办公室行政管理工作“角色”效率提高分析

摘 要：社会在发展，时代在变化，我国各行各业的发展变化也是必然的结果，包括办公系统也得到了改变发展。在现代的办公系统中，作重要的部分就是办公室，那么办公室的行政管理工作如何才能够有效的进行呢？本文对此进行了分析，并且还对办公室的行政管理工作的内容、职能、关键以及提高措施进行了分析。

关键词：办公室;行政管理工作;角色;效率提高

办公室行政管理工作主要就是办公室内的文书、档案等进行管理，让整个办公室能够显得干净整洁的同时工作的效率被提高。这是因为，一个企业的正常运转会产生非常多的文书、数据以及档案等，如果不进行分类管理等，会使得后期需要使用时出现困难，要么是无法确定资料是否是需求的部分，要么就是无法寻找到所需的资料。由此可见，办公室行政管理工作对于办公室而言是非常重要的。

一、办公室行政管理工作的内容和职能

（一） 内容。（1）文书类。这一块主要是负责将企业中的所有部门的文书进行收取、归类、发放以及存档等处理，因为，文件的内容、格式等各方面都会有所不同，所以，就需要依靠行政管理工作人员对其采用不同的存档和处理的方式，有针对的进行管理工作，然后，在处理完毕后，根据文书的性质等进行分类，让后期需要使用时，能够快速并且准确的寻找到。节约寻找的时间，提高工作的效率。（2）档案类。档案保存的工作中起到非常大作用的就是办公室了，因为部门上的档案几乎都是办公室来进行保存的。所以，在保存的过程中，一定要注意对档案进行分类，档案本身的类别就有很多中，比如视频、图片等。所以，在办公室进行档案保存工作时，一定要注意对档案进行收集、鉴定、整理以及利用，让档案能够发挥其根本的作用。（3）会议类。企业在运行过程中，一定会进行会议的召开，目的就是将所获得的新的信息等进行宣告，或是了解公司内部的情况等。在会议召开的过程中，无论是出于什么目的召开的会议，都会进行会议记录等，办公室对于会议类的文件进行管理时，不仅要做到为会议进行规划、记录会议内容，还需要对会议的审查制度以及报批制度进行管理。还有会议出席人员的分工、统计等也需要办公室行政管理工作来分配，使得各个单位的时间和资源不会被浪费，从而使得会议的效率和效果都能够有所提升。

（二）职能。（1）助手。当领导和单位想要进行新方案等的推出时，办公室基本上就是扮演的助手。办公室需要推出新的、有创意的计划和方案，帮助领导和单位进行新方案等的开发和推行。对于领导和单位而言，办公室就是左右手，不但会在重大决策时发挥做欧阳，平常的工作中也会给予一些实际可行的有创造性的建议意见，从而起到辅佐的作用。（2）参谋。之所以说办公室也是参谋的角色，是因为它在单位或领导想要出台政策的时候，需要办公室来进行工作的调研等，为领导的相关政策提供有利的依据，使得该政策的正确性能够得到保障。同时，办公室还需要对领导所需要的资料信息进行收集，为领导进行综合决策时出谋划策，保证最终的决策是最好、最合适并且最有效的。（3）执行。这个角色的环节主要是在领导作出了决策后，办公室将领导的决策贯彻执行到各个部门中，同时还要检查政策是否落实到位等。这一个环节非常的重要，因为关系都到整个企业未来的发展情况，但是，办公室的执行能力与各部门的执行力度有着直接的关系，所以，需要办公室将自己的执行能力提高，从而保证 领导出台的政策能够有效的执行下去。（4）协调。企业的发展最重要的就是员工们的凝聚力，而办公室在整个企业中就是起到的协调的作用，将上下级之间、平级之间的关系进行协调，保证上下级和平级之间都能够保持一个良好的关系，从而使得企业内部的工作能够顺利的进行。（5）后勤。主要是负责为企业提供做需要的东西，比如打印纸、中性笔等，包括打扫卫生都属于后勤工作，这个环节不仅需要办公室在企业有需求的时候去购买物品，更需要的是在工作之前就做好准备，办公室应该要做到未雨绸缪，使得企业的工作开展能够更加的顺利。

二、办公室行政管理工作“角色”效率提高的措施

（一）抓中心，找切入点。办公室的行政管理工作需要以自己本职的工作为中心。因为办公室的工作协调性等都比较大，使得办公室的部分员工在工作的过程中更想要彰显自己的业绩，而忽略了自己的工作中心。之所以要抓好自己的工作中心，是因为每个岗位的工作职责都是不同的，如果没有做好自己的本职工作，又怎么能够以此为基础去做其他的工作呢？办公室的工作具有细致性和繁琐性，所以，在办公室工作的过程中一定要先抓紧自己的本职工作，才能够做好其他的工作。而且，抓好本职工作还能够找到一个工作的切入点，刚才说到，办公室的工作很繁琐，所以不可能会一蹴而成的，需要找到一个切入点，才能够使得工作变得更加的容易。

（二）发现重点。上述中办公室所扮演的角色就是办公室做需要做的工作，由此可见，办公室的工作非常的多，就需要在开展工作时有一个工作的重点，否则盲目的工作会使得工作的效率降低，想要提高工作的效率，首先就是要找到工作的重点，以轻重缓急的程度来将工作进行排位，一件一件的完成，这样不仅能够保证工作的效率，还能保证工作不会因数量过多而被遗漏。而且，管理工作本身所接触的对象都是人，所以，办公室想要将工作你开展的更好，首先就要保证自己是坚持的以人为本的理念，以这个理念为基础来调动员工的积极性，使得工作的开展能够非常的顺利。

（三）把握难点。在整个社会乃至全球都不会一份工作是顺风顺水的，包括办公室工作，所以，在工作中遇到难道也是非常正常的事情，而办公室行政管理工作中最大的难点就是服务。行政工作中的服务工作包含的层面和范围非常的广，低到收发文件、中到上传下达、高到出谋划策等，每一个阶段的难点都不通，底层的工作更需要的是细致，而中层则是需要的协调性，高层则是需要的创新性。只要办公室能够将工作的难点等把握和处理妥当，就能够提高其办事的效率等。

（四）重视团队。办公室只是一个概括词而已，内部还分为很多的部门，而每一个部门都有自己的职责。但是，办公室本身就是一个大的团体，所以，需要各个部门之间能够充分的配合，将团体的作用展现出来。在行政管理的日常工作中，一定要重视团队的作用，让员工之间能够进行良好的合作，取长补短。这样不仅使得工作的效率提高了，还促使整个办公室的凝聚力增强了，同时也创造出了和谐的工作氛围。

（五）创新理念。上述中的职能中，有很大一部分都需要办公室保持一个创新的理念，这样才能够保证行政管理的方式等能够创新，而且随着社会的发展使得办公系统也快速的发展着，办公室的工作人员都面临着巨大的挑战，所以，为了保证办公室的工作能够正常的顺利的开展，就需要办公室保持自己的创新理念，做到与时俱进。

三、总结

综上所述，办公室的行政管理工作的内容主要有三大板块，而办公室的职能则有非常的多，可以说是全能的。对于办公室而言，想要发展的更好，就需要做到本文中所提到的，学会抓住中心、找准切入点等，这样不仅能够提高工作的效率，还能够使得办公室的工作人员产生更多的凝聚力。

参考文献：

[1] 杨烨，刘衡宇. 办公室行政管理工作的“角色”与效率提高[J]. 经营与管理，2015，09：70-72.

[2] 邹波. 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用[D].山东师范大学，2004.