双簧戏――Office数据同步更新技巧

场子中央，椅子一把，着白油彩妆的甲上场。

“在新年到来之际，借此机会，祝各位读者身体健康，合家欢乐，万事如意……”

（甲回头，转向乙）：“你得配合我，我们一个前台做动作，一个后面说台词，要步调一致！”

Excel篇

数据结果

Excel中演双簧的两位演员很敬业，很多时候一唱一演，绝对同步。但是“同步”有时也会带来问题。

数据的分离与合并是常用的操作。比如B3单元格中为2007，C3单元中的内容为01，在D3中输入公式“=B3&C3”，回车，可以得到200701。如果源数据（B3、C3）改变，D3也会相应更新。如果删除了源数据，会导致新合并或者分离的数据一同消失，如果想只保存处理后的数据，该怎么办？

复制单元格后，右键选择性粘贴到其他单元格中，选择类型为“数值”（见图1），数据结果就能剥离公式而独立存在了。当然还能尝试把工作表设置为手动更新，藕断丝也断。

跨簿数据齐步走

为了数据的清晰表述，我们在一个Excel文件中可能会链接另外几张表格。源文件内容改变，怎样保证引用文件也得到更新？关键在引用。

我们知道，在同一张Excel工作簿中，不同sheet间的引用很简单，直接切换工作表，点击选择即可。其实跨工作簿的数据同步也不难实现，如果直接选择，与同一工作簿内的引用方法是一致的。此外，直接用公式建立也很方便。

比如要让当前文件的某个单元格等于F盘总结目录下的book2中的sheet3中的B5单元格的值。在单元格B5内输入='F:\总结\[Book2.xls]Sheet3'!B5就OK了。如果需要引用更大区域，在B5输入以上公式后，拽住B5单元格右下角的黑十字填充柄，拖出需要的范围即可。但如果源文件发生移动，就得重新设置了。此外，采用工作薄的“插入超链接”，数据便可以自动更新。如果进入“数据导入外部数据”，可以获得更多的数据源（比如网页等）。

数据行踪来监视

有人在家里安装摄像头，上班时远程监视小猫小狗的一举一动。我们也能在Excel中添加“监视点”对特殊的单元格进行实时监控。只要监控的单元格数据有改变，立刻可在监视窗口中观察到，也省去了左右上下点击拉动滚动条的麻烦。

用鼠标右键单击需进行监视的单元格，在弹出的菜单中选择“添加监视点(W)”（见图2），在出现的“监视窗口”中就会把该单元格列入监控范围。如果将该“监视窗口”拉到工具栏位置，浮动窗口就会自动插入到工具栏与单元格表单中间。右击单元格可通过快捷菜单删除。

图表随着数据变

图表让繁杂生硬的数据变得直观生动。选定数据区域，执行“插入图表”命令，在弹出的“图表向导”窗口中，选择类型（如柱状图、饼形图等），按照提示一步步操作，单击“完成”按钮，然后进行相关调整，美观清晰的图表就做好了。

Excel中的图表能否自动更新？是的。所以当源数据区域中的数据变化时（但范围不变），图表中对应的各个部分，也会随之调整。

格式内容“拍”下来

数码相机捕捉了生活中的一个个精彩瞬间，Excel里也藏了一个“照相机”，不仅可以同步显示表格中的数据，而且连编排的格式也可以同时反映。先把内容“照”下来，再粘贴到另一个页面上就OK了。

首先进入“视图工具栏自定义”，在对话框中点击“命令”标签，然后在“类别”中选择“工具”，再到右面的“命令”栏中选择“照相机”按钮，拖到工具栏中即可（见图3）。如果要把sheet2的内容自动显示到sheet3中，先在sheet2下选中要显示的内容，点击工具栏中的“照相机”按钮，选定区域就被拍下来了，然后只要在sheet3需要插入内容的位置点击一下，区域就会以图片的形式粘贴上去，以后在sheet2中的内容有任何改变，在sheet3都可以同步进行显示。

火速链接：22期63页《且看数据的分分合合》

Word篇

特定字符同“变脸”

春节前，又要开始写总结。长长的Word文档中，某个数值多次出现，如果需要修改还得重新查找替换一遍，非常麻烦。如何让某一数值变化后，其他相同数值也自动改变呢？

可以用“选择性粘贴”来实现。选中这个特定的数字或文字，复制，再将光标定位在需要再次输入的位置上，进入“编辑选择性粘贴”，选择话框中的“粘贴链接”选项，选择一种类型，确定（见图4）。再重复操作，直到相关字符输入完成。

此外，还可以尝试“定义书签法”。将相关的数值及文字选中，执行“插入书签”命令，打开“书签”对话框，输入一个便于提示自己的名称，然后按“添加”（见图5）。

如果需要在其他地方输入这个词条，进入“插入引用交叉引用”，在对话框中的“引用类型”下选择“书签”选项，然后在列表中选择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可（见图6）。

今后，只要在原始数据（定义成书签的那个数据）上修改，然后选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应的更改，方便、准确又高效。

小提示：这两种方式只支持对原始数据的删除和更改，不能添加文字或数据。

文章字数自动数

“本文字数限制在两千以内。”于是你频繁地进入“工具字数统计”。难道不能自动统计字数吗？

首先在文件中找个统计字数的地方，输入提示“本文总字数为:”，再执行“插入域”，在“域”对话框的“类别”列表中选择“文档信息”，在“域名”列表框中选择“NumWords”。接下来选择域结果显示的格式，确定（见图7）。好了，自动统计开始！文件一旦修改，只要将光标移到域代码上，将其变为灰色，按下F9键，就会自动更新该域，显示出修改后的总字数。