作用，是上情下达的枢纽，是连接领导和基层的桥梁。目前，科研单位工作的日益复杂化和多样化，给办公室管理工作带来一定的压力和困难。办公室工作千头万绪，涉及到方方面面，既有文秘工作、日常事务处理，也有宣传、调研、为领导出谋划策等工作，很多工作都是关乎到科研单位的日常经营效果，关乎到单位职工的切身利益，如果出现差错将给科研单位的正常运行以及员工的切身利益带来严重影响。同时,科研单位的领导决策也日益由单纯的经验决策向民主化、科学化管理转变，办公室在与科研单位政务工作中的作用将日益凸显，这一切因素都给现代科研单位办公室管理工作提出了越来越高的要求。因此，办公室作为科研单位的辅助决策部门，要改变过去重在“办事”的想法和做法，把服务于全局的中心工作为工作的出发点和落脚点，尽快实现从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变, 积极地参与政务管理，主动帮领导出主意、想办法，成为民主决策、科学决策、服务科研的智囊团，对科研单位政令畅通、运转有序以及工作效率和工作质量的提高做出应有贡献。

科研单位办公室科学化管理的措施

通过多年的工作实践笔者体会到, 科研单位办公室科学化管理思维不仅要体现在管理理念与服务意识上，更重要的也要体现在管理手段以及管理方法上，唯有如此，才能真正将科研单位办公室管理工作提上一个台阶，发挥其应有的作用，下面本文对此进行了探讨。

（一）提高服务意识，注重服务的主动性

办公室作为科研单位综合协调和管理枢纽的职能部门,承担的工作多而杂，大量的工作都是周而复始、琐碎繁杂的重复性劳动,例如文稿的审核把关、报告撰写、信息调研、会务的筹备管理、科研项目的论证、反馈信息、事务的查办催办、进展评估、结果考核、来信来访、服务接待等，以及为领导的决策提建议、当参谋等一系列管理活动。这些工作看似都是不起眼的平淡的工作，但却可以体现出办公室工作人员的工作质量和效率，需要高度的服务意识和责任感。作为科研单位办公室工作人员要把提供优质服务作为工作的出发点和落脚点，在具体的工作中首先要变被动服务为主动服务，认认真真地做好科研管理的大事小情。凡事想的远一点,谋的深一点, 由被动服务向主动服务，由单一服务向全面服务，既想领导之所想,更要想领导之未想,为领导决策提供素材，当好领导的参谋、助手。其次，要逐步实现由事务型服务向政务型服务转变。做好办公室管理工作就要在“谋”字上下工夫，帮助领导在科研项目申报、科研课题的检查、结题以及科研奖励政策的制定、科研技术成果的推广等方面提出自己的思路和看法，准确把握科研动态，合理制定科研单位的发展规划和年度计划，合理调控内部资源，为领导把好工作程序关、文件质量关和依法行政关。只有这样,办公室的服务工作才能做好,才能跟得上不断进步和发展的需要。

（二）实现办公室管理的网络化、信息化

科学的管理能力是提供优质服务的内在基础。随着信息技术向社会经济各个领域的全面渗透, 对科研单位办公室管理产生了巨大的影响。信息化的发展从根本上改变了科研单位办公室的管理手段和思维方式, 科研单位办公室管理已由传统办公方式向现代自动化办公模式的转变，以计算机网络为代表的现代科学技术为科研院所办公室管理不断的创新。科研单位办公室管理已经摒弃了传统的手工作业方法，以提高工作效率和工作质量为目标，利用计算机网络技术实现了现代化办公。借助计算机网络技术帮助工作人员运用现代化设备进行管理工作，办公室在日常信息时可以在办公室网站主页上进行，点开网站就可以获得即时信息。还可以利用电力邮件、讨论组等方式进行定点发送，提高了信息传递的及时性和准确性，通过网络技术，实现了信息的互动、多向和及时交流，提高了工作的效率和工作质量。 因此对于办公室工作人员而言，要迎合网络化办公的需要，提高信息素养和计算机应用能力、水平。而且科研单位办公室经常需要从大量的众多的网络科研信息中搜集整理甄选出有价值的信息，给领导提供决策依据，这就需要加强信息专业技术的学习，通过不断的自我学习和参加培训，提高自身的信息搜集能力和整理分析能力，从而能够为科研单位领导和科研工作者提供更加有价值的各类信息资源。

（三）建立和完善科研单位办公室规章制度

规章制度的建设是实现有效管理的航标，科研单位建立行之有效的各项规章制度，是提高办公室工作效率和工作质量的首要保证。没有规矩、不成方圆。科研单位办公室工作繁杂琐碎，承担着大量事务性工作，而且突发性、临时性工作相当多，如文稿印制、电话通知、会务组织、来宾接待等。一旦出现差错，将对单位的形象造成不好的影响。而只有完善的管理制度和业务流程的制定才能保证所有的工作有条不紊的进行。因此，作为科研单位，应该不断健全科研管理制度，通过加强制度建设，做到责任明确、程序合理，在科研管理领域涉及的诸如科研项目、科研经费、学术期刊和专著定级标准，以及学术论文、专著、专利、成果管理等方面都建立规范的办文、办事、办会等各方面的工作流程。事实证明，只有做到按制度办事、靠制度管人，形成有序的运行机制，才能保证办公室工作高效运转。其次，重视制度创新后的落实，研究、制定开展工作所必需的管理、引导、处罚及奖励等制度，发挥其对科研人员的约束和激励作用，提高科研成果产出的可靠性。

（四）把握平衡技巧、理顺各种关系

科研单位办公室工作涉及到方方面面，需要与各个部门、上级以及业务相关单位打交道，协调工作是办公室的一项极为重要的工作。办公室工作人员需要把握平衡技巧，发挥协调功能，协调各种关系，统一各个部门的认识和步调，最终实现预定目标和整体效益。协调工作说起来容易，做起来却很难，主要掌握几个原则，一是要站在领导的位置上思考问题，帮助领导出更多的时间用于关键事务的掌控。要站在科研人员的角度考虑问题，为科研人员提供高质量的服务，帮助科研人员解决生活中遇到的苦难和难题，充分调动科研人员的工作积极性和主动性。多征求科研人员的意见，做到实事求是，客观公正，从而提高科研效率和成果。站在整个科研单位的角度与业务相关单位打交道，维护科研单位形象，把综合平衡工作作为办公室的一项重要职能。

结语

总之，新形势下，如何根据当前面临的新情况和挑战，提高科研单位办公室的科学管理能力和服务水平是每一位从业人员需要关注的课题之一。这还需要科研单位办公室不断加强科学管理，树立服务意识，建立严格的规章制度，唯有如此，才能将科研单位办公室管理工作提上一个新的台阶。

(作者单位：中国船舶重工集团公司第七一八研究所)