基于“货到票未到”的医院物资管理问题浅析

国家食品药品监督管理局2009年6月颁布的《规范药品购销活动中票据管理有关问题的通知》规定，购进药品必须验明供货方税票、销售出库单与实际购进药品的品种、数量，核对一致后方可作为合格药品入库，并建立购进药品验收记录档案，做到票、账、货相符。医院一直沿用“发票随货同行”的库存管理形式，但在医院的实际采购业务中，常常会碰到货物先到而发票未到的情况。如何管理这部分物资，成了临床、物资、财务部门亟待解决的问题。

一、“货到票未到”形成的原因

（一）外部因素

随着市场经济的不断发展，总、总经销、移库寄存等多种代销销售模式应运而生，导致增值税票和实际商品不能同行，造成购进企业不能够做到依据税票所列内容进行来货验收，商品不能够及时入库；而一些供货企业为督促买方及时支付货款或滞后纳税，赊销后一般在购进方完成商品销售后才据实开票，有的甚至会在其收到货款时才开具发票；另外，供货企业的税票所列商品的名称、规格、单位、数量、金额等不符合要求，也会造成商品不能够及时办理入库手续。

（二）内部因素

医院应严格执行国家药品、医疗耗材采购的相关规定和要求，对于“货到票未到”的物资不办理入库手续。但在实际操作中，经常会遇到应急采购行为。例如临床急诊手术时，特约供货商会根据医生的要求，提供多种规格和病人情况大致相符的材料，具体使用哪个植入性器械在手术后才能明确，相关材料才能由手术室护士长等人员进行验收、登记、计费，这导致发票常常滞后，使入出库手续延期。

二、“货到票未到”物资管理存在的问题

（一）物资管理责权不明

部分医院受传统管理体制的制约和影响，重钱轻物，重收入轻支出，没有落实物资管理监督考核制度。责任范围不明确，部门间易相互推诿，给物资管理带来难度，应引起医院管理者警惕。

（二）内部控制薄弱

物资管理制度不健全，出入库程序不规范，部分物资实际库存量在账面上得不到反映；出库审批手续不严格，甚至出现物资采购后直接以申购人“打借条”形式领出的现象，造成安全隐患。

（三）材料物资会计监督力度不够

材料物资部门的会计工作只停留在记账、报账层面，不能充分发挥材料物资会计的监督职能。对于帐实不符的情况，会计不能督促相关人员办理相关手续，进行账务处理，并将管理漏洞向上级反映。

（四）不符合会计相关规定

一是不符合准则规定。按照《中华人民共和国会计法》第十条的规定，财物的收发、增减和使用，应当办理会计手续，进行会计核算。即材料采购验收入库（不论其发票是否同时收到）均应办理会计手续，进行会计核算，而部分医院未进行会计核算。

二是不符合科室成本核算的收支配比原则。“货到票未到”材料虽已供病人使用，计入医疗收入，但因未办理入出库手续，科室成本并没有增加。

三、加强医院“货到票未到”物资管理的建议

医院的医疗物资管理是医院医疗活动的基础，对其管理的好坏直接影响整个医院各项工作的正常运行，关系到医院的发展和建设，因此加强物资管理势在必行。

（一）加强事前控制

1.领导重视，全员参与

物资采购供应作为医院经济运行过程中重要的一环，其管理活动需要各方相互协调，规范操作，共同努力，共同监督。医院医疗物资品种多，涉及范围广，价格相差大。医院不光有药品、设备、总务等总库房，各个医疗科室都还设立了二级库房。医疗物资管理不仅与物资管理部门、财务部门、仓库管理员有关，而且与全院医护人员密切相关。医疗物资管理制度，需要全员参与、共同遵守。医院应改变传统物资管理的思维模式，推行领导集体决策、物资统一保管、制度严格执行的管理模式，保障医院物资安全，提高医院资金使用效益。

2.建立供应商管理机制

医院应加强供应商管理，建立详细的供货单位信息表，在供应商与采购部门、库存物资部门、财务部门之间建立合理的流程进行衔接管理。医院应对供应商的情况进行综合分析，选择对企业最有利的供应商。财务部门在参与谈判的过程中应积极与相关业务部门进行沟通，在与供应商签订的合同中，明确要求票随货到，如果发票及相关票据没有及时交付医院，则超过规定时日必须接受相应的处罚，对发票事宜做到事前控制。

3.建立应急采购机制

医院物资应按照国家政策统一招标，采用集中采购制度，建立有限授权制度和决策信息共享制度。对采购批量较小，来源单一或其它不宜实行公开招标的医疗卫生耗材如植入性材料，介入类材料等物资采购，可以由物资管理部门深入调查物资市场行情的基础上，事先查验并确定供货单位，对手术拟使用的产品，由科室向采购部门提出申请，采购人员统一通知供货单位供货。

4.加强采购验收人员的业务培训

医院应成立专门的物资采购中心，实行采购部门负责人轮岗制度。由于医学知识更新较快，应定期按有关规定对采购人员实行业务培训，加强法律法规、职业道德教育，提高物资采购人员的业务素质和遵纪守法的自觉性，满足临床工作的需要。

（二）加强事中监督

1.加强财务监督的作用

医院应根据自己的特点，制定一套在实际应用中容易操作，各环节衔接顺畅的完善的医疗物资管理制度。医院应实行“统一领导、集中管理”的财务管理体制。建立健全日常库存管理制度，对库存物资购置、验收入库、保管领用、账务处理等实行严格的审批制度，做到账账相符、账物相符，防止出现以公谋私的现象，提高医院资金使用效益。

2.建立严格的验收制度

采购物资经仓库保管员和相关人员验收合格后方能入库，出库应办理出库手续并有领物人签章，严禁以请领单代替出库单。对植入性医疗器械，应在用前由负责医疗器械质量管理或仓库保管部门指定专人进行验收或预验收，并做好记录。

3.实行定期盘点制度

财务部门应定期检查药品及库存物资收、发、存各环节管理制度的执行情况，指导物资管理部门即时验收入库，每月末核对财务部门的总分类账，物资管理部门的明细分类账及仓库卡片，对库存材料物资定期进行盘点，对查出的问题，要查明原因，及时处理。

（三）加强事后考核

医院应加强成本核算，减耗增效，严格审核物资管理的申请、审批、采购、验收、入出库等环节，将物资的管理使用情况落实到考核上，将医院的利益与科室的利益结合起来，提高增收节支的积极性。对于不按制度执行的科室及个人应与绩效考核挂钩，对于不按制度执行的供应商应实行处罚并从商品款中扣除。

(四)建立计算机联网，实现定额管理，加强成本核算

为了加强对药品、材料、设备等物资的管理，应严格实行医院成本核算制度，积极开发相应的库存物资管理软件，实现库存物资与临床计算机联网。通过信息化建设，规范库存物资管理，月末自动生成各科室领取物品汇总表，让科室员工对本科室的医疗卫生耗材等支出情况有较全面的了解，从而对本科室耗材领用和使用起到监督作用，避免盲目领用带来成本增加；通过供应商管理系统，随时生成各供货单位的信息和物品的汇总表，与各供货单位清算结账；通过信息共享，物资管理部门能从厂家到消耗的全过程进行跟踪管理，及时了解科室病人使用的医用耗材情况，随时备库，加强定额管理，有效地降低了医疗物资耗费，减轻患者负担。物资管理联机信息能准确及时的提取各科室的物资消耗，为医院进行科室成本核算和管理决策提供基础数据，提高了工作效率和核算的准确性。

四、结束语

医院物资管理的规范程度和效率，直接关系到医院的运行效率以及医院的服务质量能否得到保证。医院管理者应加快医改步伐，引进先进管理机制，健全物资管理制度，建立灵敏的信息系统，从而提高医院物资临床使用效能，建立和谐的医患关系，促进医院可持续发展。

参考文献：

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