略论高职院校档案信息化建设

【前言】略论高职院校档案信息化建设由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。二、转变观念是高职院校档案信息化建设的前提与基础 长期以来,人们总是把档案工作与“默默无闻”“埋头苦干”这些词联系在一起。作为档案工作者,往往墨守陈规,满足于每年的立卷归档,而对前沿科学发展情况如何,档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等却了解甚少, 更...

摘要：高职院校档案信息化是档案工作本身发展的要求,也是时代的要求,是高职院校档案工作今后发展的目标。文章提出，高职院校档案信息化建设，要切实转变观念、实行科技创新、加强人才培养并强化服务功能。

关键词：高职院校 档案信息化 科技创新 人才培养 服务功能

一、高职院校档案信息化建设是高职院校档案工作发展的必然趋势

计算机和网络的产生使我们进入网络时代,信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势。作为档案事业重要组成部分的高职院校档案工作, 也绝不能游离于使命之外, 高职院校档案信息化建设已成为自身发展建设的必然。由于高等学校一直是科学发展的前沿领域,在接触新知识,获取新信息方面,高职院校档案部门有着得天独厚的优越条件。

许多高等院校建立了校园网,并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,广大师生可以不出校门、国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等, 既节约了经费,又赢得了时间。

二、转变观念是高职院校档案信息化建设的前提与基础

长期以来,人们总是把档案工作与“默默无闻”“埋头苦干”这些词联系在一起。作为档案工作者,往往墨守陈规,满足于每年的立卷归档,而对前沿科学发展情况如何,档案工作是否适应当前形势和社会发展需要等却了解甚少, 更谈不上主动服务、超前服务。在新的形势下,档案在为社会经济发展服务的同时,也随之发生相应的变化, 档案工作者需要有积极进取、开拓创新的精神,苦干加巧干,才能更好地推进档案事业的发展。这就要求高职院校档案工作者必须强化创新发展意识, 研究新形势下档案工作的新特点、新规律和新需求, 树立以人为本的观念, 克服因循守旧的思想, 全方位地对档案工作进行理论创新、制度创新和科技创新。只有实现高职院校档案工作者思想观念的创新, 才能极大地激活档案工作的创新与发展。一般来说, 档案工作转变观念, 包括以下两个方面:

一是转变工作职责观念。二是转变档案安全观念。长期以来,档案界一直把维护档案的物质安全视为自身的重要内容, 所以在高职院校档案信息化建设过程中,有些档案工作者就特别担心档案信息的安全问题, 如档案信息的损坏和遗失,个别档案的保密性问题等等。其实这些问题只要在工作中加强防范, 如注意电子信息备份工作,建立健全信息管理制度和技术措施等等则是完全可以解决的。另一方面,在档案信息化时代,档案部门的主要职责在于促进档案信息的传播与社会利用。试想一下,高职院校数字图书馆的出现是促进还是阻碍了图书馆事业的发展? 伴随数字图书馆的发展,传统图书馆的文化传播功能虽然相对减弱,代之以主要扮演实体文献的保管功能。但图书馆职能的这一改变对社会进步不仅没有产生负面影响,反而极大地促进了社会的发展。鉴于此,高职院校档案部门完全可以放弃忧虑,大胆地走信息化之路。

三、科技创新是高职院校档案信息化建设的重要手段

在信息化时代,如何依托计算机技术、网络技术,建立高效、方便、快捷的档案信息系统, 更好地服从、服务于社会是档案工作面临的重要问题。要跟上时代的步伐,建立计算机档案管理系统, 转变工作方式、抓住时机、尽快实现档案信息化建设,这是时代对档案事业发展的客观要求。

(一)实现档案信息的数字化

实现高职院校档案信息化主要有三种基本途径。第一,馆藏档案数字化。第二, 现行电子文件的收集归档。第三,建立专题档案数据库。收集的数字化档案信息资源如果只是存放在计算机硬盘上或是刻录在光盘上,仍是一些杂乱无章的信息,很难向用户提供优质服务。因此, 还必须建立各种专题档案数据库,使数字化的档案信息有序地存入数据库。比如: 学生档案数据库、教师业务档案数据库科研成果档案数据库、档案文献数据库,等等。

(二)实现档案工作网络化

长期以来, 在衡量档案馆水准时,人们往往单纯地把馆舍面积和收藏量作为重要的评价指标,许多高职院校的档案馆“以收藏为主”,“重藏轻用”现象较为突出。而且在传统管理模式下,许多高职院校档案成了“死”档。实际上,档案作为一种珍贵的信息资源,收集管理的目的是为了开发利用,档案信息化建设的目标之一就是实现档案资源共享, 最大限度地发挥档案所蕴藏的价值。随着社会的发展, 尤其是现代信息技术的迅猛发展,为档案服务奠定了基础。通过计算机通信网络,能够使我们充分运用网络优势开发档案信息资源。将数字化档案信息置于网络服务器中,就能在网上进行信息,任何人通过网络中任一终端即可查阅到自己需要的档案信息,实现真正意义上的资源共享。高职院校档案可以借鉴数字化图书馆的建设方法,在图书、情报、档案一体化的思路下,把多种信息融合在一起,形成网络上的信息集合,充分满足人们对现代信息的需求。

四、人才培养是高职院校档案信息化建设的必要保障

高职院校档案信息化建设是一项长期的、艰巨的战略任务,任重道远。要担当起这一历史重任, 必须要有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神,这是由档案工作的政治性、服务性决定的。近几年,随着计算机等现代技术的使用, 促进了学科间的相互渗透、相互融合。面对这种形势,提高档案人员的现代化素质已成为实现档案管理现代化的重要内容,同时在业务知识、科技知识和管理能力等方面对档案馆工作人员提出了新的更高的要求。所以,在高职院校档案信息化建设过程中, 应当采取有力措施,尽快培养和建立起一支适应现代化管理的档案干部队伍。提高现有档案管理干部现代管理技能和引进高学历技术人员,这两个方面同时并举。鼓励广大档案工作人员在实践中进行知识更新,在学中干,在干中学。同时,对员工进行计算机知识、技能和档案信息化建设的标准、规程、理论等知识的培训。通过培训,使员工不仅成为档案信息的管理者,而且成为档案信息利用的咨询者和档案信息的传播者。当然,还要从年龄、专业等方面积极调整档案干部队伍结构,大力引进档案专业和计算机应用专业本科生、硕士生和博士生充实到档案干部队伍,以加快档案信息化人才队伍的建设,为高职院校档案信息化建设提供强有力的人才保障。

五、强化服务功能是高职院校档案信息化建设的落脚点

档案工作的服务性是档案工作赖以生存和发展的基本因素。高等学校档案信息化建设的最终目的是为高职院校教育教学提供更为直接、便捷、高效的档案服务,更好地为学校发展提供智力支持和决策依据。所以,高职院校档案信息化建设应以强化档案工作的服务功能为着眼点和落脚点。

(一)扩大服务的内容和范围

高职院校档案工作要适应电子校务的需要,要结合馆藏内容, 主动地开展深层次的加工,有针对性地为学校教育教学提供信息服务。同时, 还要依托现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源, 提高服务的及时性。

(二)创新服务方式

随着高新技术的广泛应用,档案的保管条件逐步改善, 利用范围越来越广,档案服务方式也应随着形势的变化不断创新。要不断推进档案信息资源的数字化、网络化,为网上档案利用创造条件。要积极推进以计算机为主要手段的现代化技术的应用, 尽快建立目录中心和计算机网络化服务体系,进一步提高档案服务功能。

(三)创新服务机制

高职院校档案服务机制的创新和改革,应以为领导决策、为学校各项工作发展服务。在高职院校档案信息化建设过程中,要通过一系列服务机制的创新和改革, 实现档案工作由被动服务向主动服务转变,由单一服务向全方位服务转变,由一般服务向深层次服务转变,为学校的全面发展做出贡献。

参考文献：

1.李建英.对高职院校档案信息化建设问题的粗浅认识.黑龙江档案，2011年第4期

2.郭玲.数字化校园环境下高职院校档案信息化建设研究.湖南环境生物职业技术学院学报，2010年第16卷第3期

3.李翔媛.谈高职院校档案信息资源的开发利用.辽宁高职学报，2003年第5卷第6期

4.王颖,胡祖平.高职院校档案信息化工作的探索与实践.职业，2007年第33期

5.王雅丽.高职院校档案管理信息化建设初探.包头职业技术学院学报，2011年第12卷第1期