书标在高校文档管理中的具体作用及有效维护

[摘 要]书标在高校文档管理层面占有非常大的部分，它即能很好的对文档进行分类，也能让读者快速的查找到所需要文档的位置。如何对书标进行有效的维护是文档馆日常工作的重要部分，也是急需讨论解决的一大问题。

[关键词]书标；作用；有效维护

一、书标的由来及其在书籍管理中的比重

书标是一种不干胶印刷品，长宽各约3到4厘米，分为一行到三行，常被粘贴于书籍下部用于标记书本编号信息。它于上世纪30年代的新文艺事业中诞生，被认为概括性的标志了成套丛书的性质。它的设计同时被评论价为推动了了新文艺之路的开拓步伐。文档馆书标作为书标的一种，它在今天被各种大大小小的文档机构广泛使用，它的使用构建起了文档和读者之间的一架宏伟桥梁，读者能够根据文档书标的内容很自由的，广泛的阅览到自己所感兴趣的书籍。

二、书标在文档管理中的具体作用

（一）书标在丛书分类中的基本作用

书标有揭示书本性质、文档排架、搜索文档等不同作用。它能将文档的具体信息内容录用进去，包括索引号，馆藏位置等。文档馆作为一个收藏书籍的场所和向公众借阅书籍的平台，将众多不同的文档管理分类对其来说着实是件非常棘手的问题。在对丛书的分类方面，书标的使用很大程度的减少了工作量。书标可以在系统上首先对丛书进行大概分类，比如如理工类书籍和文学类书籍的区分。在此之后，文档管理人员可以凭借划分好的大致范围进行更加细致的归类，拿理工类书籍来举例：可将理工类在书标中继续分为数学、物理、化学、机械、电气等内容。而此时的文档分类已经很好的将文档范围缩小。在第二类分类的基础上，书标可以继续对于文档进行精确定位。这一阶段的文档可以凭借书标进行多方位的归类。比如出版日期、出版单位、或者更加细微的专业种类等。文档也可以依据书标结合读者们的阅读习惯进行排版放置，将书标的排序功能充分的表达出来。

总之，在文档馆对书籍分类的环节方面，书标极大的减少了了分类的工作量，并在此中起到了举足轻重的作用。同时对那些被添加书标的文档，更加能直观的体现出其本身的文档性质。读者能够通过文档图标直观的了解文档所包含的大致内容，读者就可以借此选择出自己所需要查找或者感兴趣的书本。同时某些书标上也可以对该文档进行详细的备注，让读者查阅时能够更加直观的找到所需要的知识部分。

（二）书标在公众或者管理员查阅中的作用

书标的作用不仅仅局限于简单的归类问题，当在查阅寻找书籍的时候，书标起到的作用也是十分巨大的。试想，当没有书标对文档进行归类的时候，读者要在文档馆查找出一本他想借阅的文档是一件多么艰巨的事情。拥有着目标却没有方向，这无异于海底捞针。一所文档馆将文档附上书标进行分类目的不仅是让文档归类整齐，更重要的是大大的方便了读者查找文档的效率。无论是传统文档馆还是现代化文档馆，当要查阅一本文档的时候，只需要根据书标进行简单的搜索就可以很快速的知道文档所在具置。同时对于文档馆管理员人员来说，将读者归还的书籍放置回原来位置时也不再用担心找不到文档原来所在位置等问题。他们只需要根据文档书标上的编号内容进行查找就可以准确无误的找到书本原位，并且在对文档馆文档进行统计和检查时也能够很方便的知道是否有出现文档丢失的现象，不至于因书籍摆放位置混乱导致文档馆资源蒙受不必要的损失。所以，书标的使用对文档管理来说是极其重要的。

三、文档书标的有效维护

（一）文档书标的破损原因分析

现在的文档书标大致是不干胶的纸质印刷品。作为纸质材料其本身就具有易损坏的先天不足之处。在文档的长期放置过程中，书标可能经过细微的化学反应导致其渐渐黄化，其粘性度便会随之减弱，到最后书标就会极易开胶甚至脱落。另一方面，一本文档若拥有了大量借阅量，在读者借阅时必然对书标处进行或轻或重的磨损。时间久了，书标表面就会出现大大小小的磨损面。而书写在书标上的文档信息就会变得模糊甚至丢失。这样，对于这本文档的借阅和分类便会受到很大影响。这不仅加大了读者的查找难度，也增大了文档馆管理人员的工作量。

（二）文档书标的有效维护方法及改进措施

面对不可避免的重重书标损坏情况，文档馆应该加大对于文档书标的维护力度。其中，对于放置过长时间已经老化的书标，文档馆应该制定相应的维修计划，如对文档进行例行的或大或小规模的文档书标检查及更换行动。详细的说就是每周一次小检察，每月一一次大检察。拿文学类文档举例来说：在第一周对历史类文档进行检查和更换。到下一周周一对艺术类文档再进行一样的检查工作。以此类推，到月底时就对整个文学类文档进行大检。在此基础上，文档馆可以对那些存放时间过长的文档进行抽查，保证失效的书标能够及时的被发现。这样既保证了书标能够得到及时的检查维护，保持了书标的大致更换频率。也大大减少了文档馆管理员的工作量。同时，对于文档馆引进的新书，相关管理人员应该及时给文档贴上相应的文档书标，以避免出现漏贴状况的发生。

在文档书标本身的层面，文档馆也可以通过改进书标的方式来有效维护书标。举例来说：文档馆可以在原本书标表面上添加防磨损的贴膜。或者利用先进的电子技术，创新书标样式，做出即环保又耐用的电子书标。也可以在文档的内侧贴上备用书标，用来放置外侧书标掉落导致的不必要麻烦。

四、总结

文档馆给文档添加文档书标的方法对于读者和文档馆来说都是一个很好的归类查找方式，它的作用在文档馆的日常管理中的重要程度是有目共睹的。对于文档书标的维护一直以来也是各个文档馆的一项非常重要也是棘手的工作项目。现在对于文档书标的维护方式层出不穷，有的相对便捷，有的则更加科学。在此，文档馆的文档管理人员应该取其精华，弃其糟粕，选择出一个最适合的维护方式。让今后读者们在文档馆查阅书籍得以更加方便。让书本与心灵的交流不再存在那条隐形的鸿沟。