采办信息系统的应用与分析

摘要:随着我国海洋工程行业发展，采办过程对信息化，自动化的要求越来越高。近年来，通过采办信息系统管理采购工作在中海油得到应用。本文针对采办信息管理系统在海洋石油工程股份有限公司的应用情况进行了分析和研究，以期提高该系统的使用效率，达到科学管理、降低工程成本的目的。

关键词：海洋石油；采办信息系统；分析和研究；管理

中图分类号：C93文献标识码： A

引言:

近年来，我国海洋石油行业不断发展与进步，海底油气资源的勘探开发已成为我国重要的经济开发战略。海洋平台建造、维修、改造项目数量不断增加，因此，海洋平台所需要的各类物资采购数量及种类不断加大和增多，相关物资采购的成本在企业总成本中的比例也不断增长。由于环境腐蚀、构件材料老化以及疲劳损伤累积等多方面因素的影响，对采购物资的质量也提出了极大的要求。因此高质量、高效率的物资采购才能有效的保证企业效益和工作顺利进行，海洋石油工程股份有限公司以采办信息系统为平台把采购管理作为公司成本和效益管理的重要工作部分，对于物资供应质量水平，采购工作的科学管理，更好的发展企业效益具有重要的现实意义。

1、采办信息系统的结构功能

采办信息系统为海洋石油工程股份有限公司(买家)和产品供应商(卖家)共同搭建了一个标准化、公开化、简单通用的采办业务平台，从而促进了市场交易的竞争，增强了采购工作的透明度，提高了交易公平性、公正性、公开性。

采办信息系统主要通过提高数据共享级别，来帮助公司在采办、配送和业绩考核等方面做出更好的决策；以统一的方法获得信息化的采办工具，从而改善采办业务流程，降低采办业务中信息流转的运营成本。该系统以各中海油平台需求物资产品及服务合格供应商名录为基础数据开展采办业务，提高数据利用率的同时，数据资源的共享也成功实现。

采办信息系统按应用划分主要由3个部分组成：采购平台、供应商平台、供应商管理平台。按采办角色的不同划分三个不同平台的功能。

A、采购平台

采购平台的主要功能：为物资需求方、采购业务员建立一套标准统一、业务流程顺畅的数据录入平台和招投标管理平台（采办需求采办申请招投标寻源合同签订）；为采购业务管理者建立一套实时监管监督，合理有效参与的审批平台。根据不同角色人员合理有效的划分业务范围，集需求、采购、审批为一体，贯彻于整个采购业务流程中，在时间与空间上做到了高效整合与统一，大大提高了采购效率。

采购平台图解

需求流程：

采办招投标流程：

B、供应商平台

供应商平台的主要功能：为供应商提供了一套实时在线的投标平台（接受邀请投标文件投标文件的编制及提交），参与投标的供应商均确保在规定的时间范围内完成投标活动，采办平台和供应商平台共同作用在规定的时间到达后截至投标。供应商的在线投标作为采办业务建立公平、公正、公开的招投标环境的基础，确保采办发起者数据录入有效、准确的同时，也为供应商最大程度的提供了良好的投标环境，为建立长期友好合作关键奠定了基础。（图解详见“采办招投标流程”）

C、供应商管理平台

供应商管理平台的主要功能：供应商管理平台作为采办信息系统后期植入的平台模块，在整个行业内存在一定的必要性。主要实现供应商准入、供应商过程管理、供应商绩效评估、供应商退出的全生命周期式管理。供应商管理平台数据服务于采办平台，为采办业务提供合格、高效的供应商选择数据；于此同时采办平台的采购数据可以作为供应商管理的数据反馈，实现对合格供应商的再评价，平台间良好数据的往复交换实现的是采购业务的优中取优，供应商管理的优胜略太，最终达到采办质量不断提升，采购成本不断降低的目的。

2、采办信息系统的建设原则

采办信息系统平台是以建立健全风险管控与效率、效益相统一的采办管理体系为目标，通过修正采购流程中的缺点和不足，优化采购方式、方法，开发新的采购资源及途径，从而达到采购过程制度化、专业化、信息化和标准化的要求。

2.1平台标准化

2.1.1操作统一

平台的统一建设使用标准化的输入终端，保证输入信息数据的统一完整，为系统内数据的集成、分析打下基础。终端输入与跨级管理形成一体化，实现数据的长期有效传输。

2.1.2数据统一

共享同一数据资源，为全流程审批效率分析、备案、审计奠定基础，提高数据的有效利用率。

2.1.3流程统一

采办员、管理员、领导在线协同操作，根据系统权限各行其职。审批流程独成一家，审批流的独立运行确保在不占用其他模块运行空间的同时，也保证了审批人的独立模块操作，在并行运行的同时，提高了审批人员信息及操作的安全性。

2.2流程完整

采办信息系统是根据实际采办业务需要搭建的采办全链条的管理系统，不仅包含了采办业务中最主要的招投标环节，还囊括了采办前段的供应商审核、需求提报和采办后端的供应商评价及管理环节，做到了封闭式的闭环管理，在有效提升采办管理质量的同时，大幅度的节约了管理成本，提升了用户、采办人员、供应商三者之间的沟通效率。

2.2.1表单标准化

公司使用同一套规范化的电子审批表单。相对于纸质表单，实现了节能降耗无纸化办公理念，同时提升了工作效率。

2.2.2信息集成化

通过采办信息系统实现了多种业务单据的集成、审批表单之间的集成，有效的提高了工作效率。

3、采办信息系统应用情况分析

采办信息系统作为最新公司引进的业务管理系统，打破了原有的工作模式和方法，与任何一个新系统一样，在上线初期不仅遭到了最终用户的抵触，也受到了管理层的质疑，系统使用率在采办业务中一直未突破20%，甚至只被用户认为仅是一个在线审批系统，对系统的认知十分有限。

随着系统搭建人员的不断深入基层，以及利用公司人员资源，加强培训自有人才，改变业务人员的工作思路，采用渗透式的方式点滴融入业务主体，促使系统相关的业务人员及管理者体会到系统的便捷和标准化操作带来的使用愉悦感，从而增加操作者主动对系统的认知，最终达到提高系统使用率的目的。在系统上线六个月以后，我们可喜的看到采办信息系统业务使用率已经达到95%以上，成功替代了原有的工作模式，公司的信息化水平同时得到提高、

3.1提高了工作效率

1)提高审批效率：业务流程自动化、审批状态透明化，根据采购业务的执行情况，到达指定工作节点时，该系统根据审批情况向相关采办人员及审批人员发送信息。

2)减少重复工作：共享标准化标书、合同模板/合同条款、减少草拟工作量。

3)提高检索效率：历史业务查询功能丰富，检索时间缩短。

4)缩短空间、时间：减少供应商、采办人员，逐步替代信函投递。

4规避风险

4.1规避采办风险

1)在线询价，信息透明，可供追溯共享，可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，发现业务处理存在风险，则可以及时终止或暂停相关业务处理，直到该风险排除。

2)在线公开招标，减少围标风险。

3)系统严格控制招标过程（发标、截标、开标）时间节点v。

4)两步开标，在线可控。

5)开标交互信息在线记录。

4.2规避商业风险

1)通过在线交互记录，预防供应商诚信风险。

2)发生商业纠纷时，系统提供合法证据。

5、总结

综上所述，本文基于中海油采办信息系统的实际应用，结合实际物资、设备采购工作中的经验，分析了采办信息系统对控制质量，提高采购工作效率，减少生产企业的损失和浪费，都起着极其重要的作用。对采办管理工作而言，采办信息系统的应用，使得采购工程师职责明确，便于考核和管理；规避了采办风险和商业风险。

通过将采办过程信息化，极大的优化了采办流程，缩短采办周期，将采办流程标准化，同时，改善了各部门间互相互交流协同采办不一致的问题；将采办流程集中化、一体化，进而简化采办工作复杂度和重复度。我们利用新的科学技术，采用先进管理办法，利用成熟的采办信息系统，有利于实现采办工作更加科学合理。

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