工程项目内部控制中的不相容职务整合管理

【摘要】工程项目内部控制是指由项目决策管理团队计划进行的工程成本与质量管理。在工程项目的建设中涉及到的因素很多，管理的难度很大，其中在不相容职务的分离和整合管理中有很多需要注意的问题，文章从工程项目管理的实际出发，分析不相容职务整合管理的必要性，提出设置方法以及需要注意的重点方面，促进管理效率进一步提升，加强工程项目内部控制，节约成本，保证质量。

【关键词】工程项目；内部控制；不相容职务；整合管理

不相容职务是指业务集中于一个人或一个部门办理时，可能发生错误和舞弊行为，同时其错误和弊端行为又可能被掩盖的职务。不相容职务分离的工作机制是“内部牵制”，它要求每项业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。进行不相容职务分离控制能够提高项目内部管理的强度，保证管理内容的可靠性与真实性，有效的避免经济犯罪。在大型的工程项目建设时，尤其是一些地区环境相对复杂的项目，采取不相容职务分离控制的方法，能够从工程项目的建设周期，成本管理、质量控制等方面进行多方面的监督，保证大型工程项目顺利完工。

一、不相容职务整合管理的必要性

1.工程项目组织结构复杂。工程项目一般投资规模大，工程建设周期长，涉及到的因素复杂，因此在管理上也有很大的难度，主要体现在管理内部组织结构差别大。工程项目管理之间存在着很大的差异，各个项目之间都有不同的管理内容，管理上的差异决定着项目的组织结构的复杂程度。对组织结构差异的比较可以从纵向和横向两个方面看。纵向的差异是指组织结构内部的层级管理设置，其中设置的层级部门越多就越复杂。横向的差异是指在每个层级设置的各个部门之间存在的职能和作用的差别，职能和工作任务的分配越细致，组织结构就越复杂。而不同层级和不同部门之间的在项目建设中相互联系相互配合又使管理具有动态性，任何管理都必须根据联系和发展的变化实际进行，这种制约变化提升了组织结构的复杂性。这样的情况可以看出，工程项目根据其规模越大和组织方式越复杂会提高其管理的难度，为了提升管理效率就需要通过设置不相容职务进行内部监督，节约管理成本，提高效率。

2.工程项目的技术应用要求高。在工程项目的建设中，技术创新是提高建设效率与质量的最有效途径，因此对技术应用和管理方法的管理是内部控制工作的重点。在工程项目中技术的应用具有综合性，是从技术的引进到使用，最后到实现效益提升的一个过程。在这个生产力提升的过程中涉及到材料、技术、知识和技能的使用，同时还包含创新。这些新技术和新方法在实践中种类多、差异大，存在着制约关系。这些技术在内容和应用方向上各不相同，而每个技术的引进和应用都必须考虑到对相关其他项目的影响和管理的难度，不同工序之间本身就存在着相互联系制约的关系。工程项目建设的周期越长规模越大，技术的应用难度就会大幅度提升，对工程项目内部控制管理要求也更高。

二、不相容职务整合管理做法

1.设置不兼任平行管理的不相容职务。在这种职务的设置中每个职务的职能相互独立，对于同级业务相同的岗位可以由一个工作人员负责，如材料检验工作可以由一名质检人员管理，但不能兼任材料的采购。不同项目之间的不同岗位可以安排相同的人，例如，采购与收款项目的职能，行使登记、验收、审核、支付、存放与领用、接收项目的职能，行使收入记录、采购管理职能等。但是两个不同的项目的不同职务不能有联系关系，这样会出现不相容职务设置的漏洞。

2.设置权责制衡的不相容职务。在一般工程项目中设置权责制衡不相容职务是将职务和职能在一个项目中平行设置，作用地位同等没有上下级的领导关系，而且在各职能之间存在着相互监督制约的关系。这种不相容职务设置的方式目标是保持职能之间的平衡性，如果职能之间是上级领导下级，下级没有任何监督权，或者对项目的关键环节能够进行有效的监督，就很容易出现一级在工程项目上的管理漏洞，造成一定的损失。因此，需要设计均衡的不相容职务，如施工现场管理与技术监督之间、分项目管理人员与总项目管理人员之间、记账员与财务主管之间的制衡作用。

3.将效率与质量的平衡作为不相容职务管理的目标。内部控制的作用一方面是为了避免出现管理漏洞，另一方面是为了减少质量问题造成的损失，尽可能保证效益的最大化，这就要求在不相容职务设置时兼顾效率与质量。一些大型工程项目在建设规划、招投标和工程周期管理上对成本、质量和周期要求比较严格，由于控制的复杂性，在设置不相容职务时尽可能不要将不相容职务的设置孤立，将平行设置和交叉设置结合起来，建立完善的比相容职务设置系统，综合工程建设每个环节的影响因素，全面提升工程内部控制水平。

三、不相容职务整合管理的重点

1.工程项目内部控制中建立风险预防应急系统，将风险管理责任落实到人，对岗位的职能做好明确的规定，使每个员工在工作中有明确的工作目标，使项目建设有秩序运行。

2.科学合理地设置不相容职务，要充分考虑到工程本身的规模和进度，对于规模较小的工程建设可以对不相容职务进行适当的精简，如采取交叉设置的模式，是项目管理成本更低实现更高经济效益。

3.加强不相容职务的整合管理，在工程项目的建设团队中应加强和部门职能之间的配合，对于规模大、周期长的建设项目，不相容职务在相互监督的过程中更应加强配合。

四、总结

不相容职务设置要求每项业务的处理，要经过两个或以上的部门处理，使得能够保证可靠性，在不相容职务管理系统中，应进行实时的信息共享，加强整合管理，全面提升内控控制的管理质量。

参考文献：

[1]王亮.论内部控制中不相容职务分离的基本要求[J].现代商贸工业， 2011（12）

[2]刘利.浅谈内部控制不相容职务相互分离的意义[J].财经界，2013（15）