四步管好软件资产

对于很多企业而言，IT资产管理是必不可少的，而之所以需要进行资产管理，其原因可能多种多样，比如要遵守合同或者控制成本。软件资产管理是IT资产管理的一部分，下面是帮助企业实施软件资产管理的几个简单步骤：

第一步，发现软件资产。要进行软件资产的管理首先必须知道企业拥有哪些软件。这里除了要查找和登记企业拥有的各种软件资产外，还必须收集所有软件的购买证明材料，最好是查找和跟踪了解与软件购买有关的所有收据、订购单和发票等。 一旦了解了自己的企业有哪些软件资产，就可以与合同条款和条件对照一下，来确定合同遵守方面做得如何。

为了做好软件资产的工作，许多企业选择实施自动化工具，现在市场上也有许多这方面的工具。不过，大多数工具都不是即买即用的，而是需要进行定制才能满足企业的需要，其中有一些很出色的解决方案可用于发现软件资产，并自动化整个发现过程。也有企业选择采用人工发现和跟踪了解的方法，不过，这种方法主要适用于一些小型企业，而具体选择哪种方法则取决于软件资产的类别。

第二步，建立软件资产登记册。完成了内部审查这个繁重的工作之后还需要创建一个资产登记册。结果可能是开发一个先进的库存系统或者只是创建一个Excel工作表。不管采用什么形式，只要适合企业就好。值得一提的是，这种资产登记册的重要性体现在日常维护上：只要有新软件或用户的改变，就必须记录到登记册中。该登记册还应该保存有购买证明副本、正版证书以及与软件有关的其他任何书面文件。

再次强调，软件登记册至少每隔半年要核对一次。只要软件资产有变化，这些变化在登记册中必须有所体现。否则，最后就可能会出现企业买来的软件其实并没有使用的情况。

第三步，全生命周期管理。全生命周期管理指的是对软件从采购到停用的所有环节进行管理。为了最大限度地利用这些资产，实施全生命周期管理是非常必要的。

比如，如果知道某项软件可以使用，但还没有分配，就可以根据可能的分配来调整内部储备、规划库存数量，或者确定哪些关键资产没有提供直接价值；如果你知道某个软件已订购，但还没有收到，可能需要跟踪了解货运状态；如果知道某项资产已被停用，就可以开始实际的发现和处置活动。

第四步，合同管理。有人认为合同管理就是请本企业的律师仔细检查合同，确保自己不是冤大头，其实并非如此。合同管理也是软件资产管理的一部分，一定要确保自己的合同很合理，并且做到IT要求与业务要求相一致。另外，还要确保日常的软件开支没有高得离谱。比如说，也许某个软件的初始购买费用可能很划算，但是支持和维护费用可能两倍于合理费用。

对于任何优秀的软件资产管理计划来说，很关键的一点是了解自己的合同，包括合同条款和条件。尤其值得一提的是，任何企业都应该明白一个道理：从一家软件开发商购买软件并不意味着该软件真正归你所有。而是意味着，购买了在一系列特定的条件下使用该软件的权利。如果能牢记这一点，将有助于遵守合同。