浅论水利信息化建设项目档案的有效管理

【 摘 要 】 水利信息化建设项目档案是在水利信息化建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利信息化项目开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。因此，要管理好、利用好水利信息化档案，使其在水利信息化建设和管理中充分发挥作用，以便更好地为水利事业服务。

【 关键词 】 水利；信息化建设项目档案；管理

1 前言

2011年中央1号文件和中央水利工作会议明确提出“推进水利信息化建设，全面实施‘金水工程’ ”、“提高水资源调控和工程运行的信息化水平，以水利信息化带动水利现代化 ”。这些论述强调了“以水利信息化促进和带动水利现代化 ”的重要性，极大地调动了各方推进水利信息化的积极性和创造性，形成了全行业共同推进水利信息化的强大合力。宁夏水利信息化工作呈现出项目逐年增多、投入逐步加大，基础设施逐步加强的新局面，水利档案的信息化建设也提上了议事日程。

随着水利项目中信息化建设内容的逐年增加，必然会伴随着大量的资料和文件，文件数量多，种类多，文件创建者多，创建时间不定期，加之由于人员的流动，对原有文件的再现，传统管理模式就显得力不从心，查找与重新整理文件要浪费许多的人力、物力。因此，利用科学、有效的管理手段管理信息化档案资料就显得尤为重要。换言之，就是要对水利信息化建设项目档案进行信息化管理。

2 水利信息化建设项目档案科学有效管理的前提

2.1 领导重视档案工作是管好用好档案的关键

科技档案的管理是单位科技、生产管理的重要组成部分，领导应加以重视和关注，使其在制度上、装备上和人员配备上得到支持和保证，使档案工作能真正发挥其职能和作用。2011年9月，水利厅信息化建设领导小组办公室成立后，设专人专岗管理各项目建设资料，并将信息化建设项目作为基建项目来管理各类前期资料、招投标文件、合同、工程建设等档案资料。为项目的有序进行奠定了基础。

2.2 制定档案管理规章制度使档案管理有章可循

自水利厅信息化建设领导小组办公室成立之初，就把信息化建设项目作为水利基建项目进行了定位，资料的收集、整理也要求按照基建项目进行归档，为了规范资料收集行为，实现各部门档案收集、管理的系统化、标准化、规范化，建立健全档案管理的各项规章制度势在必行。目前，我们虽已制定的一些档案收集的基本制度，但还须进一步细化相关管理办法，使之更具可操作性。

2.3 拓宽档案收集渠道保证资料的完整性

针对水利信息化建设项目点多、面广、建设年限长、涉及部门多等复杂性特点，为了保证档案资料的完整，需要拓宽档案收集渠道。一是分部门收集，具体到实际工作，如前期可研类的由前期计划部负责收集，工程档案由建设管理部负责收集，各市县自行实施的信息化项目向各市县收集等。二是分项目收集，如已经实施的中小河流山洪灾害项目、正在实施的水资源监控建设项目、水库监测预警项目、国家防汛二期项目等等，按项目划分档案资料进行归类收集。三是分阶段收集，适用于建设周期长的信息化项目工程，始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证档案资料的连续性、完整性。

2.4 加强培训提高档案人员综合能力

档案信息化管理是以计算机技术应用为载体，这就要求档案工作者不仅要具备档案学的专业知识，还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。加快培养和构建一支档案信息化建设的复合型多层次的人才队伍是当务之急。通过制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式，提高档案工作者掌握和运用信息技术的技能；加强对档案工作者信息意识培养，改变传统档案“重藏轻用”的局面，使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。

3 水利信息化档案资料科学有效管理的方法

水利档案信息化应是水利信息化建设中的重要组成部分，现阶段其内容包括档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的制度制定等等。当前，水利档案信息化建设的步伐在水利信息化整体建设进程中已显滞后，必须加快速度提高档案工作的信息化建设。

3.1 制订档案信息化标准

档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。水利部门从上到下也先后制定了一系统管理规范，诸如《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）等等，档案信息化标准在档案信息化建设中起着重要的作用，对各部门制定符合本系统本行业的档案信息化标准具有积极的借鉴作用。没有标准化，档案信息化建设难以实现。

3.2 对传统档案进行数字化处理

档案信息数字化改变了档案信息传统的储存、传输和利用等方式。目前，水利厅已实现了档案目录级数字化，实现档案全文数字化还有较大差距。只实现了档案查阅快速检索，还不能方便快捷的利用。可将宁夏水利信息化建设项目档案的数字化作为水利档案信息化管理试点项目进行先行建设，分阶段、分层次、分步骤进行，依次实现水利档案的数字化。

3.3 档案信息网络建设

水利厅信息化建设内容之一的通信网络建设项目，已组建完成了覆盖全区的水利通信网络专网。搭建完成了涵盖26家市县水务局、14家厅属单位的通信传输骨干网络。基本形成了以租用为主、自建为辅、有线无线相结合的水利通信专网，为水利档案信息化管理搭建了网络平台，为水利档案资源共享提供了重要保障。

3.4 建立互连互通的档案信息数据库

宁夏水利信息化一期工程水利数据中心建设项目为各部门业务数据的存储利用提供了硬件平台。鉴于此，我们可以借此建立档案数据中心，采用服务器组和集中的存储设备为各所属单位提供数据的集中存储和应用服务。各单位可根据本单位实际情况，可将信息化建设项目电子档案数据都放到数据中心系统存储，由信息部门统一规划数据的存储空间和实现备份及恢复。随着每年的数据增量，根据情况扩充存储设备。

目前，宁夏水利信息化建设项目水利数据中心建设正在进行，这为档案信息化建设搭建了平台，我们应以此为契机，加大投入，将档案信息化建设提上议事日程，同工程建设同步进行，同时，逐步提高信息化档案的科学管理水平，为水利信息化建设的更好、更快发展提供保障。

参考文献

[1] 国家档案局.电子文件归档和电子档案管理概论[M].中国档案出版社，1999.

[2] 王传宇，张斌.科技档案管理学（第三版）[M].中国人民大学出版社，2009.

作者简介：

姚彤（1970-），女，汉族，宁夏人，本科，档案馆员，现在宁夏自治区水利厅信息化建设领导小组办公室从事信息化档案管理工作。