浅议供热工程档案资料管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-0992(2009)10-084-02

摘要：本文写了供热工程档案资料的特点、分类及其在工程中的作用和管理意义，从明确各参与方责任、规范化收集整理和实行科学化管理体系、加强档案管理人员的指导等方面提出了加强档案资料的管理措施，从而为整个工程项目管理提供保障。

关键词：供热工程；档案资料；管理意义；管理措施

供热工程档案资料是在项目实施过程中与工程进度同步形成的，是从供热工程立项开始直到实施结束、竣工验收为止，各阶段所产生的、与供热系统相关的各种文件、资料、设计图纸、图表、计算资料、试验报告与试验资料、工程照片、记录照片、录像、光盘等。供热工程档案资料是直接从科技领域和经济建设市场中产生的，属于重要的科技信息资源，做好它的收录、管理和使用，使档案资料达到全面、完整、规范、通用，对于供热系统设施的顺利进行和供热设备将来的维修、改造等都有着十分重要的作用。

一、供热工程档案资料的特点

1.复杂性。供热工程档案资料的复杂性主要表现在两个方面：

(1)形成文件材料的单位多样性。我们知道供热工程的实施会涉及到规划单位、设计单位、施工单位、工程质量监理部门以及政府部门等多个单位。

(2)文件材料的来源多样。主要有实施过程中直接形成的文件；对实施过程有直接或间接影响的法律、法规以及有关政策，政府有关部门和各级地方部门的有关规定或其他类似文件；与供热工程有关的其他资料。

2.整体性。在一个供热工程建设和管理的过程中形成的文件材料是成套的、不可分割的一个整体，它完整的记录了规划设计、建设管理的全过程。

除复杂性与整体性之外，供热工程档案资料还具有很强的动态性、说明性、应用性和考查性。

二、供热工程档案资料的分类

我们可以依据供热工程的性质，用逻辑划分的方法对其进行分类。在供热工程方面，有民用建筑的供热、工业建筑的供热、农业建筑的供热等。另外，由于项目形成的档案资料很多，为了方便管理和查阅，可以对上述类目再进行细分，如民用建筑又可分为住宅建筑、办公建筑等，工业建筑又可分为重工业建筑、轻工业建筑等。

三、供热工程档案资料在工程中的作用

1.供热工程档案资料是进行项目建设的重要参考。建筑物使用期间，极有可能会遇到对供热设施进行改建、拆除或在其周边进行建设的情况。这就需要我们翻阅以前的工程资料，查看与该项目有关的文件，如果档案资料完整齐全，那么在此基础上我们进行研究、判断、决策，将有助于我们制定更好的新方案，达到事半功倍的效果。

2.供热工程档案资料是工程项目质量的全面反映。供热工程档案资料是一种重要的信息资源，它包括供热系统的设计热负荷计算、集中供热系统及其水力计算、供热系统水力工况分析计算和调节控制、热水供暖系统运行调节实行量化管理的节能技术、供热系统的各种热源形式及主要设备、供热管网的敷设与应力计算等方面的文件资料、计算资料、图纸、照片等。它是解决经济纠纷、工程供热质量事故的重要参考依据。有了工程档案资料，我们可以找出哪些地方做的不足，还可以分析出现问题的原因，有针对性的进行纠正，以减少损失。

3.供热工程档案资料能有效的提高工程项目的质量。供热工程档案资料真实的反映了供热系统方面建设的全过程，在建设过程中出现的问题以及工程各方面的要求如设计要求、施工要求、设备质量要求等这些被都清楚的记载在资料中，参与方在其负责的范围内做得好与不好，依据标准很容易被判别出来。另一方面，资料的记载也会给各参与方施加一定的压力，这将有助于工程质量的保证与提高，具有非常重要的意义。

四、供热工程档案资料的有效管理措施

我们知道工程项目建设是一个动态的过程，从该项目的提出、设计、到施工、验收，档案一直都处于变动的状态，直到验收之后，才能稳定。正因为如此，档案资料的管理才有一定的难度，为了使工程资料的管理更有效，现提出以下管理措施：

(一)明确工程项目各参与方责任。供热工程的建设是一个多主体参加的复杂项目，涉及到许多单位，我们应明确各个单位应尽的义务与职责。

1.建设单位。建设单位作为项目的总负责方，必须向有关的规划、设计、施工、监理等单位提供与供热工程有关的文件和档案，并保证这些文件和档案的真实、准确、齐全除此之外，建设单位还应到施工现场对参与供热工程建设的人员宣传工程档案资料的重要性，提高他们自觉保护资料的意识。

2.设计单位。要根据设计规范和标准提交施工图纸和文件，每份图纸上还应注明图号、设计人及审核人，还应向建设单位提交整套的设计文件目录。

3.施工单位。准确的填写施工表格的各项内容，并保证其真实性。并且要及时的移交竣工图及其他工程档案资料，对其准确性要负责。

4.监理单位。监督施工单位做好各个环节的工作，对所有的文件资料都要进行认真的审查，把好质量关。可以说监理单位在供热工程档案资料的编制、核实过程中起着至关重要的作用。

5.档案资料管理人员。我们知道管理人员负责全方面的工作，既包括文件的管理方针、程序、标准，又包括档案资料系统的设计、实施等工作。此外，还要协调好项目各参与方之间的资料管理工作。

(二)对供热工程档案资料进行规范化收集、整理及使用。供热工程档案资料应随基本建设工程的进程及时收集、及时整理，并按有关档案资料管理的标准和规定进行立卷，使其能准确、客观地反映供热工程自立项起到竣工验收结束的整个过程的真实情况。

1.供热工程档案资料的收集。收集资料是一个很重要的环节，收集资料要具有准确性、及时性、规范性，我们应做好各项文件资料、竣工图纸、更改记录等方面的收集。在收集资料时，要进行核查取舍，删除重复的部分，如发现记录有出入，必须找相关负责人问明情况。我们要保证工程各个阶段的手续齐全。

2.供热工程档案资料的整理。资料的整理工作非常重要，主要包括两方面的工作：一是对资料进行分类，二是对资料进行编目。就分类工作而言，如果按照工程项目的建设类型分，我们可以把它分为民用建筑、工业建筑、农业建筑的供热等，如果按照供热工程的建设过程分，我们可以把它分为设计、施工、竣工验收等阶段。采用此种方法，可以将相应的资料放在相应的位置，便于我们以后的查阅工作。就编目工作而言，我们要对各个资料进行编号、排序。在工程竣工、文件收集齐全后，以卡片的形式对工程的情况及工程进展过程加以著录。供热工程档案资料的整理步骤为：收集、整理、核查、取舍、编写、初审、终审、归档成卷。对于整理工程档案资料的排序，我们最好以时间为序，即按照工程前期、工程施工期、试生产期、交付使用期和正常运营期进行排列。

3.供热工程档案资料的使用。在使用工程档案资料时，我们应注意资料的保护，使用之后一定要放回原位置。并且在使用过程中，不能随便在资料上进行涂改划线，要保证资料的完整与准确。

(三)将供热工程档案资料的质量监控纳入监理制度之中。监理单位不仅要对施工过程进行监督与检查，还要对文件资料进行检查。如果我们能把文件、档案质量监控纳入监理制度，并把文件资料作为整个建设项目质量的一部分来进行监控，就可以大大促进建设项目工程档案质量的提高。

(四)实行科学化、信息化管理。为了使供热工程的档案资料能进行有序的管理，保证资料的准确性以及顺利归档，建设单位在项目开始前就应建立合理科学的资料管理制度与措施。档案管理部门要负责工程项目各个阶段的所有档案，并对建设项目的有关参与方如设计单位、建设单位、施工单位、监理单位所提交的文件资料进行检查核实，对他们的工作进行监督与指导。整个管理过程是极其复杂的，无论哪一个环节出了问题，都会带来不小的麻烦。为了提高效率和准确度，建立档案网络就显得非常重要。应用网络技术，不仅可以使过程简单化，也可以使过程有规律可循，更重要的是管理工作会达到事半功倍的效果。

(五)加强档案管理人员的意识与指导。供热工程档案资料的管理是专业性较强的工作，管理人员要有较高的意识和供热工程方面的专业知识。针对档案管理人员水平低的问题，档案部门应加强对档案人员的指导、培训，这样有助于了解工程的变动，掌握工程的所有文件资料，能够确保资料收集的完整和准确。

除以上管理措施之外，我们还应大力宣传工程档案资料管理的重要性，提高各参与方的意识。并且，还要充分调动有关参与方的积极性，只有他们主动的对资料加以记录、整理、提交，我们才能够更有效的做好下面的工作。

参考文献：

[1]郑龙武.保证城市集中供热系统质量的几个关键问题[J].科技信息