某院适用的图档管理模式分析

摘要：图档是工程设计单位的重要资源。图档管理贯穿于设计的各个阶段，在保证图档的安全有效性，完善资料的查询可鉴性和促进工程的交汇融合等方面都起到重要的作用。本文结合我院图档管理现状，主要针对静态图档管理模式进行下浅略的分析。

关键词：图档管理；适用方法

Abstract: Drawing is an important resource of engineering design unit. Each stage of drawing management throughout the design, to ensure the safety and effectiveness of drawing, improve the data query can be given and promote engineering integration plays an important role. In this paper, combined with the drawing management situation of our hospital, mainly carry on the static analysis under the shallow drawing management model.

Key words: document management; application method

中图分类号：G27 文献标识码： A 文章编号：2095-2104（2012）01-0020-02

一、图档管理的意义和重要性

图档是工程设计单位的重要资源。设计前期：资料图档是工程开展的基础，前期资料图档完善，后期工程才能安全快捷展开；设计中期：同类图档的查阅参考，是工程中重要学习手段之一，通过它侧重点及要素都能很快把握；设计后期及结束：完备的资料图档是工程的总结，同时打下了以后类似工程的基础。

图档管理主要是指对图档的格式设置、归档方式及图纸存放方式等内容进行管理。它不仅涉及静态的纸质图档扫描处理、归档、借阅等，同时也包涵面向设计过程的、动态的图档管理。图档管理贯穿于设计的各个阶段，在保证图档的安全有效性，完善资料的查询可鉴性和促进工程的交汇融合等方面都起到重要的作用。下面结合我院图档管理现状，主要针对静态图档管理模式进行浅略的分析。

二、图档存放方式分析

工程图纸的制成材料比较特殊，区别于其它的纸质档案，且幅度大小不一，易磨损破碎。选择正确且适用的保管方法很重要。图档主流存放类型分为三种。1. 折叠保管。图档管理人员在进行图纸档案归档时，将图纸折叠起来，保存在相应的档案盒内，实行盒装式管理。2.平铺收存。把图纸平铺，按顺序放入纸袋中，存放于多层分隔的柜架内。3.卷起收存。把图纸卷成圆筒状，捆好保存在多层分隔的柜架内。

结合我院实际，主要针对平铺收存和卷起收存进行现状分析。平铺收存：受柜面大小限制，基本采用A2类型图纸直接平铺，A1类型图纸对折成A2大小平铺， A0类型图纸，则直接平铺对折放入特定加大柜中。

平铺收存特点分析：优点.空间利用率高，单个柜中可收纳数十个工程图档；.A2类型图档存放简单快捷，保存完好度高；.不用卷起图档，可操作性强。缺点.平铺使图档存放图幅受限，A2加长、A1、A1加长图纸必然要压折后才能存放，图档存在折痕；.A0类型图纸只能存放在特定加大柜中，存放空间相对不足。

卷起收存特点分析：优点 适用于各种规格图纸的收存，在幅面偏大图纸的收存方面优势更为突出。缺点 .卷筒存放空间利用率较低，边角保护性不高。.每次查阅图纸都要打开、卷起，工作效率低，也使图纸由于经常开、卷受到一定的磨损，图纸更易变形损毁影响晒制。

针对我院图档存放环境有限的情况，现阶段采用的图档存放方式为蓝图图档一般采用折叠保管，硫酸底图一般采用平铺与卷起相结合，同时以平铺为主，卷起存放为辅，有效规避其存放上的缺点，使之优势发挥最大化。

三、图档存放规则分析

工程图纸不同于其他的档案资料，它的编制规范、编制方法、归档要求等都要明确规范。下面着重分析我院图档资料存放规则及其适用方法的展望。

1.前期，以自然年为单位，对年度内工程依据属性类别分类，再对其进行档案编号，按编号存放。次年延续编号向后排写。档案编号较为复杂，且直接显示工程信息极少，除了大致标识出所属工程类别，对于其它工程信息例如工程名称、工程设计号甚至是设计年份都无法体现，必须通过查找档案编号记录，才能得知工程具体信息。

特点分析：优点：相同类型、归属存放一柜，参与设计人员查找相当快捷；相似工程参考性、对比学习使用率高；档案编号对于工程信息透露极少，保密性能高。缺点：每种类型都要预先留出柜面存放，空间利用率不高；需要另外编写档案号，要求图档管理人员编码时对工程类型识别精准；查找工程只能通过编号记录，记录一旦损毁，则数十项工程无法确定项目，只能一一打开图纸核实查找。

2.近期，以设计号年度为单位，对年度内工程直接依据设计号存放。图档纸袋上分别标示出设计号和工程项目名称。

特点分析：优点：相同设计号年度存放一柜，图档的使用密度基本一致；不用另外进行档案号的编写，直接用设计号标识，操作性能提高；年度工程流水存放，不用预留空间，空间利用率高。缺点：直接透露出工程项目名称，保密性略低；无法体现类型归属，查找参阅相似工程时，可操作性较差。

3.结合我院实际及其上述两种方法特点，现提出较为适合现状的图档资料存放规则：1.先将工程类别编码。工程类别编码以简洁为主，以个位数标识，方便记忆。2.存放时以设计号年度为单位，对年度内工程直接依据设计号存放。图档纸袋上分别标示出设计号和工程类别码。（为了后续工程统计和成本计算，还应在纸袋上粘贴制式表格，内填明图档各专业的详细图纸型号及对应数目。）3.同时完善工程图档资料记录，在记录中标识工程设计号、工程项目名称、工程类别码及工程负责人。利用按照工程类别码排序即可查找到相同类别属性工程，其相对应的设计号又显示出其存放的柜面所在。

特点分析:优点：兼容吸收了我院前期和近期的存放规则，使各自的优点更为突出。图档资料既标识了工程类别，又不用进行复杂的工程档案编号；既提高了工程项目的保密性，又增加了可查找性；既实现了流水存放节省空间，又提高了相似工程的学习使用率。由于工程设计号直接标识在归档纸袋上，图档资料记录即使遗失损毁也不影响工程项目的确认。缺点：增加了图档管理人员资料整理时的工作。

随着数字化管理的不断深入，工程项目设计逐渐积累起了数量庞大的以电子形式存在的图纸和文档，所有的图纸包括效果图和成果演示都有电子档的存储。这部分图档资料跨越静态和动态两种图档管理的范畴，重要程度远远超过单纯的纸质图档资料。怎样结合我院实际，保证完善电子图档的安全有效和查询可鉴性，这是下一步要研究分析的重点和难点。

图档管理是工程设计建设的稳固基础，我们必须充分认识图档管理的价值，做到制度化、规范化、程序化，并充分利用现代化的技术手段，加强信息开发以充分利用图档管理的价值，以适应形势的不断发展，满足工程建设发展的需要，保障我院良好稳固的高速发展。

参考文献：

[1]王艳琴.加强基建图纸档案的管理[J].档案,2007(5):54-55.