谈基层单位档案管理中的问题及对策

[摘 要]档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，有着重要的参考作用和凭证作用。档案管理是档案部门对档案试题进行管理并提供服务等各项工作的总称，是国家档案事业最基本的组成部分。针对基层单位档案管理中存在着缺乏领导重视、档案意识薄弱、管理条件落后等一系列的问题，提出了实现档案管理的现代化、规范化的可行对策。

[关键词]基层单位；档案管理

[中图分类号]G271 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2013）03 — 0073 — 02

一、引言

基层单位档案是基层组织工作活动的真实记录，是基层单位不可再生的宝贵财富，档案涉及的范围广泛，具有丰富的内容，是翔实可靠的凭证，较之其他信息，具有自身非常大的优势。随着我国社会经济的发展，信息技术和网络技术逐渐走进人们的工作生活，我国的档案管理在取得发展的同时，也面临着巨大的挑战。我国传统的档案管理是以档案实体的保管和利用为重心，社会的发展使档案的管理逐步走向以档案信息存储和利用为重心，走向规范化和信息化。但是当前的档案管理中也存在一些问题，笔者就如何完善基层单位档案管理的工作提出了一些建议。

二、基层单位档案管理中出现的问题

1.基层档案意识淡薄

档案意识是管理人员对于档案及其工作等这些客观情况的一种认知程度，某些单位的领导对于这些方面的工作缺乏全面的认识，忽视了档案本身具有的重要作用，档案的工作被排挤到边缘的位置，认为档案的工作只要不出问题就可以了，这种模糊的认识存在于一些领导的头脑中，因此造成在工作中档案工作得不到重视，以致于有些管理人员不了解档案本身的宝贵历史财富，在工作中，流于形式，不重视档案的积累和保护，更有甚者不知“何为档案”，混淆了“档案”与“文件”的概念，忽视了文件和档案的本质区别。有些单位还存在着档案流失的现象，直接影响到基层单位的生存和发展。正是由于观念的淡薄，造成档案的管理处于散乱的状态。

2.档案管理人员不稳定，素质参差不齐，管理不规范

有些基层单位的档案管理人员中兼职的现象普遍，有的一人兼数职，疲于应付日常的事情，无心从事档案管理工作。这些人员流动性比较频繁，造成了很多人员对于档案管理方面的业务一知半解，直接影响了档案管理的持续性和稳定性。许多人员没有接受过培训，在专业素质、文化程度等方面存在较大的差异，专业出身的管理人员较少，知识结构不合理，思想观念和管理水品不能跟上时代的发展，这些管理人员的素质严重影响了档案管理水平，以致于某些文件不能得到及时整理，造成档案的流失，这是巨大的文献资料损失。

3.档案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基层单位对于档案工作不是太重视，因此，对于这方面的投入也是有限的，造成在技术和管理上往往都比较落后。随着信息技术的发展，计算机网络技术等逐渐在一些大档案的管理中得到运用，但是基层单位运用计算机网络技术的比较少，还停留在手工收集、检索的阶段，档案的信息量较小，档案的利用和开发不够。

4.基层单位的档案开发不足

当前，很多基层单位档案部门的内部管理自成体系，相互之间没有积极地沟通和联系，使得各部门间较为封闭，一些馆藏的信息很难实现资源的共享，造成了“各自为政”的尴尬局面，档案管理的信息功效没有充分发挥，档案的管理效率和利用的效果不足，这是当前一个亟待解决的问题。

5.声像档案的管理亟待完善

声像档案有很强的时效性和特殊的归档要求，这种独特的特点使得它们在存档时也要制定相适应的措施，比如一些影像和照片的资料，需要及时添加文字说明，这对于以后的存档具有非常重要的作用。如果没有能够及时添加，日后摄影的当事人也很难追忆。同时声像档案不同于一般的文字档案，声像档案的管理明显落后于档案工作的整体水平。多数基层单位由于受到条件的限制，在保存声像档案上也存在一些问题，很少具备保存声像档案的条件。声像档案存在着保管条件差、管理混乱的问题，最为突出的问题在于当前基层单位的档案库无法满足工作的需要，直接影响了声像档案的保管和利用。

三、应对措施

1.提高档案管理的意识，增强组织领导

档案管理是一项基础性的工作，不能够直接产生经济效益，因此，档案工作往往得不到重视，一些基层单位的档案管理人员和领导将工作的重心放在现实工作中，不重视档案资料的积累和档案管理的基础工作，造成管理工作的混乱。针对这样的问题，应该提高相关人员的档案意识，使他们认识到档案的重要性，这是做好档案管理工作的前提。为了使他们意识到档案是企业的宝贵财富，是不可再生和替代的信息资源，可以让他们学习档案法律、法规和相关的管理规定，提高管理人员的意识和综合素质。同时重视对档案工作的领导，领导重视档案工作是开展档案管理工作的关键，只有引起领导的重视，才能够协调好各个部门之间的协作，一些制度建设才能够真正落实，为开展档案工作打下坚实的基础。作为档案管理人员，也要积极要领导汇报相关工作的开展情况，及时反映工作中出现的问题，争取得到领导的重视，方便解决在档案工作中出现的难点问题。

2.保持管理人员的稳定性，提高综合素质

如前所述档案管理人员素质参差不齐，造成了在档案管理工作中出现了许多问题，这是档案工作能否开展的关键。档案工作需要高强度的专业型，同时它还具有较强的实践性和操作性，只有扎扎实实做好本职工作，才能够取得较好的成绩，这也就决定了必须加强和提高档案管理人员的综合素质。第一，提高他们的工作意识，培养良好的素质，调动他们的积极性和自觉性。第二，参加学习培训，根据基层单位档案工作的实际情况，在工作中注重实用性，采取多种多样的培训方法，并根据每个人的实际情况“因材施教”。由于档案工作是一项业务性和管理服务性特别强的工作，这对于从事档案工作的人员来说，既要有很强的业务功底，还有具有较强的管理能力和服务意识。因此学习不能仅仅停留在本单位，要实施“走出去”的学习战略，将部分参训人员送出去参加各种专业的培训班，提高他们的档案专业素养；同时，可以把同行业中比较优秀的人员请到本单位进行集中培训，通过各种各样的学习培训会和沟通交流机会，提高管理人员的素质，对于顺利开展档案管理工作具有积极的作用。

3.完善基层单位档案管理的软硬件建设

根据单位的实际情况，增强部门对于档案管理的财政支持，实现档案开发和档案管理的电子化和信息化。档案部门要积极参与信息化建设，档案管理要应用计算机和网络技术，这些新技术的应用领域主要涉及到以下几个方面：档案整编、检索、统计和借阅。可以从以下几个方面着手：第一，利用计算机编制档案检索工具；第二，利用计算机进行档案检索；第三，利用计算机登记各种数据。在档案的管理中利用计算机、光盘扫描、缩微等设备进行管理，可以有效地发挥其信息作用，同时注重改善档案保管的保护条件，要具备“三铁八防”的要求，做到档案保管的安全统一，整齐规范。

4.提高档案利用的效率

作为档案部门最主要就是为用户提供相关档案资料的服务，提供准确的信息是最基本的业务要求。因此，基层档案部门必须将最基本的服务做好。档案的管理就要打破传统的模式，创新管理的环境，营造开放的工作氛围，获取多渠道的信息，同时要重视本行业之间的沟通交流，搭建与其他档案部门之间的桥梁，多多向本行业的优秀部门学习，借此提高自己。除此之外，还要向社会开放档案的信息，提高公众对于信息共享的参与率，加强宣传，提高服务。

5.档案管理机制的转变

档案管理要适应社会发展的需求，这不仅体现在对于一些声像档案的保存上，还体现在管理机制的转变上。对于那些比较特殊的声像档案，应该采取必要的措施，设定相关的责任人直接管理声像资料，同时在单位的主要库房里，单独设立声像资料室，便于查找。对于刚刚收集的声像资料要及时记录、及时保存，这样才不会使资料遗失，保持资料的原始真实状态。

在档案的管理机制上，要不断更新档案管理手段，不断提高管理水平，建立与之相应的档案管理体系，将不同载体的档案进行统一管理，使档案管理与各项工作的开展同时进行。健全档案管理的一系列规章制度是档案管理的关键，要建立科学合理的管理机制可以从以下几方面着手：第一，规章制度要科学合理。必须要符合本单位的特点和档案管理的实际情况，这是基层单位档案管理的发展需要。第二，规章制度要具有约束的双向性。这些制度不仅仅要约束职工，还要约束领导，因为领导的言行直接关系着这些制度的顺利执行，不能够违反规章制度，而职工则是这些制度的主要约束对象。第三，规章制度要简明。一系列规章制度的实施要具有极强的可操作性，它的建立要以方便使用、可操作性强为目标，这可以更好地发展规章制度的指导作用，对于管理的顺利实施具有推动作用。第四，保持制度执行的严肃性。作为档案部门，其既是规章制度的执行部门又是规章制度的主管部门，在这些规章制度的执行过程中，要严格执行，绝不能够“徇私枉法”，要体现制度执行的权威性。在管理的过程中，要重视档案管理的创新，一是思想观念的创新，对管理工作有全新深刻的认识；二是加强服务创新，除了传统的接待查询以外，还要为用户提供在线咨询等，这是服务创新的一个亮点。

6.依法治档

作为基层单位的档案部门，要认识到法律法规在管理档案中的重要性。档案管理人员要认真贯彻《档案法》等法律法规，贯彻落实各项规章制度，依法管档，从而确保档案的完整性和安全性。在档案的提供和管理环节中，要严格执行档案法律法规，同时继续完善档案工作责任追究制度，做到查阅、借阅档案有登记，提供准确，避免造成档案泄密、涂改等违法行为。

〔参 考 文 献〕

〔1〕周晶，张一楠.浅谈如何推进档案工作规范化标准化管理〔J〕.林业科技情报，2008，（03）.

〔2〕田东.浅谈如何做好基层单位档案管理工作〔J〕.黑龙江档案，2011，（02）.

〔3〕秦爱华.浅议档案管理现代化问题〔J〕.档案管理，2012，（03）.

〔4〕冯慧珍，张辑哲.档案学概论〔M〕.北京：中国人民大学出版社，2006.