探求电网建设工程档案管制的必要性

一、注意制度的可执行性，强化责任管理

（1）逐级制定，并根据工作实践及时修订档案整理、移交、验收和保管的相关制度，确保制度能够覆盖农网档案管理的全过程，避免管理过程的个别环节出现制度真空，并符合相关企业实际，可操作性强。

（2）明确档案相关方责任，责任到人。譬如一份施工记录的形成责任、签字责任、收集责任、整理责任，一份设备图纸或说明书的收集责任、归档责任等，要清楚明白，只有这样，相关人员才能各负其责，避免推诿和等靠，提高档案质量和管理效率。

（3）要有常态化的考核措施。档案中出现问题了，什么性质的问题，责任人是谁，如果制度制定得当，责任划分清楚，就可以不存争议的进行考核，这种考核机制形成常态，就能增加责任心，大大提高档案管理质量。

二、注意宣贯相关业务规范，强化培训

农网工程中，相关业务规范比较多，有工程管理方面的，也有档案管理方面的。有国家的，也有行业的。很多工程管理中比较重视和关注工程进度和质量，认为档案就是资料员和档案员的事，这样的管理意识形态导致项目管理人员，施工、监理人员档案意识淡薄，对档案管理的相关业务规范不了解，也没有了解的途径和动力，这样以来，工程管理人员、资料员和档案员大部分都不清楚有什么规范，只是照着前面整好的档案照猫画虎，能做到几分相似就做到几分相似。从而导致归档不全，归档文件材料铅笔、圆珠笔签字，印章模糊，数据与工程实际不符，缺项漏项、案卷不规范的问题层出不穷。通过不停的检查和整改，好不容易比较规范了，再换个施工、监理单位或有人员变动，马上又回到问题层出不穷的原点了。

长此以往，档案收集整理工作随意性大，管理水平很难有实质性的提升。对策：（1）建设部门应从思想上重视农网工程档案管理工作，注重与档案管理部门、各参建单位的沟通，积极宣贯最新档案业务规范及工程资料形成的相关业务规范，务必使项目管理人员、一线的施工、监理人员，熟悉这些规范规章。使档案的形成、整理、移交、归档工作有法可依，有标准可执行。（2）在工程立项、开工等关键节点进行强化培训，加深影响，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成环节就能紧靠标准，规范地进行收集整理工作，尽量避免竣工后再去整改不规范的档案资料。

三、注重过程管理，强化检查与指导

农网改造工程大部分都是10kV工程，项目多，工期紧，施工队伍更换频繁。项目管理部门、监理单位往往对工程施工过程的监管、督促和检查比较重视，档案方面的过程管理比较欠缺，有的工程甚至在初验时，档案都没有受到相应的重视。过程管理的欠缺，导致档案问题整改难度加大，整改成本增大，个别档案问题错过了时机可能就永远都不能弥补了。

对策：（1）在项目管理部门设立档案管理专责，可以是兼职，但必须要肩负起统筹、管理工程档案的责任。这个人即要懂工程，又要了解档案业务，最重要的是责任心要比较强，能够统筹和管理整个工程的档案业务。（2）项目管理部门、施工单位、监理单位应在工程一开始就安排档案管理人员到位，对所属工程资料进行完整的收集和规范的整理，做到档案整理工作与工程进度同步。（3）工程管理部门、监理单位应不定时地检查和督促其它参建单位项目工程档案的管理工作，以便及时发现问题，及时整改问题。只有过程管理到位了，才能夯实农网工程档案管理基础，产生高质量的农网工程档案。

四、重视立卷管理，细化组卷规范

如果把归档文件材料比喻为珍珠的话，立卷和组卷工作就是线。珍珠要成为一件漂亮的首饰还需要有质地良好的线来穿，成一串项链还是手链也要看线怎么串。部分农网工程档案由于对组卷工作不够重视，虽然收集比较齐全，但文件材料排列零乱，组卷欠缺逻辑，缺目录，无备考表，题名不清楚，使人看了如坠五里云雾，这样的档案如果移交档案室，就会大大增加利用者查找档案资料的时间，如要清楚地了解工程管理过程就更难了。对策：

（1）对案卷材料的排列、组卷、案卷质量做出明确规定。如宁夏电力公司编制的《宁夏电力公司改造升级管理管理实施细则》中，针对10kV及以下农网工程特点，对综合性文件和单项工程资料的归档明细，排列顺序，责任者、分类、组卷方式都做了细致的规定，在实际工作中，起到了很好的示例作用。

（2）工程管理部门、监理、施工单位应给予组卷工作足够的重视，配备或聘请具有档案专业知识的人员对档案的组卷、题名等工作进行指导和检查，及时改正不规范的档案，使归档文件材料排列有序，分类清楚，组卷符合档案管理要求和工程逻辑顺序，题名规范，目录清楚，备考表填写明白，就能清晰地反映工程过程，便于查阅利用。综上，细节决定成败，对于档案管理更是如此，只有结合实际，步步为营得做好过程管理，农网改造工程档案管理才会更加高效，更加规范。

作者：马向雯 单位：宁夏电力公司中卫供电公司