Excel函数在工资管理中的应用

【摘要】 文章浅议Excel函数在工资管理中的应用。

【关键词】 Excel 函数 工资管理

Abstract:This paper discusses the applica-tion of the Excel function in the salary manage-ment.

随着经济的发展,企业正向着大型化、规模化发展,而对于中型企业,员工职称等跟工资管理有关的信息随之急剧增加。计算机已经成为我们学习和工作的得力助手,代替人工进行许多繁杂的劳动、节省资源、提高效率、使敏感文档更加安全可靠。今天,各软件生产厂商推出大量常用工具软件的价格已经十分低廉,性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域。例如:Microsoft office、金山WPS Office。

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一,是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Microsoft Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分。Microsoft Excel是通用的电子表格软件,集电子数据表格、图表、数据库管理于一体,处理表格功能十分强大,它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作,广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域,尤其在财务、人事、行政等领域发挥着重要作用。Microsoft Excel提供了丰富的函数,在财务应用、信息管理、管理决策、市场营销、经济预测、工程计算、统计分析等领域得到广泛的应用。

1.建立工资表

将工资表包括的项目输入到Excel工作表(Sheet1)中,以一个简单的工资表为例,项目包括编号、月份、姓名、所属部门、基本工资、各种补贴、扣款、所得税等。如图1。

2.计算补贴、应发工资、所得税、实发工资

2.1应用IF函数计算补贴。IF函数的功能是根据指定条件的逻辑判断的真假值,返回不同的结果。语法格式为:IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)。

Logical_test用来表示逻辑判断表达式;Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真(true)”时返回的结果,Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假(false)”时返回的结果。IF函数可嵌套使用,最多可嵌套七层。假设各种补贴的发放标准为:人事部每人200元,办公部每人300元,开发部每人500元,市场部每人600元,在F3单元格输入公式"=IF(D3="人事部",200,IF(D3="办公部",300,IF(D3="开发部",500,600)))",将公式填充至F3:F12单元格区域,如果是按职称或工龄发放补贴也可参照此公式。

2.2应用SUM函数计算应发工资。SUM函数的功能是计算参数数值的和,在G3单元格输入公式"=SUM(E3,F3)",填充公式至G4:G12单元格区域。

2.3假设应发工资额不超过1000元的员工工资需要按照5%的税率征收,超过1000元的部分按照10%的税率征收,在I3单元输入公式"=IF(G3

2.4在J3单元格输入公式:"=SUM(G3,-H3,-I3)"计算实发工资,填充公式至J4:J12单元格区域,各项计算完成,如图2。

3.制作工资条

用Excel函数制作工资条简便易行,制作完成后可直接打印。制作工资条需要使用许多函数:IF、ROW 、COLUMN、INDEX、MOD,IF函数前面已经说过,下面介绍其它几个函数的用法。

3.1 ROW函数

ROW函数功能是返回引用的行号,语法格式为:ROW(reference),Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。如果省略 reference,则认为是对函数 ROW 所在单元格的引用。

3.2 COLUMN函数

COLUMN函数功能是返回引用的列标号,语法格式为:COLUMN(reference),Refer-

ence为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略 reference,则认为是对函数COLUMN所在单元格的引用。

3.3 INDEX函数

INDEX函数功能是返回数据列表中的元素值,此元素由行序号和列序号的索引值确定。语法格式为:INDEX(array,row_num,column_num),Array为单元格区域,Row_num为 数组中某行的行序号,Column_num 为数组中某列的列序号。

3.4 MOD函数

MOD函数返回两数相除的余数,语法格式为:MOD(number,divisor),其中Number 是被除数,Divisor是除数。

以上函数和IF函数结合使用即可制作出工资条。假设制作工资条放在工作表Sheet2中,在Sheet2的A1单元格中输入以下公式:

=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$2,INDEX(Sheet1!$A:$J,(ROW()+4)/3+1,COLUMN()))),拖动填充柄横向填充至J1,然后选中单元格区域A1:J1,拖动填充柄向下填充至J29,如图3。

第一个IF的逻辑判断用来判断单元格A1(公式所在的单元格)的在行号除以3的余数是否为“0”,如果是“0”则单元格返回空值,即实现工资条之间空一行。如果不是"0"则继续判断单元格A1的在行号除以3的余数是否为“1”,如果是“1”则返回的是工资表(Sheet1)中单元格A2中的值,即工资表中的项目。最后根据公式所在的单元格的行号和列号的值决定填充的数据。

以上通过一个简单的实例介绍了企业工资管理的一般方法,但是在实际应用中,工资项目和计算方法要复杂得多。只要根据以上所举实例的方法对其进行适当的修改,能使之适合不同性质企业的工资管理需要。

(作者单位:中国联合网络通信有限公司牡丹江市分公司)