条件格式的设置与应用

说到条件格式，那是Excel中我最喜欢的功能之一，非常非常的好用。这里我们所说的还不只是Excel格式菜单中的条件格式命令，还有更多奇妙的功能等着你呢！

技巧1：巧用单元格格式

你是否曾经在Excel单元格中任意输入4位数字，如“2315”，按下回车键后，该单元格的内容竟然自动转变为“PM2315CH”，并且显示为红色的字体。这是咋回事儿呢？

这可不是自动更正功能哦！自动更正只能实现将输入的固定内容转变，而不能是任意的数字。那究竟是怎么回事呢？没错，这就是“条件格式”的力量了！

一. 定义单元格格式

操作步骤：

1. 打开Excel，默认光标定位在文档的A1单元格，点击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图1所示。在对话框中点击选择“数字”选项卡下的“自定义”命令。

2. 在对话框中，选定并删除右侧“类型(T)”下面框中的内容，在英文状态下，点击键盘输入："PM"####"CH"[红色]。点击“确定“按钮完成定义条件格式的操作。

【Tips】

a) 输入的标点符号只能是英文状态下的。

b) 符号“#”代表数字，另外还可以用“？”来代替。两者的区别在于：当输入的数字小于4位时，前者会自动调整空间，而后者则用空白显示出来。如图2所示。

c) 定义的格式中，固定不变的内容必须加“”，如图2中的PM与CH。

d) 颜色可以用中文或英文单词表示，这取决于安装的Office软件是中文还是英文。但都必须输入到中括号中。

二. 应用单元格格式

对于我们自定义好的单元格格式，我们就可以象利用Excel本身提供的格式一样，进行操作了。

操作步骤：

1. 在当前Excel文档中，鼠标指针为形状时，从A1单元格按下左键并拖动到A10单元格，释放鼠标。

2. 点击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出的“单元格格式”对话框，点击选择“数字”选项卡下的“自定义”命令，移动右侧的滚动条再点周选择事先定义好的格式：[红色]"PM"####"CH"。

提示：在定义单元格格式时，即便将颜色输入到后面，如"PM"####"CH"[红色]，当定义操作完成后，系统会自动将其调整到前面。

3. 点击“确定”按钮，将上图中指定的格式应用到选定的单元格。

这样，在A1至A10单元格中只需要输入数字，系统会自动会加入“PM”与“CH”，并显示为红色了！

技巧2：巧用公式设置条件格式

呵呵，上述方法虽然好用，但不适合定义条件复杂的格式。如果要定义复杂的条件，那就得用“格式”菜单中的“条件格式”了！这里以图2所示表：部门销售情况表为例，如果实际的数值大于计划的数值，则用红色的显示出来。

操作步骤：

1. 用鼠标指针点击选定C3单元格，再点击“格式”菜单中的“条件格式”命令，弹出如下图4如示“条件格式”对话框。

2. 点击对话框中“介于”的下拉按钮，选择“大于”，在后面的输入框中定光标，再单击当前表中的B3单元格，即部门1计划销售的数值所在的单元格。

提示：在图8所示对话框中，点击前面的“单元格数值”后的下拉按钮，选择其中的“公式”，然后在其后的输入框中手动输入公式或函数，就可以定义出复杂关系的条件了。

3. 在图4中B3单元格显示的是绝对引用$B$3，由于部门2的将是B4与C4相比较，所以为避免向下复制格式时出现错误，在对话框中手动删除两个$符号。

4. 点击对话框中的“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在上方单击切换到“图案”选项卡。同样，你也可以在这里设置醒目的提示颜色。

5. 点击“确定”按钮退出对话框，完成对单元格C3的设置，如下所示，鼠标指针移动到C3单元格的右下角，由指针状态转变为“＋”状态时，按下指针拖拽到C6单元格释放指针，如图5。

6. 在图5中，点击C6单元格右下方的智能标记，选择其中的“仅填充格式”命令，实际数值大于对应计划的数值的单元格，都以红色显示出来。

本例通过“条件格式”命令中的“单元格数值”的简单设置实现了一些有趣的功能。其实，你还可以在“条件格式”对话框中，切换到“公式”时，然后手动输入公式或函数以定义出更加复杂关系的功能。很实用吧？不过还想要知道如何通过函数提取数据吗，且看下次分解。