谈实物对象型科技档案的整理

摘要：实物对象型科技档案是以一定的实物为对象的科技、生产活动，如产品、设备的生产制造活动和基建工程的施工活动。实物对象型科技档案的整理主要采用对象分类法。

关键词：实物；对象型；科技档案；整理

实物对象型科技档案是以一定的实物为对象的科技、生产活动，如产品、设备的生产制造活动和基建工程的施工活动。实物对象型科技档案的整理主要采用对象分类法。

1、实物对象分类法的特点

对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元而进行分类的方法。其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。

1.1 它们都是以特定的实物对象为中心，围绕着某一实物对象的研制、生产形成的。这些档案对象明确、实体单一，档案材料联系密切，构成了一个有机的整体。

1.2 它们都是按照特定的程序，分阶段、有步骤地自然形成的。

1.3 它们都是按照结构或专业形成的。如建筑工程项目的设计和施工都是按专业进行的，是不同专业技术协同合作的统一体。

这类科技、生产活动对其档案的利用，要求保证科技档案的成套性，以反映其活动规律，对象分类法则满足了这一要求。现以基建档案为例探讨实物对象型科技档案的整理方法。

2、单一工程项目基建档案的整理

基建档案的分类整理以一个工程项目为整理单元。一般而言，一个工程项目在进行之中或完成后，要按以下步骤对所形成的档案文件材料进行分类整理：

2.1 对工程项目内的基建档案进行分类。工程项目基建档案的整理首先要按工作阶段或工作环节划分为规划、设计、施工、竣工和使用维修五个大类。

2.2 将各个大类和小类的基建档案文件材料按时间、专业、问题或性质等特征组成案卷。如“规划文件”中的300页文件，以每卷100页组卷计，就可组成三个案卷；“设计文件”中的600页文件，以每卷100页组卷计，就可组成六个案卷。工程项目基建档案的组卷要注意以下两点。

2.2.1 拟写正确的案卷标题。基建档案的案卷标题一般由项目名称、保管单位内科技文件材料的内容特征和科技文件材料的名称特征组成。

2.2.2 按文件的排列顺序编写卷内目录。基建档案案卷的排序有文字材料的排序、图样材料的排序和图文混排等三种类型，卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、地区、名称和作者等排序。以工程图纸为例，一般按总体和局部关系结合专业排列。卷内文件材料排序后，再按排列的顺序填写卷内文件目录即可。

2.2.3 工程项目内基建档案案卷的排列。如项目五大类产生的基建档案案卷排序为：1―3，4―9，10―17，18―24，25―28。

将五大类产生的基建档案案卷顺序相加可知，这一工程项目形成的基建档案案卷共有28卷，工程内基建档案案卷的序号是1―28。这仅仅是单个工程项目的内部案卷排序，这个序号只是一个文书处理号，并不是分类案卷号。

3、多个工程项目基建档案的整理

档案管理部门收到设计、生产部门移交的各个项目的基建档案后，就要进行综合性的分类整理和案卷编目工作。那么，如何对各个年度形成的多个工程项目的分类案卷进行分类排列。

3.1 按性质划分基建项目和档案的类别。即将两年的基建项目和各个基建项目所形成的基建档案按性质划分为生产类、行政类和后勤类三类。

3.2 将排列好的基建档案按顺序编目，案卷目录项目包括：序号、题名、年度、页数、备注等项目。这里需要注意的是，基建档案案卷目录的序号就是案卷的排列号，也是基建档案案卷的案卷号。

3.3 将排列好的基建档案案卷按顺序上架。基建档案案卷按排列顺序，也就是按案卷号的顺序上架排列，就可根据基建档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的基建档案案卷。

4、多个工程项目基建档案的整理应处理好的问题

4.1 基建档案的分类问题。多个工程项目的基建档案首先要按年度进行分类，其次，再划分保管期限。由于各单位形成的基建档案都较为重要，一般都要永久保存，因此，多个项目基建档案的整理则可采用“年度――性质――项目分类法”进行分类。在具体分类时要注意以下几点：

4.1.1 基建项目的分类年度确定问题。基建项目，尤其是大型的基建项目，年度跨度都比较大，有的可跨度几年甚至．几十年。因此，为了便于统一查找和分类，基建项目的档案分类年度以基建项目的完成年度(及基建项目的竣工时间)为准。

4.1.2 基建项目性质的划分问题。一般而言，基建项目性质的划分以行业标准为主，没有行业标准的可根据基建项目的实际状况划定所属的性质。

4.2 多个工程项目基建档案案卷的排序问题。基建档案案卷(也包括其他类型的档案案卷)的排列在同一本目录中不能有重号，一般可排列到999号，这就要求跨年度的基建档案案卷排列必须连号。大型工程项目形的案卷多达上千、上万卷，因此，需要使用多本案卷目录进行登记、也可将大工程项目划分子项目之后再进行编目。

5、结语

此外，实物对象型科技档案的整理方法还可应用于产品档案和科研档案的整理，产品档案采用型号分类法，科研档案采用课题分类法，其整理的原理与方法基本相同。■

参考文献

[1]赵甲信. 关于加快推进档案管理工作步伐的几点体会[J].陕西档案 2008(06)

[2]赵鹏. 档案工作落实科学发展观的关键 [J]. 山东档案, 2005,(05)