高校校友档案的建立与管理研究

摘要：建立校友档案的目的是为母校和校友搭建沟通的桥梁。校友档案作为高校档案的重要组成部分，为学校的发展做出了贡献，也为校友提供有力的档案数据资料支撑。随着科技的发展，数字化应用于校友档案，新的系统正在开发中，校友档案将得到新的发展。

关键词：校友档案 母校 校友

所谓校友档案，就是把高校的在校生和毕业生的各种信息资料，以及在校期间的各种业绩收集并整理成规范的档案信息。校友档案是学校办学质量的一种重要凭证，也是了解学生在校期间的各种信息的主要途径，是挖掘校友资源潜力的可靠依据。因此，校友档案的建立是百利而无一害的。

一、 高校校友档案收集的范围和途经

（一）高校校友档案收集的范围

1.未毕业学生信息资料的收集范围。第一，在校学生的照片资料，包括：学生毕业时候的合影照片，学生会的合影照片，团委干部的合影照片，获国家或省级表彰的学生照片，参加国家或省级比赛的活动照片，各种模范事迹的照片，社会实践活动的照片，运动会获奖成员的照片，大型文艺晚会表演人员的照片，科研活动有杰出贡献的人员的照片等等。第二，在校学生的业绩资料，包括：奖学金获奖名单，优秀学生获奖名单，优秀学生干部获奖名单，入党学生名单，奖学金获得者名单，英雄模范事迹名单，三好学生获得者名单，国家或省级奖项获奖名单，论文或科研成果名单，运动会，文化晚会，社会实践活动等各项活动的记录资料等等。

2.已毕业学生信息资料的收集范围。第一，毕业优秀学生的照片资料，包括：受国家或省级表彰的照片，国家或省级领导接见的照片，先进事迹报告会的照片，为母校演讲时的照片，参加国家或省级重大科研活动的照片等等。第二，毕业优秀学生的业绩资料，包括：在公司或企业担任重要领导干部的校友资料，获得国家或省级表彰的优秀校友的资料，在社会上有一定知名度的校友的资料，参加国家或省级重大科研项目的校友的资料等等。

（二）高校校友档案收集的途径

首先，学校成立专门的部门，招募专业的档案收集工作人员，收集校友的档案，招待前来归档的领导、老师、学生，对档案进行分类整理。同时，积极宣传校友档案，多讲解校友档案的深远意义，调动校友们的兴趣，积极主动的归档，促进校友档案的收集工作。其次，对于在校生的档案收集工作，以院系为单位，在在校学生中招募兼职档案收集员，收集和整理本院系在校学生的各种资料（个人信息、学籍档案、获奖情况等），然后将这些资料收入档案馆。最后，高校在几十年的发展过程中，人才辈出，校友遍布全国各地，如何准确的做好这些已毕业校友的档案收集工作呢？本文认为，应该利用多种途径结合多种方式灵活的收集。主要方法有：①通过学校的论坛、BBS、QQ群等联系各地校友，特别是著名的校友，从而开展档案的收集工作；②在校举行各种行业的研讨会，再邀请该专业的杰出校友参加研讨；③通过院系和班级组织的同学会，联系各地校友；④利用高校的校庆宣传档案收集工作，鼓励档案归档，让校友们了解校友档案。

二、高校校友档案的管理

（一）建立校友的专门网站

建立专属于校友的网站，为广大校友提供优质的服务，避免向传统的网站一样主要是文字和图片介绍的形式，应以互动为主要模块，比如BBS留言、联系我们等，在网站上公开部门负责人姓名、电话、邮箱等联系信息，针对各地校友的问询做出及时的回复，利用网站的资源与国外高校进行资源交流，从而提供详细全面的本校留学生的校友档案。在网站上积极宣传校友档案，制作宣传海报或宣传片，向来访者介绍校友档案的意义以及本校优秀校友的事迹。还应设计模块介绍校友档案的收集过程和注意事项，进一步发挥校友档案的资源潜力。

（二）开发校友信息资源管理系统

力主研发自己的校友信息资源管理系统，使归档过程更加科学便利，使档案信息网络化。档案收集员通过网络将收集到的校友信息传到档案馆的系统中，再由档案馆的工作人员验证，整理，编号，最后入库。这样整个工作过程都是在网络上完成的，实现了用电子版档案代替纸质版档案，是档案收集工作的进步和变革，具有深刻的历史意义。同时，校友们可以随时通过注册信息登录系统，查询自己的各种信息（入学成绩，各学期考试成绩，历年获奖学金情况，参加活动获表彰情况以及自己的照片等等），同样也可以查询其他校友的信息。只需要输入关键字，查询某届、某院系、某专业的学生，就可以查询校友信息。校友信息资源管理系统大大提高了工作的效率。

（三）组建专业团队，建立和完善校友工作机构

考虑到校友档案建设工作的长期性和重要性，建立专门的校友档案工作机构是非常有必要的。学校可以设立由分管领导负责的校友档案工作办公室，下设相关的科室，处理各种校友工作事务。除了建立校友档案总会外，还可以建立各种分会，分会要定期的向总会报告工作情况。除此之外，校友档案总会应该配备具有人力资源管理方面知识和信息搜索能力的工作人员，这些工作人员还要具有能调动广大师生配合校友工作积极性的能力。

总之，当前我国校友档案建设工作起点较晚，基础较弱，还处于初级阶段，各高校要结合自己学校的实际情况，吸收外国的成功经验，优化校友档案的整合和管理，以最大程度发挥校友资源为目标，从而推动学校各项事业的发展。可以说，校友资源是高校最宝贵的财富之一，校友们是对母校有着特殊感情的一个群体，学校可以利用校友资源为学生提供更多的实习和就业机会，因此，开发好校友资源对高校的发展有巨大的帮助。

参考文献：

[1] 王长生.民国第一校友会[J].史林漫步， 2011（8）：32.

[2] 康新荣.浅论高校校友资源的开发与管理[J].上海金融学院学报， 2012（3）： 69.

[3] 张向英.校友募捐：美国著名大学发展的重要资金来源[J].国际人才交流， 2012（2）： 30.