利用EXCEL函数进行特殊效果的排序

摘要：排序是EXCEL的常用功能，函数是EXCEL中最突出、最有效的工具，合理使用函数、特别是组合式的使用函数，可以进行一些特殊要求的排序。

关键词：排序方式 EXCEL函数 字符型数据 数值型数据

使用过EXCEL的人对于EXCEL函数已经司空见惯，名目繁多的函数是EXCEL的基石。利用函数可以弥补EXCEL数据处理中的一些“真空”。

问题：图1是一批有关报刊杂志的数据，要求对该批数据按“邮发代号”进行升序排序。由于“邮发代号”呈现数字形式，例如38-140，38代表省份，140代表省内代号。按照人们的习惯希望得到图2的排序结果。

原始处理：使用EXCEL的排序功能，按“邮发代号”升序排序，结果得到图3。显然，图3不是我们想要的结果。

分析图3，很容易找到问题的原因——“邮发代号”（如38-140），是地地道道的字符型数据）。众所周知，字符型数据的排序只能产生图3的结果——除非将“邮发代号”以数值型排序才有可能产生图2的效果。

终于找到了解决问题的方法，在动手之前我们先来看几个函数。

根据以上几个函数，我们按照下列步骤进行操作，如图4所示：

1、首先在表头位置增加“位置”、“长度”、“省份”、“代号”、“数值型省份”，“数值型代号”六项（假设在G—L）；

2、利用search（）函数算出“邮发代号”（如38-140中“-”的位置；（对于38-140函数为search（“-”，A2），结果为3）；

3、再利用len（）函数算出每项数据“邮发代号”（如38-140）的字符串长度；（对于38-140函数为len（A2），结果为6）；

有了这两项的结果后，再接着进行：

4、在“省份”处输入“=left（A2，G2-1）”，得到字符型的省份，如38-140中的38；

5、在“省内代号”处输入“=right（A2，H2-G2）”，得到字符型的省内代号，如38-140中的140；

这样，我们将“邮发代号”（如38-140）分解成了“省份”（38）和“省内代号”（140），前期的工作基本上告一段落。

6、利用value（）函数分别将“省份”和“代号”转换成“数值型省份”和“数值型代号”，即“数值型省份”公式为=value（I2）和“数值型代号”=value（J2）。

7、最后，按照得到的“数值型省份”和“数值型代号”两项进行排序，得到我们想要的最终结果，如图2。

因为计算机中对于数值形式字符型的排序原理，使得我们必须对原来的数据进行重新加工。以上方法对于Access、VF等不同环境同样有效，只不过处理时稍稍有些变化。如VF 中不用增加六项表头，而代之增加六个字段名，使用的函数基本不变。