论档案信息开发的困境及对策

摘 要：文章提出了目前档案信息开发面临的主要问题，并提出了档案信息资源开发应采取的应对措施。

关键词：档案信息；现代管理；馆藏结构

中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2013）01-0170-01

信息成为一种资源已是人们普遍的共识，开发具有原始记录作用的档案信息资源，为社会经济、政治、文化、科技、教育的发展提供服务，已成为档案部门的核心任务之一。

一、当前档案信息开发面临的主要问题

目前，档案信息开发的进程中面临着来自于观念、实践、理论等各方面的障碍，成为档案工作理论研究与实践共同关注的焦点，其中普遍存在的问题有以下几点：

（一）社会档案意识缺乏

长期以来，档案给予公众的印象是神秘的，了解、接触档案的机会甚少，同时档案管理部门重管理轻开发的工作思路指导下，在档案开发利用方面的人为设定了种种规定，也使得长期以来档案的利用效率低下，无人问津。社会档案意识对于档案信息资源开发的影响主要表现在三个方面：一是档案利用需求；二是档案利用政策；三是档案服务观念。一些单位既不注意保管档案，也不注意利用档案，档案需求低，档案的完整齐全也难保证，档案信息资源开发利用过程中自然就会出现难以解决的障碍。

（二）档案现代化管理水平滞后

当前的档案现代化管理状况并不乐观，一方面，档案现代化管理存在缺乏通用性的问题，档案管理部门使用的管理软件层次不一，检索工具滞后，缺乏规范性、开发性又不强、服务性与共享性也较差，无法满足档案信息资源开发共享的要求，造成资源浪费，严重影响档案现代化管理水平的提高，阻碍档案信息资源开发进程。另一方面，档案工作者的现代化管理水平偏低，甚至有现代文盲现象，许多档案部门缺乏专业人才，其中更紧缺的就是善于处理档案、信息的复合型人才，现代化设备即使被引进，仍然不能发挥作用。

（三）档案工作者的素质偏低

档案工作人员对于档案信息资源的开发缺乏重视与探究，对档案信息资源开发工作也是一直处于被动的状态，缺乏责任感，通常都是为了执行上级部门领导下达的命令或者是完成本部门的年度工作目标，才去主动进行档案信息资源的开发，即使开展档案信息资源的开发这项工作，档案工作人员在开发过程中也未能做到积极探索。除此之外，大多数的档案工作人员都持有一种将档案“保护起来”的心理状态，认为档案就应该是“保护起来”，确保档案的安全完整，才是档案工作最后的目的，因此，对档案信息资源开发顾虑重重、畏手畏脚，生怕担负某种过失责任，更有甚者不敢或不愿向外界传输档案信息，从主观上限制了档案信息资源的有效开发。

二、档案信息开发应采取的措施

鉴于以上所阐述的档案信息资源在开发过程中面临的问题，档案信息资源开发应采取以下应对措施：

（一）转变固有观念，解放思想

首先档案工作人员要从思想上、心理上转变观念，转变认为将档案保护起来就是档案工作最终目的的心态，要坚持“藏”与“用”并重，变被动服务为主动服务。档案工作人员主动与用户交流，在交流中了解用户的心理与需求，其次档案部门应该采取一定的措施，让用户知道他们可以利用到哪些档案；也可以进行一些档案利用的反馈调查，在调查中向档案利用者阐明档案信息资源开发的目的是为民所用，并向用户提供可行的档案

利用服务的方式，帮助他们树立对档案部门的信任。

（二）完善馆藏结构，增加特色与提升吸引力

档案部门应进一步明确接收和征集范围，将档案的接收范围扩大化、类别多样化、内容优质化，把有利于丰富和完善馆藏结构的具有科学研究价值、历史参考价值与凭证价值的各方面齐全完整的档案收集进馆，接收征集一些关乎民生、贴近生活的、能够为广大人民群众易懂易用的档案，搞好档案信息资源的综合开发利用，开拓新的服务领域，使广大人民群众都能够方便地利用到档案信息资源。对于不同载体的档案信息资源要通过各种途径进行搜集、保护、开发。

（三）改善档案者知识结构，培养综合型人才

对档案工作者的知识结构进行提高和改善是档案信息资源开发的必要步骤，要改善档案工作者的知识结构，培养综合型人才，首先，档案部门要积极引进相关的计算机人才与网络维护人才，并组织培训档案业务，使其熟悉档案工作的业务流程，了解档案系统设计的要求，将网络信息资源开发、信息、数据库建设、网络安全等技术支撑方面的工作独立承担起。其次定期对档案管理人员进行档案知识更新的培训；不断地改善档案工作者的知识结构，为档案信息资源的开发奠定人力基础。

三、结语

档案是国家宝贵的信息资源，具有着其他信息资源所无法相比的原始记录作用，是第一手资料，内容广泛，形式多样，门类众多，数量浩瀚，具有经济、政治、科学、文化等各方面的参考凭证价值。充分开发档案信息资源，是实现档案自身价值的根本途径，是发展档案事业的需要，能使档案工作更好地为社会发展与进步，为社会各界人士的生活、工作、学习提供服务。

作者简介：周燕（1975-），江苏盐城人，供职于盐城师范学院，研究方向：档案管理。