关于建筑工程档案管理思考

摘要：经济的发展带来了建筑行业的巨大变化，建筑工程档案的管理也需要在变化中提高，但是许多施工单位对档案管理工作重视不够，缺乏科学管理，工作流于形式，出现了大量的问题，给工程验收带来的困难。目前，需要从思想观念、人员培训、技术升级、科学管理等多个方面主动采取措施，解决档案管理中出现的问题，让档案管理成为施工企业发展的有力工具。

关键词：建筑工程档案 管理 问题对策 探讨

中图分类号：TU198 文献标识码： A

1.建筑工程档案的编制要求

建筑工程档案的编制要求必须真实的反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，责任者的签章手续必须完整齐全。档案资料必须使用原件，如有特殊原因不能使用原件的，应该在复印件或者抄件上盖上公章并且注明原件的存放处。 档案资料的签字必须使用档案规定的专用规定用笔，工程资料宜采用打印的形式，并且应该手工签字。档案资料的图片及声像资料必须要图像清晰、声音清楚，文字说明或者内容准确。

2.建筑工程档案管理现状

2.1管理人才匮乏，制度缺失

数字化时代下，对建筑工程档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。但在当前的管理实际中，多数档案管理人员不能跟上时代的变化需求，掌握电子档案管理知识的高素质技术人才严重紧缺，手工操作的管理方式，降低了档案管理效率。同时，在档案管理中，兼职或一人多职的现象突出，档案管理人员专业知识缺乏，服务水平不高。另外，在当前的建筑工程档案管理中，多数建筑工程单位未加强对档案法规及其管理制度的学习，档案管理制度缺失，造成档案管理中的随意性较大。加之建筑工程涉及多个单位部门，各部门在档案管理中各自为政，缺乏沟通，管理整体性缺乏。

2.2管理意识薄弱，技术设备落后

由于建筑工程档案管理不能够直接产生经济效益，因此在工程建设中，档案管理未得到应有的重视，导致建筑工程档案管理存在着敷衍性质，专职档案管理机构缺乏，无法实现建筑工程档案管理的有序化、系统化。同时，在工程建设中，建设资金多投入到工程生产环节之中，对档案管理的投入不够，不仅导致了专业工程档案管理人才的流失，同时还导致档案管理中技术设备（如扫描仪、数码相机以及计算机等）严重缺乏。

2.3归档缺乏完整性，档案质量不达标

据统计，在当前的建筑工程档案管理中，由于归档不及时、缺乏规范性等，归档的完整性严重不足，归档档案的完整率低于80%，档案“回补”现象突出，虚假填写等不良现象大量存在，档案的真实性与同步性都遭到了严重的削弱，档案价值不高。此外，在建筑工程档案管理中，档案管理质量不容乐观。一方面，档案内容质量不达标，内容不完整、不规范、错漏以及遗失现象严重；另一方面，档案案卷质量偏低，封面、装订以及编写等方面都缺乏规范性，漏编或缺页的现象非常普遍。

2.4技术资料不真实。

真实性是工程档案的生命。虚假的工程技术资料不仅给工程质量评定带来错误的结论，还会给工程今后的维修改建带来误导，造成麻烦和不良后果。工程档案的编制不与工程同步进行，施工技术资料中一些重要的检测记录，是根据允许误差范围编造一个数据造假出来的，填写虚假数据，与工程实际情况不符；分部分项的检验批验收记录更是按工程名称套改而成，只把幢号和层次更改一下，资料内容完全类同，技术资料失去真实性。

2.5签章手续不到位。

履行签章手续是为确保技术文件的真实可靠，明确施工监理人员相应责任。在工程技术文件形成过程中，一些重要内容本应由施工、监理负责人来签字盖章确认，如隐蔽工程验收记录、基础及主体结构的验收记录、分部（子分部）验收记录等，但是在技术资料中，建设、施工、监理各方签字都是同一人的笔迹到底，只是资料员一个人代签，有的是用印章代替签字，技术资料未经签字者本人确认，签章手续不到位、不规范，签章手续失去应有的意义和作用。

3.改进建筑工程档案管理的措施

3.1思想上要重视建筑工程档案的管理工作

建筑工程中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工时即将交付验工的时候，才开始应付整理，这给档案工作带来了很大的难度。其主要的原因在于工程建设管理过程中，项目部对建筑工程档案在思想上重视的程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对于资料整理都是被动应付。

3.2提高档案管理人员素质

随着现代科学技术、信息技术和数字化技术的迅速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，已经不再是以往单纯的档案管理员，就应由以前一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为现在“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家。建筑工程档案管理工作是一项专业性较强的工作，要求从事建筑工程档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。特别是在当今社会和经济生活的快速发展中，对建筑工程档案工作档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求，如果档案人员知识过于老化单一，面对不断更新情况，新问题就很难提出解决的办法，档案管理不仅要熟悉建筑工程工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各类项目档案的整理和管理方法，了解建筑工程发展的现状及发展方向，运用科学的档案理论、新技术来指导和改进档案工作。

3.3健全体制，确保施工资料同步。

在建设工程项目管理中，建设单位应把档案管理工作纳入工程项目管理之中，建立健全档案管理体制，明确工程项目档案主管领导，配备专职档案人员，同时把工程档案的收集移交列入工程施工合同中，明确工程档案的编制要求和责任。及时做好工程技术资料的记录与收集工作，是确保工程技术资料真实、准确的前提和基础，同时也能有效地避免工程竣工后“闭门造车”补做资料的现象。

3.4把握档案工作环节，科学和合理地分类归档

档案管理工作的首要环节是收集资料，在档案管理工作中处于最基础位置，只有认真做好档案资料的收集整理工作，我们才能保证档案管理后续工作的顺利开展。建筑工程档案根据资料的特殊性，房屋建筑的使用年限，分为临时建筑和永久，在整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，并按短期、长期、永久三大保管期限，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等工作。在每个项目竣工、工程验收合格后，及时进行材料的全面整理，查缺补漏。在各级部门验收合格结束后，针对存在的资料问题和不足，要认真整改，并及时做好归档，做好保管工作，以方便日后对资料的查档利用。

结语：我国建筑市场的竞争日益激烈，与工程建设有关的各项管理都要提高效率，为企业的竞争服务，施工单位需要清楚地意识到档案管理工作是一个具有很大提升空间的重要竞争领域，只有加大制度改革的力度，提高档案管理人员的素质，才能够好的发挥工程档案在建设中的作用，才能让工程档案管理真正为企业发展服务，为保证工程质量服务。

参考文献：

[1]彭慧军，《对建筑工程技术资料管理的几点思考》[J].山西建筑，2008年

[2]李仁军，《浅谈建筑工程档案的阶段管理》，论文库， 2011年