新建高校档案管理的几点切身体会

摘要：对新建高校的档案管理重要性和现状进行分析，指出存在的问题，并针对产生问题的原因，提出加强新建高校档案管理的具体对策。

关键词：新建高校 档案管理

“以铜为镜，可以正衣冠，以史为镜，可以见兴替”，逝去的历史正是因记录下来的文字得以让我们从中汲取营养，今天的所谓档案，就是明天的历史！高校作为中国教育的最高等学府，档案的管理就尤为重要了。现代的高校档案管理工作不只是传统的收集、鉴别、分类、整理、归档，更应和计算机办公自动化相结合为整个高校工作提供便捷服务，为培养人才、科学创新、开展各项活动当好得力助手。

下面我就我的工作经验谈几点新建高校档案管理的几点切身体会。

一、新建高校的档案管理很重要

首先，众所周知，档案是对高校教学水平评估的重要依据。《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一：各高校必然把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”其次，档案覆盖面广，包括教学、科研、党群、设备、基建、财务、人事等，档案管理工作做到位，可以帮助改进教学工作，促进教学交流，提高教学质量的信息资源，，还可以为党群工作搞一些纪念庆祝活动提供参考，还可以在人事财务工作方面提供记录查询，便捷的服务无论对于集体利益，还是对于个人利益，都能给予最大保障。

然而，虽然档案管理的重要性是显而易见的，但在工作中我们经常会看到迎接检查时大家补档案的情形，这就说明平时的档案管理工作不规范，没有进行档案整理归档工作。下面接着谈我在实际工作中对高校档案管理工作的思考。

二、新建高校档案管理存在的问题

我工作的高校就像各地纷纷组建的高等院校一样，是一所由八所大专、中专学校合并而成的新高校，档案管理工作面临着许多新问题,而后随着我校办学规模的不断扩大、改革的不断深化,档案管理工作又要应对许多新情况。以点到面，高校档案管理工作存在的问题主要表现在:

（一）给予档案管理工作的重视度不够

任何事情，从设想到提出到实施到完善，都不是容易的事情，尤其是实施环节，不知道会在现实的无奈中打多少折扣，档案管理工作也是一样，虽然从心里大家都知道它非常重要，但遇到中国式的两难选择时，档案管理工作往往还是被排在了所有工作的最后。比如合并院校，首先这些院校在档案管理上不尽相同，在院校合并时因为给予档案管理工作的重视度不够各院校的各类档案没能及时的进行实质性的合并；其次档案管理员专职的少，兼职的多，再加上频繁更换；再次在院校合并时工作超量的压力下，许多档案未能及时归档，使得这些院校大量的原始的档案信息已经丢失或正在丢失，给高校的档案造成了的不可估量的损失。

（二）档案基础设施落后

新时期的档案工作不断提出新的要求,对基础设施建设提出了新的标准。与新的要求和标准相比,新建高校档案基础设施建设投入不足,适宜安全保存档案的专门库房缺乏,防盗、防火、防渍、防有害生物等的一系列必要设施不足;能够支持档案现代化管理需要的现代化设备配置不到位；库房面积较小、设备老化或损坏等现象依然存在。

（三）管理人员素质需要提高

首先人员数量不足,档案专业技术人员少。专职档案员中具有专业技术职务的人数占总人数的比例太低。其次,档案管理人员队伍的专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要,高校现有的档案人员虽经过一定方式调整,改善了文化结构和职称结构,大都具有大专以上文化程度,高中级职称人员占有一定比例,但随着高校档案范围的拓展,现代化管理要求在不断提高,其人员素质不能满足工作需要的矛盾仍然存在。特别是能进行档案信息深层次研究和开发的复合型的档案管理人才仍显得十分匮乏。档案人员素质制约了档案现代化管理,影响了档案的信息开发和编研工作。第三,基层管理人员多为兼职,且频繁更换,造成档案管理人员队伍不稳定,素质参差不齐,为规范档案管理工作增添了难度。

（四）管理方式落后,信息化管理手段运用很少

目前许多高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式,这种方式已经越来越显得无能为力,难以适应信息化的要求;现代信息技术手段,如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校的发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库,但多仅限于简单的数据统计,还没有实现较高水平的数字化管理,难以开展整体信息资料的开发与利用。

三、新建高校档案管理的几点建议

如果是站在决策者的角度，可以宏观的提出：一、规范档案管理工作，二、 加大基础设施投入，推进档案管理的信息化建设，三、 提高档案管理人员素质。然而我觉得这些口号式的建议好多人都知道，但好多人都还是没能去这么做，所以我的建议是从身边做起的。

（一）从自己做起，让身边的人切实感受到做好日常的档案管理工作，会使整体工作都事半功倍。

从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都建立完善的规章制度，特别做好档案的收集、整理和归档工作。在具体实施过程中应注意以下几个方面：

1.收集。要明确收集范围,及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料：对学校一些重要活动、重大事件要及时收集补充,确保档案的完整性；

2.鉴别。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核，做到取之有据、舍之有理。

3.整理。收集来的归档材料,要严格按照规范进行整理立卷，做到分类准确、编排有序、目录清楚、纲目分明、装订整齐。

4.创新工作机制,进一步提高服务水平。要创新档案材料的收集整理机制,改变基层单位档案长期不整理、不装订、管理水平低，收集渠道不通畅的问题。

5.实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人，专(兼)职管理人员为直接责任人。把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核，实行责任追究。

等经过一段时间的努力，让大家经历过迎检查不加班后，每个人都从内心认可的话，将会为档案管理工作铺平道路。

(二)在学校整体情况允许的时候，不失时机的为档案管理工作争取基础设施的投入以及人员培训的机会。

加大基础设施投入，建立专门档案室，配套相应的防盗、防潮、防火等设施，加大资金投入改善档案馆相关硬件设施，对档案信息化进行重点建设，以推进档案的数字化进程为基础，以电子文档的归档和管理为重点，积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。根据新形势下档案工作的新要求，充分利用网络技术,对档案信息进行征集、加工整理、分类储存、使档案信息成为能够多角度检索，自由提取的系统化信息资源,推进手动检索向自动化检索转变。应充分利用校园网的优势，坚持网络化办公，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料。努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，这将有助于加强电子档案管理和建设,提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。

档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。尽力通过各种形式和途径,提高档案管理人员的综合素质。

按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求,分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训,不断提高管理人员的整体素质。组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作,让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。提高档案管理工作者现代化意识,更新观念,强化信息技术观念。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性,积极参与学校的各项活动,主动、及时地为学校工作提供优质服务,切实加强对现代化管理技术的学习和研究,了解和掌握最新的现代化管理手段,提高业务素质,使个人的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要。

参考文献：

[1]陈海英.加强高校档案管理工作思考[J].图书馆研究.2001.

[2]李秀华.我国档案信息化建设的现状、问题及对策[J].大学图书研究学刊.2007.06.