电子档案管理的研究与思考

一、目前我国在电子档案管理中暴露的不足

1.缺乏对于电子档案的正确认识

在使用电子档案之前，我国存储档案主要是用纸质的材料，档案收集完以后将其密封保存放入档案室。这样的存储方式可以保证档案不被外界盗取，但是同时也导致档案的使用受到限制。这一习惯已经使用多年，这主要也是因为有部分人觉得档案是较为私隐的文件，应该仅供内部使用，如果改用电子档案放在互联网上，则不能保证其的密封性。因此，目前还有部分单位还保留着使用纸质材料保存资料的习惯。

2.电子档案的内容安全有待加强

就目前情况来说，内容安全一直是电子档案的隐患。电子档案涉及的内容众多，其中很多涉及到机密文件。在多方进行电子档案传输的过程中，由于网络存在不少漏洞，导致一些不法分子得以获取到电子档案中的内容，从而对这些内容进行不法使用，不少单位都曾遭受到不同程度的损失。尽管现在已经出来了不少保障电子档案的相关手段，但是不法分子的犯罪手法也层出不穷，电子档案的安全问题需要时刻保持重视，寻找到从根本上解决这一问题的有效手段。

3.难以保障电子档案的准确性

目前我国正在逐渐由纸质档案向电子档案转型的过程，因此电子档案相对于传统的纸质档案来说，需要多加一步，将纸质档案的内容输入至计算机中，保存为电子档案。但是由于操作人员的素质良莠不齐，且资料众多，将资料输错、漏输的情况屡见不鲜，这导致电子档案内容的准确性存在着质疑。

4.电子档案的内容发生丢失

电子档案便于在各方流通，鼠标点击几下就可完成异地之间的数据传送。也正是由于电子档案如此的方便快捷，所以电子档案经常被来回输送。在这样一种动态环境下，一旦一方遗忘接收或者接收出现问题，那么很可能会导致电子档案的丢失和缺漏。与此同时，电子档案能够储存大量的内容，且保存的手段多种多样，也进一步加剧了电子档案发生丢失的风险。

二、解决电子档案存储问题的有效对策

电子档案中存在着不少的机密和重大文件，做好电子档案的管理工作，对于任何一个单位来说都是势在必行的。以上几点，都是目前电子档案管理工作中所必须解决的问题，要想真正做好这项工作，必须做到几下几个方面：

1.端正对于电子档案的认知观念

信息的存储量在不断加大，通过纸质档案保存工作量会非常繁重，会在一定程度上拖慢工作的进度，因此电子档案的使用是新时期工作的必然产物。部分单位应该更新就观念，跟上时展的脚步，由以往的纸质档案逐渐转化为电子档案进行保存，以此来提高办公效率。作为相关的档案单位，应该主动承担起宣传的责任，通过传单、组织讲座等多种多样的方式，来表述使用电子档案对于工作效率提升的帮助，让电子档案大范围的走进办公场所。除此之外，在信息越来越透明的今日，部分单位还保留着将档案私有化的观念，导致内外的信息不透明，这一观念也需要适时纠正，将大众有必要知晓的文件放在互联网，便于民众获取相关的信息。

2.增强对于电子档案的安全保护

互联网是一把双刃剑，它为电子档案的工作带来方便之余，同时也潜藏着不少的安全隐患，增强对于电子档案的安全保护刻不容缓。在日常工作中，工作人员将电子文档放在互联网上以后，一定要做好相关的安全保护措施。例如为了避免不相关的人员随意登录系统，工作人员可以设置身份验证程序，用户想要登录系统，就必须输入对应的账号、密码，每个账号代表着一个有权限进入系统的用户，账号和密码除了电脑以外仅用户一人清楚。除此以外，还经常使用的防护手段包括使用具有杀毒功能的软件、开启防火墙等等，这些手段在一定程度上避免了电子档案的内容被不法分子盗取、篡改。作为电子档案的管理工作者，应该不断研发出不易被攻破的防护措施，保证电子档案的绝对安全。

3.提高电子档案工作人员的综合素养

电子档案工作人员的综合素养直接影响该项工作的进行，一个优秀的员工应该同时具备良好的工作心态和专业的职业技能。倘若员工的技能未达到要求，那么电子档案的管理工作必然会效率较低，且容易出错。同时，电子档案管理的工作所涉及的数据量大，工作较为枯燥、单调，若工作人员不具备良好的心态，也容易出现怠慢、厌倦工作的情况，对于工作的开展非常不利。因此提高目前电子档案工作人员的能力是十分有必要的，但是这一块的只能培训却往往不被重视。要做好能力素养方面的培训，那么就必须要档案部门和其上级部门都纠正以往观念，将员工培训纳入常规的工作范畴。对外可以组织员工参加专业的电子档案管理的讲座，学习他人较为专业的管理技能，对内则可以每月举行一至两次的培训，增强员工对于这份工作的使命感，培养其养成良好的心态，具备专业的管理工作技能。

4.完善电子档案管理的软硬设备

正所谓“兵欲善其事必先利其器”，电子档案管理所需的软件和硬件也是需要着重优化的，完善软硬设备对于工作效率的提升有很大的帮助。在软件方面，对于保存电子档案的方法，工作人员应该尝试不同的方法来研发，有时候也可以借助光盘来进行刻录。而在硬件方面，主要是需要保证硬件设备是处在一个适宜的环境下，由于计算机设备容易受到带有磁性的物体影响，一旦有磁性物体靠近，计算机设备有可能出现花屏、数据丢失等情况，因此此类办公室中必须装有防磁设备，保证电子档案不受影响。另一方面要注意保证设备处在干燥的环境下，防止计算机设备受潮而出现故障。除此以外，计算机设备也需要定期检修和升级，保证设备的系统能够更新至更加的智能化和便捷化。

5.规范电子档案的保存格式

计算机的系统多种多样，也一直在不断的升级和完善，电子档案一定要保证其格式和计算的系统是不会冲突的，一旦发生冲突电子档案将无法打开甚至损坏，这样对于工作开展非常不利。相关部门应该制定出一套规范的电子档案存储格式，保证这个格式不会与计算机系统冲突，同时也是适用于各个不同职能的单位。需要存储电子档案的单位下载这一格式便可以使用，这样日后计算机系统继续升级，也可以保证电子档案能够打开并使用。并且即使是不同的单位、甚至异地的单位，接收对方的电子档案后，也不会出现打不开文档的现象，对于电子档案的管理非常有帮助。

三、结语

随着电子档案的普及和应用，今后电子档案的数量将会越来越多。因此，电子档案的管理工作任重而道远，未来还会遇到不少的难题和挑战。作为电子档案管理的工作，应该清楚自己身上所肩负的重担，主动积极的提升自身的工作素养，不断优化电子档案的管理方式。

作者：孙毅明 单位：惠州市植物检疫站