基于业务流程优化的志愿者管理信息系统分析与设计

摘要:近年来志愿者活动飞速发展,但是有效的志愿者管理体系在志愿者组织中尚未建立,志愿者管理工作仍处于初级阶段。针对这一情况,本文在借鉴目前现有的研究成果基础上,以中国矿业大学为例,针对大学生志愿者活动中出现的问题进行深入分析研究,找到解决问题的办法,并以此构建中国矿业大学志愿者管理系统,以便更好地为开展大学生志愿者活动服务。

关键词:志愿者;管理信息系统;流程优化

中图分类号:TP311.52 文献标识码:A 文章编号:1007-9599 (2012) 13-0000-02

目前志愿者活动在社会上开展的如火如荼,许多学者和专家对志愿服务活动的社会意义和价值、志愿服务活动中存在的问题、遇到的困难及发展趋势开展了积极的研究,但关于高校大学生志愿者活动管理流程优化及管理信息系统建设方面的研究较少。现有的研究成果主要有:

学者谢盈在《论高校青年志愿者活动的管理》中谈到,高校青年志愿者活动发展的如火如荼,但缺乏科学、规范、稳定的管理运行机制。在高校青年志愿者活动的管理中,应明确管理主体、管理原则和管理制度,使这项活动能走向规范与稳定。李波和俞仙妙在《对高校青年志愿者组织管理方法的思考》则强调,从志愿者组织成员的招募、组织结构的设计和培训及建立健全组织的激励制度三个方面对青年志愿者组织传统的管理方法进行改革和创新,从而使高校志愿者工作更好地适应社会发展的要求。学者丁红莲等在《建立高校青年志愿者工作长效机制的几点思考》中认为,高校志愿工作应准确,以学生为本,通过志愿活动完成学生的自我实现为目的,建立高校青年志愿者的长效机制。

一、志愿者管理工作现状

通过调研,我们总结中国矿业大学现有的志愿者管理工作主要包括三大模块:志愿者注册、志愿活动申报及认证、志愿者招募。现就志愿者注册和活动申报认证做详细说明:

志愿者注册:新生入学之初以班级为单位发放纸质申请表,由同学填写之后上交,等待上级组织进一步审核通过,纸质表格逐层向上递交,最终交由校团委分管部门统一登记保管。

志愿活动申报及认证:志愿者组织自行组织志愿活动,活动之后递交志愿活动认证表反馈信息。每学期由班级团支书整理信息向上级递交总结,上级根据材料进行认证。

二、存在的问题及不足

通过对上述工作流程的分析,我们发现中国矿业大学志愿者管理工作流程存在诸多不足:

1.由班级统一发放表格给大学新生,缺乏前期宣传推广,志愿者报名积极性不高,且存在强迫嫌疑;

2.报名之后组织不提供审核成功与否的反馈信息,且成功之后也没有鲜明标志,组织和志愿者之间缺乏沟通,激励效果不明显

3.报名信息由纸质档逐层递交,不易保管,且转成电子档浪费时间。

4.志愿者申报活动没有相应审批环节,在活动进行完成后也并不对活动本身进行认证;

5.志愿者活动的认证没有对时间的认证或者分级,降低志愿者参与活动的热情;

6.志愿者招募缺乏灵活性,不能有针对性的选择有特长的志愿者,使志愿者的特长与活动需求不能有效对应。

三、志愿者管理工作业务流程优化

基于上文对中国矿业大学志愿者管理工作流程的分析,利用业务流程重组方法,将志愿者注册、志愿活动申报及审批、志愿者招募管理工作流程修改如下图所示:

四、志愿者管理信息系统的分析和设计

(一)系统构架

上图中横向表示系统开发的不同阶段:系统分析、系统设计和系统实现,纵向代表系统的不同研究层面,包括数据、逻辑、过程和功能四个层面。在数据层中,本文所构建的系统将采用MySQL数据库对数据进行存储和管理,为了数据交互和传递的方便,中国矿业大学志愿者管理信息系统的各个模块所用的信息都将存储在同一个数据库中。在逻辑层中,采用面向对象的方法进行分析。在功能层中使用用例图进行分析和设计,使用HTML和JavaScript语言编写用户界面。本系统实现了过程和逻辑的分离,增强了系统的灵活性和稳定性。

(二)系统模型

根据志愿者管理信息系统的体系结构,分别设计出系统的数据模型、功能模型、过程模型、和接口模型。以功能模型为例说明。根据上文所设计的志愿者管理体系业务流程的分析,中国矿业大学志愿者管理信息系统的用例图如下图所示,该图描述了系统的8个主要参与者和20个用例。

五、结束语

本文通过深入调研中国矿业大学现有志愿者管理体系运作流程、志愿者工作组织架构和志愿服务活动开展情况,密切结合志愿者管理、志愿服务活动开展的需求,吸收借鉴其他领域应用管理信息系统(MIS)的成功经验、方法和工具,充分利用组织行为学的分析方法、业务流程重组理论和管理信息系统等方法,整合集成目前各方面零散的研究数据,探索建立一套支持志愿者网络化管理的信息系统。

本文所构建的新系统采用ASP为WEB开发平台,MySQL数据库为依托,系统采用基于B/S的三层结构模型和面向对象设计方法,采用存储过程实现对底层数据库的造作,可以在校园的任何地方通过浏览器使用该系统。

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