浅议如何做好医院档案管理工作

医院档案是医院在管理及各项医疗工作中的真实记载，反映了一个医院在不同历史时期的变迁和发展。随着医院管理力度的不断加大和医疗技术水平的提高，档案管理工作的重要性日渐凸现，如何做好医院档案管理工作在医院各项工作中起着非常重要的作用。现就我院的档案管理工作谈谈自己的粗浅认识：

一、医院档案管理中存在的问题

1、管理机构不健全，档案管理混乱。我院一直以来将档案工作安排在行政办公室。1995年，为晋升自治区二级甲等医院，成立了医院综合档案室，配备一名兼职档案员负责档案管理工作。文书、财务、基建档案属档案室保管，干部人事档案、医疗档案、音像、设备等档案分属在医院的各个业务部门管理，在一个单位内形成了多部门管理档案的格局，这就造成了对医院档案管理的内容界定不清，管理范围不明，未集中统一管理的局面。

2、档案管理人员素质较低。1995年以前我院的专职档案人员是从行政岗位转岗过来的，其专业素质、理论水平、文化程度等相对较低。在人才培养中，医院只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，忽视对档案管理人员的素质提高和继续教育，档案管理人员缺乏系统的档案知识，档案管理工作水平较低，思想观念、管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。

3、档案的硬件设施投入不够。医院领导对档案管理工作意识不强，认识不足，重视不够，将档案库房设在门诊楼的一间地下室内，档案管理还停留在手工管理的阶段，档案材料收集不全、归档质量不高、开发利用较低等问题，从而一度对医院的管理工作造成了一定的影响。

4、档案管理制度不健全，缺乏统一管理标准，督促检查考核不落实。在医院各项医疗工作管理中，都按照上级要求，建立健全了各级各类管理工作制度，但针对档案管理工作的各种制度较少，没有相关的制度制约和检查考核措施来规范档案工作。在医院各项目标管理考核中，没有档案管理目标考核，医院档案管理工作达不到规范化、标准化、科学化的水平。

二、做好医院档案管理工作的对策及建议

1、加强领导，不断提高档案管理工作水平

档案管理工作是一项专业性强、涉及面广的系统工程，加强医院档案管理工作价值的宣传，争取医院领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。近年来，随着医疗体制改革的不断深入，医院管理及医疗水平的不断提高，医院领导认识到档案工作与医院日常工作的密切关系及在医院发展中的重要性，把档案管理工作纳入医院发展和管理的重要内容，与医院业务建设同步规划，同步发展。

2、健全档案管理制度，规范档案管理工作

医院根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合医院的档案工作实际，逐步完善档案管理的收集、整理、归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个工作环节有章可循，有明确的监督制度。从档案的收集、整理到最后归档、档案目录存入计算机，档案管理工作制度明确，工作环节条理清晰，保证档案的齐全完整。逐步实现医院各门类档案集中统一管理，并将档案管理工作与医院的医疗业务同步考核评价。

3、加强培训，提高档案管理人员素质

为档案管理人员创造外出学习的机会，让他们增长专业知识，提高专业水平。我院通过邀请地区档案局的专业人员来我院进行技术指导，讲课，提建议，鼓励专兼职档案人员自学专业知识，把学习情况与人员的职称晋升、聘任挂钩。同时积极鼓励他们参加各种形式的档案学习班和继续教育的学习。

4、加强档案工作的宣传力度，开发档案信息资源

我院是一所集医疗、教学、科研于一体的综合性医院，建立了档案管理网络，由一名分管副院长牵头负责档案工作，各职能科室由一名科室领导分管并设一名兼职档案员，具体负责收集、整理、归档本部门在日常工作中形成的档案资料，定期向档案室移交。这样既保证了归档材料的完整性、系统性，又便于将档案开发工作列入计划，纳入日程，落实责任，跟踪监督检查。取得各部门的支持与配合也是开发档案信息的重要条件，在信息开发中，档案管理人员应了解和掌握本单位医、教、研工作整体形势和发展方向，了解各时期各部门的工作任务，这就要求我们充分发挥兼职档案员的作用，由兼职档案员将各自部门的工作动态及相关档案信息需求及时反馈给档案部门，使档案管理人员做到心中有数，以便有计划地为各部门提供有价值的档案信息，做好超前服务。

5、更新观念，提高档案开发利用率

档案管理人员解放思想，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去看堆守摊、重管轻用的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，把档案工作同医院的社会效益和经济效益联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下功夫，适应外部环境和内部变革的需要，只有档案管理人员的思想素质跟上时代的节拍，开拓进取，才能保证档案工作在医院改革中发挥应有的作用。近年来，我院的档案管理人员深入到各职能部门及临床第一线调查、了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求，不断探索和及时总结那些不同目的利用档案的特点、规律，有针对性地为医疗和科研、教学工作提供信息，如我院档案室的工作人员利用档案信息进行统计、分析、编研，编写了医院《大事记》等，为医院整体发展提供借鉴和参考。

6、强化档案室的硬件建设，实现档案现代化管理

根据医院的具体情况，我院在医技楼办公区设置了档案室，安装了密集架，配备了计算机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。我院通过以上途径对档案管理工作进行了改进，在2004年――2006年连续三年地区档案工作大检查中，经地区档案局的检查评审，我院的档案管理工作获得了地区优秀单位奖，2009年通过了干部人事档案工作目标管理国家二级单位的评审，成为哈密地区事业单位第一批干部人事档案工作目标管理国家二级单位。

因此，只要我们档案管理人员坚持以为医院建设服务为出发点，不断提高自身素质，不断开发档案信息资源，就能为医院创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在医院管理中的地位和作用，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。

（作者单位：新疆哈密地区中心医院）