高校校院(系)两级办公室工作机制初探

摘 要：高校办公室作为学校各级行政管理的中枢机构，在整个学校运转中处于举足轻重的位置。探讨校院（系）两级办公室如何构建适应学校发展的管理体制和工作机制，促进其内部相互协调和功能的延伸。

关键词：办公室工作； 工作机制

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2013）02-128-001

要推动高校的跨越式发展，实现教学科研水平的全面提升，自然而然对高校的行政管理服务提出了新的要求和挑战。办公室作为高校各级行政管理的中枢机构，是高校行政管理的综合职能机构，担负着承上启下、协调左右、联系内外的职能，同时又起着传递信息、辅助决策、督办落实的重要作用，具有参与政务、管理事务、搞好服务等多项职能，是教学、科研等中心工作的保障力量。办公室工作的成败将直接影响到整个学校的形象和管理服务水平，影响到学校自身的发展。办公室工作的特殊性和重要性决定了它在高校进行校院（系）两级管理体制改革、管理重心下移后，将承担更多的责任和义务，面临更大的机遇和挑战。在这一新形势下，就需要探讨校院（系）两级办公室如何构建适应学校发展的管理体制和工作机制，促进其内部相互协调和功能延伸，从体制机制上整合高校校院（系）两级办公室工作，真正做到信息通畅、资源共享、分工协作，实现管理上水平、服务上档次、业务上台阶、工作有突破，对于促进办公室工作，提高工作效率，树立全新的办公室形象具有非常重要的意义。

一、理顺管理体制

目前，高校学校办公室与学院（系）办公室按块管理，各自为政，工作、岗位上的交流都很少，不利于办公室工作为教学科研服务。建议高校采取学院（系）办公室由“学院（系）和学校办公室双重领导、以学院（系）为主”的管理体制。提出这一建议主要是基于以下两方面考虑：一是发挥学校办公室的辐射和引领作用。学校办公室作为学校的综合协调部门，在工作理念、管理模式、工作机制、服务方法、规范化建设等方面探索出一些比较好的经验和做法。通过这样的体制，可以加强学校办公室与学院（系）办公室的沟通，促进全校办公室的均衡发展；二是系统的整合校院（系）两级办公室的工作，促进其内部相互协调和功能延伸，从根本上打通全校办公室系统工作，逐步实现学校行政管理服务一体化、规范化、专业化，带动全校管理水平的提升，从而逐步实现全校行政管理系统的大融通、大循环。

二、创新工作机制

一是主副岗制。办公室的工作随机性特别大，本来每个人都有自己的职责，都有自己负责的一块工作，但常常会因为这个人外出、临时出去办事等原因，他负责的这块工作就出现了空缺。一些师生来办事，就需要等半天，甚至办不了。为了解决这个问题，建议采取主副岗制。每个工作人员在履行自身的岗位职责时（主岗），同时也熟悉、承担着办公室另外一个工作人员的岗位职责（副岗），这种安排必须建立在工作需要和个人的素质、优长的基础上。通过这种机制，加强了办公室工作的拾遗补缺和人员的相互了解、密切配合。

二是三三制。办公室工作因为头绪多，常常是做完了这件事，接着又忙别的事，很少有时间能够坐下来思考问题，总结经验和教训。完全把自己捆在事务上，这不利于工作的深入开展。建议实行三三制工作方式，即用三分之一的时间和精力做预前工作，用三分之一的时间和精力做事件处理工作，用三分之一的时间和精力做事后的研究总结工作。通过这种工作方式促进办公室人员多思考和总结工作，尽可能把工作做到更细致、更主动、更系统。

三是个性化工作模式。以学校办公室为例，主要负责行政接待、文秘综合和，这三大块在工作性质上有很大差别，只有针对不同的工作性质，采用不同的工作模式，才能更有效率地做好工作。针对行政接待工作，实行方案式工作模式，把能想到的细节都写进方案里，遇到事情按照方案实施，增强工作的预见性和可操作性；针对文秘综合工作，实行研讨调研式工作模式，事先拟好研讨和调研题目，不定期组织内部研讨和到相关部门了解情况，浓厚研究型的团队氛围；针对工作，实行预前式工作模式，把可能发生的事件通过信息、有问必答等方式，消灭在萌芽中。

四是建立联系制度。为了从根本上扭转学校办公室与学院（系）办公室各自为政，工作、岗位上的交流少的现状，尝试从学校办公室挑选工作人员（以科级以上干部为主），每人负责联系几个学院（系）办公室，加强学校办公室和学院（系）办公室的联系和沟通。同时，可以邀请学院（系）办公室主任或行政干事在适当的时候到学校办公室体验工作，也可以将学校办公室工作人员派到学院（系）办公室挂职锻炼，加强人员之间的交流，增进岗位了解。

五是规范工作程序。工作程序实质上是工作制度的具体化，按照工作程序去做，就会使一项复杂的工作变得富有条理性。学校办公室把一年中的常规性工作全部程序化，汇总成常规工作运行规程，包括开学典礼、毕业典礼、运动会、教师节表彰、节日走访等。有了这些规程，即便是新来的办公室人员，也很容易接手工作，缩短了新同志了解和适应工作的周期。除此之外，在每类事务上也都建立固定的工作流程，比如会议筹办流程、接待工作流程、公文处理流程、信息报送流程、工作流程等。

六是浓厚研究氛围。尝试编印学校的办公室系统内部刊物《办公室工作》，选取一些学院（系）办公室的先进经验材料和有关办公室工作的好文章，激发办公室工作人员学习和思考的热情，推动办公室这支队伍向学习型、研究型团队的方向发展。