无纸化办公环境下高校档案前端控制管理的探讨

无纸化是高校办公环境的发展趋势，也给档案前端控制管理带来了发展机遇。无纸化办公环境下，档案前端控制可以大幅度降低档案管理成本，提高档案质量和工作效率。为此，高校档案管理部门需要建立档案管理部门与所有生效文件单向实时数据接口，并构建档案信息服务平台。

一、无纸化办公环境给档案前端控制带来的机遇

档案前端控制是对整个档案管理过程进行系统规划，在文件形成阶段就进行档案管理，使档案管理与文件管理同步进行。档案前端控制最理想化的目标是使档案管理工作系统的作用力提前，可以在不利影响产生之前，采取有效避免措施防止问题发生，主要是防止因整理不当或鉴定失误而引起的档案质量的下滑，避免有价值的档案资料的流失与损毁。

在纸质工作环境下，很难实现理想的档案前端控制。由于纸质文件修改、传递和复制的速度很慢，而成本又高，高校的很多文件涉及面广、传递层次多，因此高校档案工作不得不远远滞后于文件形成的时间。

现代信息技术与计算机网络技术的飞速发展，使整个社会迅速进入网络时代。计算机网络成为人们生活工作中不可缺少的工具。经过十多年的发展，很多高校形成了网络教学资源、电子图书馆、OA办公系统等多种计算机网络应用形态。随着计算机在高校多个工作领域的广泛应用，很多高校开始构建无纸化办公环境，教学和办公等所有重要的文件均由网络来完成，不再下发纸面质文件。无纸化办公形成的文件以电子数据形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，可以用电子阅读设备进行阅读，也可以用计算机等设备极快存取，并可以在通信网络上快速传输。无纸化办公文件是信息与载体的统一体。这种无纸化办公文件是实实在在的物质形态，只是它的阅读方式、收发方式和信息载体不同。从档案角度来看，无纸化办公文件与工作者记录的活动本身是同时生成的。无纸化办公文件的特殊属性给档案前端控制带来机遇。

二、无纸化办公环境下高校档案前端控制管理思路

无纸化办公环境下高校档案前端控制管理需要将档案管理活动与办公业务活动无缝衔接起来。档案前端控制是项系统工程，必须得到相关部门和人员的支持。为此，高校档案管理部门需要树立正确的无纸化办公环境下高校档案前端控制管理思想，使档案前端控制管理实施之后档案质量提高，尤其是档案资料利用效率和效果都得到改善，才能得到学校领导和其他部门对档案前端控制的支持。

（一）建立档案管理部门与所有生效文件单向实时数据接口

无纸化办公的优势在于效率高、成本低。无纸化办公文件建立在计算机网络系统基础之上，各高校可以在校园网等办公网络基础之上为档案管理部门开设生效文件单向实时数据传输接口，即：在各个部门办公文件正式生效时，通过数据接口向档案管理部门自动传输该文件，但是不允许通过该接口由档案管理部门向其他部门写入数据。这样可以在保证其他部门办公正常运行的情况下，档案管理与生效文件同时发生。单向实时数据接口使得档案前端控制开始于文件生效时间点 ，使档案资料保持了文件本身在工作过程中所具有的特征，保留了文件之间完整清晰的关系，可以最大限度提高档案原始资料质量，为档案进一步加工、提高档案质量打下坚实基础。

无纸化办公环境下开设单向实时数据可以使档案前端控制和生效文件之间的信息同步完成，充分体现文件与档案之间的联系。

（二）构建档案信息服务平台

档案管理可以在校园网上构建档案信息服务平台，将整理好的部分档案信息放在档案信息服务平台上。高校各部门、各级人员都可以根据档案管理部门的授权利用计算机通信网络系统远距离使用经过授权使用的档案信息，达到档案信息共享，提高档案使用效率。

通过单向实时数据实现档案前端控制，可以使档案信息的产生、传递、存储与开发利用形成一个全面合理的网络结构，便于档案管理部门工作人员对档案信息进行快速筛选、综合、归纳和提炼。无纸化办公环境下文件都有生成信息的特定时间、特定条件、特定环境、特定职能，文件的这些行为主体活动的历史印记成为特定的历史凭证，因而无纸化办公环境下的档案文件本身就是原始性记录，由此形成的档案信息有很高的相关性，档案质量很好，具备二次开发利用的条件。电子数据可以由计算机批量自动化处理，能够很快完成档案信息二次加工，形成更符合使用者要求的档案信息。这样可以及时充实档案信息管理平台上的有关信息，为学校领导、各个部门工作人员科学决策和各项办公活动开辟新的信息流通渠道，充分发挥档案的信息综合效用。

高新档案前端控制管理思路可以用图一表示如下：

图一 档案前端控制管理思路

三、无纸化办公环境下高校档案前端控制管理的优势

无纸化办公环境下档案前端控制管理可以节约大量档案费用。无纸化办公文件不像纸质文件般手续繁琐，档案管理部门可以利用电子数据归档的特点，将档案前端控制置于各种文件信息形成过程中，可以减少不必要的重复劳动环节，提高工作效率，从而节省人力和物力，同时对系统的人、财、物进行统筹安排、合理分配、减少浪费，使人力、物力和财力高度集中，最大限度地发挥作用。从档案的保存来看，无纸化办公文件的档案以电子数据形式存在，占用的存储空间很小，再大的信息量也不需要占用很多的库房，这使存储档案的成本费用大幅度减少，大大提高了档案管理的效益。在无纸化办公环境下，很多档案信息可以由计算机自动收集整理，大大节省了档案工作人员的劳动强度，使更多的档案工作人员可以有更多的时间从事档案资源开发利用工作。

档案前端控制还可在一定程度上解决无纸化办公信息安全问题。无纸化办公形成的信息的增、删、改都非常方便，未经授权的信息变化将会给整个办公系统带来严重冲击。网络攻击、病毒等事件说明目前计算机技术还不能做到绝对安全。档案前端控制可以在文件形成的阶段就生产相应的状态的档案，可以为无纸化办公信息提供保密的“备份”。

无纸化办公环境下档案前端控制有助于提高档案信息质量。从生效文件到形成档案保存是加工的过程。在此过程中，文件质量及其加工效率将直接决定档案质量。将生效文件与档案从组织制度和具体工作程序上真正交融不仅可以提高工作效率，而且可以提高档案质量。

参考文献

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（作者单位：广东工贸职业技术学院）