浅议公路工程施工企业科技档案的归档

摘要：工程施工企业科技档案是指工程施工企业在工程项目建设、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、磁盘、光盘、录像、录音带等科技文件材料。本人结合自己工作，对公路工程建设项目档案资料的归档提出自己的一些浅见和建议。

关键词：工程档案资料；归档；规范性；浅见

Abstract: the science and technology archives construction enterprise engineering refers to engineering construction enterprise is formed in the active project construction, scientific research shall be kept in the archives of the drawings, charts, text, photos, videos, computational materials, disk, CD, video tape, paper materials science and technology. I combined with their own work, and puts forward some opinions and suggestions on the archive files of highway engineering project.

Keywords: engineering archives; archives; standardization; opinion

中图分类号： G275.3 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）

工程施工企业科技档案是指工程施工企业在工程项目建设、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、磁盘、光盘、录像、录音带等科技文件材料。《科学技术档案工作条例》中明确了科技档案工作是生产技术、科研管理工作的重要组成部分，要按照集中统一管理原则，建立健全科技档案工作，使档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，要将科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，并列入有关部门与人员的职责范围。工程施工企业科技档案深刻地揭示了工程从项目策划到工程竣工验收各个环节的实际状况，详实地反映了工程项目建设的全过程。本人结合自己工作，对公路工程建设项目档案资料的归档提出自己的一些浅见和建议。

一、要从思想上提高对工程档案资料归档工作的认识

工程建设不管规模大小、投资多少、建设时间长短，最终形成建设成果一是工程，二是档案。工程档案在经济、文化、社会政治等领域中具有十分重要的保存、利用价值，特别是为以后利用、养护、维修、改建、扩建等工作提供可靠的依据，因此我们做好建设项目档案资料归档，确保档案资料的完整、准确，安全和有效利用，从某种程度讲，它的重要性不亚于工程本身。然而，现实的工程项目建设中，由于各种原因，内业资料的整理工作总是比较滞后。主要原因：一是资源配置不合理人员不够用。二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是技术人员撤离到新的工作岗位。三是一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科室、试验室和合同管理等多个部门。工程后期人员陆续撤离后，留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。四是工程建设中资料收集不及时，为后期资料整理带来巨大的工作量。这样就造成了一系列不良后果：拖延了工程交工时间；耗费大量人力、物力、财力；给项目档案资料归档带来较大难度。因此，要针对上述原因采取不同措施，加强资料收集的及时性，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。

二、归档工作应在全面、精确、系统规范上下功夫

科技档案同样具备一般档案属性，要求科技档案材料归档达到全面化，精确化，系统化这一规范标准。首先是全面化。一般工程建设周期少则半年，多则几年，工程建设环节都要经历从立项，设计到施工管理全过程。面对工程建设的时间长、环节多、部门广，要做到科技档案工作的全面化确属不易，只有持之以恒，要抓每一个环节档案资料收集，还要与相关部门通力协作才能保证归档的全面化。其次是精确化。项目科技档案资料主要包括在工程项目建设、科学研究等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、磁盘、光盘、录像、录音带等科技文件材料。其中尤其是检查检测资料，要求精确化程度较高。在检查资料中，隐蔽工程的记录要求及时准确，如基础的挖深、基宽和配筋等检查数据；在检测资料中，取样、送检、试验等一系列检测程序要达到规范要求，检测报告一定是法定的检测部门提供。因此所有的检查检测资料要如实准确记录，一旦工程出现质量问题时，由于档案资料的失真，质量问题根本无从查起。不仅使档案资料毫无应用价值，而且严重影响了工程建设的施工速度。第三是系统化。科技档案的系统化主要指档案资料在整理归档时，按照基建程序的要求编辑、立卷、装订成册。

三、科技文件材料归档质量要求

科技文件材料归档的基本要求：归档的文件材料必须完整、准确地反映项目部工程建设、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。科技文件材料的质量要求：1.归档的工程项目中合同、竣工交验报告及科研项目的鉴定、评奖等凭证性材料必须为原件。科技文件材料的内容须真实、准确、与实物相符。2.科技文件材料按建设单位的要求整理。3.科技文件材料应字迹清楚、图样清淅、反差良好、图表整洁、签字盖章等手续完备。

四、制定符合各个工程实际情况的可操作性归档方法

为了达到工程科技档案资料归档的规范标准和质量要求，各项目建设单位应根据国家省市就工程档案管理陆续下发的一些纲领性文件编制符合各项目管理模式的可操作性编制办法。一是细化建设单位、监理单位、施工单位的资料整理范围。二是细化组卷要求，特别是各种施工用表的排序，如何使质量评定表、试验表格与工序检查表有机结合应细化，具有可操作性。三是明确案卷的格式和具体要求，便于施工技术人员操作。所以我认为只有纲领性文件是不行的，必须对工程项目档案资料归档编制办法细则，让人一看就明白如何操作，避免由于理解不一造成资料整理的混乱，给内业资料整理工作带来巨大的工作量。

五、要做好建设工程科技档案资料归档工作，还必须做到以下几点：

1.宣传建档意义，确立基建档案的重要地位。工程项目涉及的相关部门广，造成了资料来源多。作为施工单位，除了在单位内部加强学习，提高认识，确立建档重要性外，还需向参与工程施工的各相关方宣传建档意义，在各部门间形成建档共识，使建档工作引起部门领导的足够重视，仅靠建档单位自己是不够的。只有各部门明确了建档的重要意义，才能真正确立基建档案工作的重要地位，还要靠相关部门的重视和配合，为建档工作的顺利展开，创造一 个积极、和谐、良好的外部环境。

2.建立必要的规章制度。为使工程建设单位、施工单位、监理单位能明确各自在平时收集归档工作中所承担的职责，实事求是，确保一流的工程，一流的竣工档案。这就要求建设单位自建设伊始，就应在档案管理部门的指导下制定适合该工程的档案归档方案，明确范围和职责，下发给参与工程施工的各部门管理人员，从而规范该项工作的正常操作，建立起必要的规章制度。要避免平时重视工程的质量和进度，而把科技档案工作仅仅作为次要工作，到工程竣工时档案资料往往不齐全，这时才将资料突击重新整理，费工、费时、费力。只有将科技档案工作作为硬任务列入工程条款，以法律文书的形式规定下来，才会把它放在议事日程上，引起足够的重视，实践证明，这一做法是促进工程项目归档工作的一项有效措施。

3.深入现场，收集档案资料。基本资料的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如工程质量检验资料，各种技术资料贯穿于整个施工、过程中，是反映工程内在质量的重要内容，因此必须确保每个分项工程，每道工序的质量，保证资料真实、准确、齐全。尤其是，隐蔽工程在覆盖前就要做到工程建设、监理、施工三方共同现场签证，档案的收集归档与工程进度保持同步，能够做到边施工、边检查、边记录，边收集资料，才能保证原始资料的真实、准确、完整。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度，为此，检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。

4.整理、分类，编辑、立卷，归档。基建档案的资料较多，收集时要边收集边整理。要按归档主要内容所规定的条目分类，发现有遗漏的材料，及时找相关部门和人员补齐。按照客观的基建程序编辑，立卷齐整美观。在归档的过程中，主动向档案管理部门请教，使材料的归档符合档案管理的规范化要求。

5.着实提高档案工作人员素质。建立一支文化程度高，专业知识较全面、事业心较强的专业化队伍，是保证档案工作上档次、高水平的重要保证。档案管理人员良好的思想和业务素质是管理科学化，系统化和档案资料利用高效化的基础。档案人员要适应档案管理现代化的需要，必须加强业务培训，切实改进工作作风，不断提高档案人员建好和管好档案工作的自觉性、责任感和业务操作技能。同时网络、通信技术与档案信息数字化相结合是档案管理的必然趋势，档案数字化是档案管理的发展方向。面对信息时代，工程建设档案建立和管理要将档案实体和信息管理并重，加强信息网络，积极探索档案信息数字化的新途径，以开拓创新、卓有成效的工作推动工程档案建立和管理工作不断发展。从以上几个方面的浅析可以看出，抓好科技归档工作是建设工程不可分割的部分，既要认真进行工程建设，同时必须全面地、精确地、系统地建立完整的基建档案，并且科学的、合理的、长期的管理好它，更重要的是科技档案服务于社会生产，能运用到基本建设中去解决实际问题。