高校教学评估档案管理之别议

目前，教育部正在对全国各高校进行“本科教学工作水平评估”，伴随这项工作的开展，高校的“教学评估档案”应运而生。于是，有识之士开始探讨“教学评估档案”的管理模式，认为应在高校档案体系中单独设立“教学评估档案”门类。2006年年底,笔者所在高校刚刚通过教育部的本科教学工作水平的评估，日前拜读倪丽娟同志的“高校教学评估档案的管理”①一文，回顾近两年“迎评”准备阶段的工作实践，重温国家教委1993年的《高等学校档案分类法》（以下简称为《分类法》）和《高等学校档案工作规范》（以下简称为《规范》），我认为“教学评估档案”不宜在高校档案中单独设类，在此笔者从 “教学评估档案”的构成，“教学评估档案”与高校其他档案的关联着眼，根据高校档案的分类原则,探讨单独设立“教学评估档案”门类的弊病，同时谈谈我对“教学评估档案”管理模式的认识。愿与同仁共同商讨，为今后《分类法》和《规范》的修改完善提供参考。

一、“教学评估档案”的构成

纵观本科教学工作水平评估的7个一级指标，19个二级指标和44个观测点的支撑材料（以本院“迎评”材料为例），按文件材料产生的原因，“教学评估档案”可分为：新产生的文件材料和利用档案复制的文件材料。按文件材料的来源“教学评估档案”又可分为：1）已归档的文件材料利用。既包括《规范》规定的应归档文件材料，如生源计划、学校规划等，也包括《规范》制定之时尚未被纳入到归档范围中，但随社会发展出现的新事物产生或随事物的发展逐渐完善的文件材料，如科研、培训、实习基地，校园网建设状况、“三下乡”活动等的相关文件材料；2）未归档的文件材料利用，包括《规范》规定应归档但因种种原因未归档或归档不完全的文件材料，如学生社团活动、社会实践、毕业生质量跟踪调查和信息反馈等的相关材料；3）迎评活动产生的文件材料，包括以原有档案材料为依据进行汇集、统计、分析和提炼而派生出的文件材料，如校舍和运动场馆状况、学校定位、教育思想、办学特色综述等文件材料；4）评估活动新产生的文件材料，如学校为迎接本科教学工作水平评估制定的工作意见、实施方案、自评报告，以及接受专家考评期间形成的材料等。

二、“教学评估档案”单独设类之弊

在《分类法》的编制说明中对高校档案分类的原则作了“体现思想性、符合科学性和重视适用性”的明确表述。“体现思想性”是分类原则的指导思想。“重视适用性”给予不同类型、不同规模、不同层次的高校以一定的自由度。“符合科学性”既界定了高校档案的概念，也明确了分类的基本规则，是分类原则的核心条款。下面分析为什么“教学评估档案”不宜在高校档案体系中单独设立门类。

1. 单独设类不符合档案分类原则。

《分类法》编制原则的第二条第四款规定分类应“做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。”②根据成都体育学院借查档案材料的登记情况，2006年各部门在准备支撑材料时到档案室查阅的档案达1794卷，892份，所查档案材料的类别分布几乎涉及高校档案的各个门类，其形成时间从建校之初直至2005年。教学档案查阅量最大，共有34个观测点涉及，其中18个观测点是纯教学档案；党群和行政档案与评估支撑材料有着千丝万缕的关系，22个观测点涉及党政档案，其中4个是纯行政档案，2个是纯党群档案；财会、基建和设备档案的运用，多是统计、分析和计算一些硬性指标，虽涉及的观测点不多，但是不可或缺的支撑材料。有9个观测点涉及科研、出版档案，虽说没有单纯的观测点，但也可见科研和教学是相辅相成的，同时历任学院领导办学指导思想和办学理念的形成也与这两类档案分不开的。由此可见，“教学评估档案”并没游离于高校十大门类之外。《分类法》规定，“同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容（着重号为笔者所加）。”③若将“教学评估档案”单独设立门类，表面看来“教学评估档案”集中了，但却与高校档案的其他门类 “互相交叉和包容”，尤其会使教学档案和党、政档案遭受严重肢解，这不是有违《分类法》的原则吗？

2. 单独设类造成归档材料重复不利馆藏优化。

在当今信息社会里，每天都会产生大量各类文件材料，优化馆藏成为档案部门不可忽略的问题。优化馆藏除了对馆藏结构的优化和对期满档案的鉴定销毁外，最不能忽略的就是尽可能杜绝重复文件材料的归档。“教学评估档案”单独设类的最大问题，就在于它会造成大量的重复文件材料。

首先是与其他门类的重复。如果既要不破坏其他门类档案的完整性，又要保证“教学评估档案”的齐全、完整、系统，那么按照《分类法》“教学评估档案”至少会同教学、党群、行政、财会、设备等门类档案形成重复归档。大量重复文件材料就会充斥馆藏，这对馆藏优化极其不利。其次是评估档案各观测点的重复。有不少文件材料是从多个观测点来印证教学评估指标的，如领导的讲话、论著，学院各类会议记录、教师的课堂教学评优、教职工名册，任课教师名单、教改和毕业论文管理的相关材料，以及学生社团活动、社会实践等材料都在两个以上的观测点出现。如果将“教学评估档案”单独设立门类，当剔除了重复文件材料后，有些指标就失去了支撑材料，这样又不符合文件材料应“齐全、完整、系统”的原则。第三，院（校）级与院（系）级、教研室评估材料的重复。教学评估时专家不仅要看全院性的材料，还会深入到各院（系）和教研室，那么院（系）级的评估材料是否应归档。根据分类的来源原则和部门立卷制度，各院（系）形成的材料应由各院（系）归档。如若不归，则各院（系）的归档就会不齐全、完整和系统；如若归档，则有些材料又会与院（校）级的评估材料重复。

3. 单独设类必然导致高校档案分类无法保持相对稳定。

任何事物总是在发展过程中不断修改完善的，评估指标体系也会随时间的推移，社会的发展，不断地完善、提高。若“教学评估档案”单独设立门类，那么，它的属类必然会出现随评估指标体系的变化而多变，这势必使高校档案的分类陷入极不稳定的状态。《分类法》编制原则的第二条第三款规定：“类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。”④所以我认为高校档案的管理还是应该保持一个相对稳定的标准和模式，不将“教学评估档案”单独设立门类。

三、修改完善《分类法》和《规范》才是当务之急

笔者认为：“教学评估档案”的管理还是应按《分类法》原则，根据其材料产生的职能部门分属各自的门类。《规范》的归档范围中XZ11类的第9项专门列有“学校评估材料”⑤，JX11类第4项列有“教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料”⑥，只需将为进行教学评估工作产生的材料归入其中，同时将各部门产生的文件材料规范地收集齐全、完整，无论评估指标体系如何变动，也无论今后怎样进行评估和检查，都可以不变应万变。

高校档案工作为教学、科研及各项管理的服务，不是体现在每出现一项中心工作就随意设置一个类别，而在于为出现的中心工作提供相应的优质服务，即利用库藏档案开发出更多更好的检索工具和编研材料。然而令人遗憾的是由于各单位的档案部门人员配备不足，穷于应付档案基础业务工作，使开发利用档案信息资源的工作做得很不够。

综上所述，当务之急“教学评估档案”的管理不是单独设立门类的问题，而是修改完善实施了十多年的《分类法》和《规范》。随着《归档文件整理规则》的施行，电子文件的普及，档案载体的多元化，以及《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的，《分类法》和《规范》再不加快修改的步伐，确实很难适应高校档案工作的发展，更谈不上达到科学化、规范化管理的目的。就此而言，教育部应尽快组织人员对《分类法》和《规范》进行修改完善，避免各高校对新事物形成的文件材料各行其是，造成不必要的混乱。

注释：

①《中国档案》2006年第12期，第49页

②③④教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》第2页

⑤教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》第35页

⑥教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》第48页