文秘人员做好文书档案管理工作必备素质初探

单位有大小，分工有不同，但每个单位都少不了文秘人员这个重要的岗位，文秘人员除了要承担行政事务、综合服务等方面的工作，最主要的工作内容还是文书档案管理。文秘人员作为文书的管理者，决定着文书管理的质量和文书档案的质量，只有拥有良好的素质，才能出色地做好文书管理工作，这既是文秘工作内在性质确定的，也是由文秘工作客观规律决定的。笔者通过长期实践感到，文秘人员的必备素质包括道德修养、业务能力和工作的艺术性等方面。

一.文秘人员良好的道德修养，是做好文书档案管理工作的首要素质

道德修养是人的道德活动形式之一，是个人自觉地将一定社会的道德要求转变为个人道德品质的内在过程。道德修养要通过道德实践活动促使道德原则和规范转化为人们内心情感、意志和信念，道德修养对于纯洁人们的道德意识、培养人们的道德品质、形成人们的道德行为，进而达到理想的道德境界具有重要意义，所谓德才兼备，以德为先。

文秘人员作为领导的助手，承担着会议记录、文稿起草、文件处理等文书档案管理工作。会议记录是文秘人员在会议过程中，把会议的组织情况和具体内容记录下来，以文字形式最大限度地再现会议情境的行为。会议记录要求文秘人员一要忠于事实，不夹杂记录者个人情感，不允许有意增删发言内容；二必须忠实原意，不添加观点、主张，断章取义，尤其是会议决定，更不能有丝毫出入；三会议记录一般不宜公开发表，如需发表，应征得发言者的审阅同意等。文稿起草一般要经过初稿、修改、定稿三个阶段，文秘人员不光要掌握公文基本格式，文稿的草拟要领，还要求能准确把握新形势，不偏离主旋律，不断提高思想认识，培养大局意识，能根据现行的政策或上级机关的要求，按照领导的意图和主张起草，经与领导合作反复修改形成正式文稿。而文件的管理更是有严格的制度要求，无需赘述。这些都要求文秘人员应具有良好的道德修养，在实际工作中能坚持原则，保守秘密，觉悟高，讲诚信，守纪律，并且把自身良好的道德修养贯彻到文书管理工作实践中去。

二、文秘人员较强的业务能力，是做好文书档案管理的重要素质

能力，就是指顺利完成某一活动所必需的主观条件，是直接影响活动效率，并使活动顺利完成的个性心理特征。业务能力是指个人能运用所掌握的知识和经验顺利完成某项工作，或胜任某项任务的素质条件，业务能力的强弱直接影响到工作的质量和效果。

文秘人员的业务能力主要是指规范起草和处理公文的能力，而要具备较强的业务能力，首先要会学习，就是要求文秘人员不但要树立终身学习的理念，与时俱进地学习上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理解其精神实质和政策界限，同时积累公文写作知识，打牢公文写作基础，做好相关知识储备，勤于思考，善于总结，并能迅速领会领导意图，将上级的政策、精神加以具体化；其次要能认真谋篇布局。在熟悉规范的公文基本格式基础上，保持清晰的思路，思维缜密，考虑周全，做到心中有数，胸有成竹，草拟出合理裁剪，突出重点，布局得当的提纲。三需对文稿进行精雕细琢和提炼润色。要能对平时积累的工作素材进行系统梳理、认真归类和精加工，通过敏锐的政治观察力和分析判断力，使文稿在格式上保持布局的规范性、合理性，在文字上达到表述的准确性、科学性，在篇幅上讲求整体结构的紧凑性、美观性，使文稿主题突出，有较强的针对性和指导性，最终达到完美效果。四是能按规定处理各类公文。即按公文处理规范性文件的要求，通过收、发处理的每一个环节，使公文流转处理依顺序进行，发挥最大效用。较强的业务能力是提高文书质量和顺畅流转处理公文的有力保障，是行政管理高效、高水准的重要体现，也是管理文书工作的文秘人员应具备的重要素质。

三、文秘人员工作的艺术性，是文书档案管理提升水平的保障

文秘人员工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名出色的文秘人员，不仅要具备广博的科学知识，同时，应清醒认识自己所处的位置，找准自己的坐标，讲求工作的艺术性，掌握工作的方式方法。

1.要懂得尊重。懂得尊重他人是有教养的表现，也是为人处事的高尚品质，我们每个人在单位所从事的职业只有分工的不同，没有高低贵贱之别，一个真正懂得尊重他人的人，必然会得到他人的尊重和支持配合。作为一名文秘人员，因其与领导的密切关系以及文书管理岗位的重要性，更要学会以平常的心态面对人和事。尊重领导，尊重同事，对领导不卑不亢，对同事真诚友善，才能妥善处理好各种工作关系，创造和谐办公环境，获得领导和同事的信任，在领导的指导和同事们的协助下，集集体智慧和经验，做好文书档案管理等工作。

2.要能分担。领导也是从普通干部成长到拥有一定政治地位的人，也会因各种原因，遇到工作压力产生低落的情绪。文秘人员要学会主动与领导沟通，多从领导的角度思考问题，主动为领导分担一些工作，与领导分享工作取得的成绩和喜悦的同时共同承担责任和压力，面对挫折与失败。在领导冲动的时候，尽到提醒义务，避免领导因决策失误；在领导因工作失误情绪低落的时候，能从旁开导和舒缓情绪。逐渐建立起与领导之间的深厚感情，获得领导的信任，使你建设性的参谋建议能顺利进入领导的视听，共同成就高质量、高水平的文书。

3.要有责任心。责任心不仅是一种习惯，一种素质，更是一个优秀的人的必备品质，责任心能保证工作不出差错，达到完满效果，工作水平、工作质量不断有新的飞跃。一个具有责任心的文秘人员，会认识到自己的工作在单位中的重要性，把实现单位的目标当成自己的目标，以挑剔的眼光看待工作，以追求完美的态度对待工作，想领导之所想，急领导之所急。有人曾经这样形容过责任，“责任通常分为两种，一种如清茶，倒一杯是一杯，永远是被动的；一种如啤酒，刚倒半杯就泡沫翻腾，永远是主动的”。在文秘岗位上就要像啤酒，以强烈的责任心去做好文书管理工作，让自己满意、同事满意、领导满意。

4.要会统筹兼顾。就是要求文秘人员有全局意识、科学筹划、兼顾各方。文秘人员有时工作头绪多，工作任务难易参杂，就文书档案管理而言，可能一天当中会有几个文稿起草或公文处理等着办理，有时时间要求特别紧张，就必须学会“十指弹琴”，科学安排时间，明确工作重点，分清轻重缓急，先易后难，先急后缓，在做容易的工作同时可以边思考较难的工作，等做完了容易的，再集中精力突破难的。不能“眉毛胡子一把抓”，主次不分，要在全面分析的基础上，经过深思熟虑做出正确判断后，再着手去做，避免走弯路，保障文书管理工作的效率。

文秘人员是单位文书档案管理的执行者，只有具备了良好的道德修养、较强的业务能力、掌握了工作的艺术性等三方面素质才能很好地履行岗位职责。文书档案管理水平决定着文书档案的完整和质量，文书档案是文书材料真正体现价值的归宿，为此，文秘人员做文书档案管理工作时一定要有较强的为单位存史档案意识，做到应收尽收，应存尽存，实现真正意义上的文书档案管理效用最大化，使自己成为一名出色的文秘工作者。

（作者单位：江西科技师范大学档案馆）