省时·Word 2007下的新操作

Microsoft最新版本的2007 Microsoft Office System，功能更加强大，界面也有了巨大改进。但界面的改进带给老用户的更多是困惑：原来熟悉的很多操作现在不知道该去哪里找。不过，一旦他们熟悉了这种全新的操作界面，就可以大大加快使用效率，节省宝贵的时间。

焕然一新Ribbon操作界面

2007 Microsoft Office System系统中的Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007、Access 2007和Outlook 2007都采用了名为“Ribbon”的全新用户界面（如图1）。

大家可不要小瞧“Ribbon”这个东西，它是微软可用性实验室基于5000多名客户的使用习惯分析出的结果，不但界面看上去更漂亮了，而且其中的菜单栏、浮动工具栏、自动适应的工具栏、快速访问工具栏，更可以大大提升我们的工作效率。

提示

原来菜单哪里找？

在Word 2007组件中左上角有一个大大的Of fice标志，它可不仅仅是用来装饰的。点击这个图标，原来Office中“文件”菜单下的很多功能都可以在这里访问，再点击下方的“Word选项”还可以来对Word 2007进行方方面面的配置。

全新的菜单栏

2007 Microsoft Office System的菜单不像以前分为文件、编辑等类别，而是分成开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图和加载项等共类，每类又分为若干大项；当你使用某个功能时，不需要像以前那样点击菜单再选择子命令来完成，而是点击某个菜单类别，比如“页面布局”，就可以通过下方显示出来的相关需要的功能按钮来完成（比如主题、页面设置、稿纸、页面背景、段落、排列等）。这种操作方式，更直观，而且使用鼠标操作时还能加快操作速度（如图2）。

动态工具栏显示

“Ribbon”动态工具栏不但会根据用户的使用频率，动态调整显示工具按钮内容，它还会根据目前操作的对象，自动调整显示按钮内容。比如当你需要对图片进行调整、设置时，只需要双击图片，Word 2007会自动显示与图片处理有关的工具按钮（有调整、图片样式、排列、大小项目）。

在我的使用过程中发现，“Ribbon”的动态工具栏显示远比我们想象中的更智能。比如以前要在Word文档中插入页眉和页脚，我们必须选择“视图”“页眉和页脚”，然后才能插入、编辑页眉和页脚，在Word 2007中，你只需要在页面的最上端（或者最下端）双击，就会显示一个“设计”菜单项，进入“页眉和页脚”编辑模式（如图3）。

自动适应工具栏

老用户都应该记得，以前的Office工具栏，显示项目虽然能够自定义，但显示位置是固定的，使用起来很不智能。“Ribbon”有了很大的改进，它可以根据当前窗口的宽度动态调整按钮显示的数目，不会像以前那样后面的按钮不见了，或者向下延伸，占用了宝贵的文件编辑区域。Word2007中把工具按钮分成了几个大项，如果窗口宽度不够，会自动把后面的几个折叠起来。

浮出工具栏

Word 2007中有一个自动弹出浮动菜单的功能，比如当你选中一段文字之后，就会自动显示一个相关的操作菜单，包括调整字体、大小以及对齐方式。这个弹出菜单最贴心之处在于，它开始显示是很淡的透明效果，除非你用鼠标接近它，否则会变得很不清楚，而且会自动消失。只有当鼠标接近它，才会变得正常显示。这样做其实是为了避免因为浮动工具栏影响用户的正常操作（如图5）

即时预览

Word 2007中的调整选项，还有一个很棒的功能。当你调整文字的字体、大小，或者设置其他效果时，以前都是需要设置好后才可以看到结果，在Word 2007中，即使你没有按下去，只是移动到设置的项目上，就会即时显示预览效果，满意的话再按下按钮，是不是很不错？

想看快捷键，试试Alt

在以前版本的Office组件中，我们可以通过“Alt＋X”（X表示相应的字母）来访问菜单栏，并且每个菜单后面都注明了快捷方式（比如“文件”菜单就是“Alt＋F”），可在Office 2007中，快捷键的提示不见了。这让喜欢使用快捷键但还没有熟悉Office 2007的用户郁闷不已，其实，你试试长按Alt键，是不是看到相应的快捷键了？令人感到吃惊的是，Office 2007中不仅菜单有快捷键，而且工具栏的每个图标也有快捷键呢（如图6）……

快速访问工具栏

“Ribbon”虽然会根据情况自动显示相应的工具按钮，但还是有许多经常用到的功能我们需要永远显示，比如保存、打印、撤销、重做等。

不知道你是否注意到了左上角Office标志右边，有一个快速访问工具栏，默认有三个图标，分别是保存、撤销、重做（如图7）。

Word 2007还允许我们定制这些永远显示的快速访问工具栏按钮：点击左上角圆圆的Office图标，选择“Word选项”“自定义”，把需要的功能，比如“打开”、“快速打印”添加进来即可（如图8）。

另外，以前当我们阅读Word文档时，如果其中的某处图表、文字、图片太小看不清楚，总要手工选择显示比例来调整，Word 2007中这种调整很方便：只要拖动右下角状态栏的滑动块就可以了。

对于学生或者教师来说，Word2007中增强了一个十分好用的工具：公式编辑器。有了这个公式编辑器，你再也不用为编辑公式费心费力了。

这个公式编辑器不但提供了很多范本，强化了所见即所得能力，也不会再让你上标下标地切换来切换去。不信？你可以新创建一个Word文档，然后选择“插入”“公式”，选择好自己需要的范本试试（如图9）。

Word 2007也来写博客

在博客日益盛行的今天，作为一款最为强大的文档编辑软件，Word2007也免不了追新一把，集成博客撰写、功能。

在Word 2007中编辑好文档后，点击左上角的Office标志，选择“”“博客”。目前Word 2007支持的博客包括微软自家的Windows LiveSpaces、Google的Blogger，还有内部网中创建的SharePoint服务器上（如图10）。

当然，第一次博客的时候，没有注册账号的朋友需要注册账号，已经注册了账号的朋友也需要开通E-mail功能。具体操作，可以按照Word 2007的提示来完成，我这里没有必要一步一步进行介绍。

实时更新的在线模板Word 2007中的“Microsoft Office Online”模板，也受到了广大用户的好评（可以通过“新建”“MicrosoftOffice Online”来访问）。

这些模板，不但会实时更新，更好用，而且用户也可以投票，对心爱的模板表示好感。有了这些模板，你就总能制作出最附和当前时尚的节日贺卡、总适合当前法令规范的公文文档、最新的日历（如图11）……

Word 2007中还有翻译功能，你只要在“审阅”“翻译屏幕提示”中开启这个功能，就会自动弹出翻译当前指向的内容，而且还是中英文双向翻译。

Word 2007还有很多其他的吸引人的功能，限于篇幅，我这里不能一一赘述。本文介绍的这些功能，还有不少是与Office其他组件，比如PowerPoint、Excel通用的。

本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。

本文为全文原貌 未安装PDF浏览器用户请先下载安装 原版全文