费用控制系统在企业中上线的问题

摘要：费用控制系统改变了企业传统预算控制与费用报销的管理体制。费用控制系统在企业中的实施目标主要有两大方面：第一，在预算控制方面，传统的预算管理是通过Excel表格填制预算表，逐级审批后，按最后敲定的预算方案实施预算控制，但预算具体实施情况难以得到及时的反馈，以至丧失了企业制定预算计划的初衷。而费控系统采用现代信息技术将制定好的预算表单直接导入系统，企业所有人员在填制费用报销单据时，都必须严格控制在预算范围之内，否则报销单据无法进行流转，这样就发挥了预算对费用的控制功能。第二，在费用报销方面，费控系统改变了传统的填写纸质报销单据的做法，避免了领导无法及时批复报销单据的现象，简化了员工与管理人员在费用报销方面的工作量。然而，企业上线费用控制系统还存在很多问题，在预算控制方面并没有起到对各项费用严格管控的作用，同时，费用报销的流程也并未简化，对会计人员来说，也并未简化工作，反而增加了票据审理和每月及时做账的工作量。

关键词：费控系统、预算控制、费用报销、票据审核

正文

随着信息技术在财务领域的应用，会计各类工作的电算化已经成为了会计领域的必然趋势，它不仅对会计理论、会计事物、会计数据处理手段进行了翻天覆地的改革，同时也对企业会计的内部控制制度提出了新的挑战。而作为会计日常工作中一个重头项目――费用，在近几年也走上了信息化的道路。当然，费用方面的信息化在促进会计工作全面信息化的同时，也给预算控制与费用报销工作带来了很多新的、待解决的问题，而且也给会计信息的安全性带来了巨大的风险。目前市面上各类费用控制系统如雨后春笋层出不穷，通过对各类费控系统的学习和分析，可以总结出：费用控制系统的核心目的是帮助企业有效实施预算管控，减少费用报销在审批流程等方面的复杂程度，改善会计人员的费用审核、付款、填制凭证等工作状况，帮助管理人员节省时间使其可以有更多的时间专注于更重要的企业经营活动事项，有效节约企业成本，提高会计人员乃至企业全体人员的工作效率。然而，在现实操作过程中，费用控制系统所带来的问题，给企业内部控制机制提出了新的更富有挑战性的要求。

一、费用控制系统的功能。

介于企业在日常办公过程中，除了产生各项经营成本以外，费用就是企业最主要的支出的基本情况，越来越多的IT服务行业开始致力于预算规划、费用管理等方面的研发。而费用控制系统就是主要针对企业生产经营过程中产生的各类费用进行的严格管理、合理控制。现行企业需要加强的内部预算、费用控制管理工作有很多，主要可以归纳为以下几个方面：预算管理、借款申请、费用报销、费用分摊、费用审批、费用控制和费用支付、费用归集等。费用控制系统通过科学有效的管理方法规范企业预算管理和费用管控，可以更好进行费用分析和预算控制，评估企业、产品及客户的盈利能力。费用控制与预算管理解决方案是以企业费用与预算管理为核心，围绕财务审批流程，从单据的填制、费用的事前申请、费用报销、费用核销（借支管理）、费用支付、票据管理、资金管理、预算管理及账务管理等环节，实现预算、费用管理核算过程电子化，并能时实生成各种管理报表，同时进行数据分析的财务管理系统，统适用于各行业。目前现有费用控制系统针对费用报销与预算管理方面的解决方案是：把以传统的填写纸质单据的方式进行的借款、报销、申请、支付等工作的审批流程，通过科学的规划结合预算管理，在信息系统中实现合理的规范管理，费用控制系统与预算管理的解决方案改变了传统的手工核算处理，提高了工作效率，使财务管理透明化，帮助企业提高核心竞争力，有效降低成本。除了以上基本功能以外，有的费用控制系统还为会计人员提供凭证导入功能，即费用控制系统提供与用友U8系统和金蝶系统的凭证借口对接功能，可以将在费用控制系统里审核通过，且完成网银付款的单据，直接在用友或金蝶系统里生成凭证，减少了会计人员的工作量，提高了工作效率。

二、费用控制系统存在的问题。

1、费用控制系统的一大功能就是将已经做好的预算导入系统，或直接在费用控制系统中做预算，以便为费用报销提供一个衡量标准。但是，预算仍然需要手工制作后再生成电子表单，而不是由系统根据上期的费用报销情况，自动在系统内生成一个合理的预算计划，因此并没有减少预算计划制定的工作量。另一方面，费用控制系统中的预算数据是可以通过“预算追加申请单”进行修改的，即当企业某一部门或某一人用的报销超过了预算金额，造成报销单据无法在系统里流转时，可以通过提交“预算追加申请单”的方式增加预算金额，而预算追加虽然经过领导审批，但有时受个人主观因素的影响，可能会导致预算过度增加，造成没有充分发挥系统的预算控制功能。如果采用将费用控制系统的预算功能设计成无弹性预算，即一旦预算通过审核，就不可以再进行任何修改了的方式进行预算控制的话，也是不符合企业现实生产生活需要的。如企业的销售部门，一定会发生招待费、会议费、广告费等费用，而这些费用中，只有广告费可以提前预测，销售人员可能会因为紧急情况临时与客户见面洽谈合作事宜，就会产生预料之外的招待费与会议费，因此极有可能超预算。如果将预算功能设计成无弹性的，很有可能会影响企业的销售任务的完成，和销售目标的实现。

2、费用控制系统的费用报销过程改变了传统的手工费用报销、领导逐级手写签字审批的方法，解决了审批人员因出差等情况，不能及时审批单据的问题。但是费用控制系统中的单据填写以后，在其逐级审批过程中，审批人员不能见到纸质单据，很容易造成前面的业务领导审批通过以后，到达会计人员时，会计人员发现了纸质发票的错误，或发票与系统填报的内容不一致，致使单据退回后，二次审批的现象较多。不但没有节省时间，简化工作，反而增加了企业所有参与单据流转过程人员的工作量。

3、有的企业会设立专项费用的审批与报销，系统中针对专项费用的申请与报销流程较为复杂。企业一般会将如业务招待费、促销费、会议费、培训费、广告费等费用设立为专项费用。这些专项费用首先需要再系统里提交申请，申请由相关人员审批通过后，报销人员才可进行报销单据的填写，否则不可进行报销单据填写，且申请金额多于实际报销金额的，将多申请的金额可以退回预算金额中，即不再占用部门预算，若申请金额少于实际金额的，则只可对在申请金额以内的部分进行报销，其余部分需要重新提交申请，审批通过后方可报销。这给业务人员带来了很多麻烦，而且会计在进行账务处理时，必须根据系统打印的纸质单据，针对一个项目而做两笔账，增加的会计人员的工作量。而且在调查中，发现，大部分企业人员现实工作中都是先花钱，再根据实际费用填写申请单，然后再进行报销。这样的话，费用控制系统就完全没有起到控制的作用。

4、费用控制系统为了方便报销单据的检索，一般会提供条形码扫描功能，通过扫描条形码可以自动检索出对应的电子单据，方便会计针对电子版已经过审批的单据来核对纸质发票与单据。但扫描条形码的代码编译经常出现错误，即条形码的扫描系统编程不稳定，甚至存在扫描后系统直接死机的现象。另一方面，报销人员打印的纸质单据不清晰或弄污、弄皱都会造成单据无法进行扫描检索，这样会计人员只能在审核单据时，手动在系统里查找，单据过多时，容易出错。

5、费用控制系统提供与会计做账系统对接的功能。通过提供接口与会计做账系统的对接，可以将在费用控制系统中审核通过并完成付款的数据，直接上传的做账系统，自动生成凭证。但是在现实工作中，目前的费用控制系统在甩凭证时经常出现错误，且个别企业在费用控制系统中的费用科目都是由员工自己选填的，虽然系统完全设立好了费用科目，员工只要选择就可，但是企业员工毕竟不是会计人员，选择的费用科目不准确，就造成了会计人员在甩凭证以后，需要再到做账系统里将凭证进行修改。而且还要到做账系统查找对应的费用凭证，与纸质发票、费用报销系统核对无误后才能确认凭证的准确性，因此，无形中增加了会计人员的工作量，降低了工作效率。

6、与所有会计电算化的信息系统一样，费用控制系统也存在着一定的安全问题。传统的纸质报销单据的内容不易被修改，如有刮擦、挖补、修改等情况，就会留下痕迹。而采用费用报销系统以后，其数据都是在计算机里进行处理的且储存在磁介质中，在这种情况下，会计信息的安全性被大大降低了，因此会计相关数据的安全性问题就成为了内部控制中的一个非常重要的问题。

三、费用控制系统现存问题的解决方案。

针对目前费用控制系统的不完善方面，有以下几个解决方案：

1、目前企业虽然都在制定预算规划，但是预算制度并不完善，费用控制系统为了适应企业的预算制度，从而丧失了其应当发挥的作用――企业预算控制。因此，企业目前最基本也是最核心的问题就是要加大力度完善预算制度，设置严格、缜密的预算控制流程规范，设立专门的预算规划管理人员。只有重新构造相对完善的预算会计核算体系，加强预算制度建设，规范预算会计的核算流程，才能充分开发和利用费用控制系统的功能，达到企业预算控制和费用管理的目的。

2、随着信息技术的不断发展，想要充分利用费用控制系来辅助企业完成预算管理与费用控制，就必须要培养熟练掌握费用控制系统操作的人员。首先，要培养拥有良好内部控制观念和信息观念的管理人员，来对企业预算执行与费用控制进行宏观把控。其次，还需要培养熟练的操作人员，会计人员要熟练使用费用控制系统。最后，企业还需要在财务部门选拔一名专门的会计人员，对费用控制系统进行维护，其维护工作主要包括：添加、删除、修改员工基础网银信息，更新、建立、修改科目。

3、企业需要通过信息化来完善企业的预算管理与费用控制，就必须加大信息安全建设的投入。会计信息是企业的核心商业机密，必须得到充分的重视。企业不仅要培养专业的会计人员对费用控制系统进行管理，还需要设立信息安全管理员，维护会计系统的外部安全环境，在费用控制系统出现故障时，可以第一时间进行处理，保障会计信息不外流、不泄露。

结语

目前企业现行的预算会计制度中存在的这些问题有各方面的原因，尤其是涉及到预算制度的改革方面，完善企业现行的预算会计制度这确实是一个比较漫长并且复杂的过程，需要我们不仅在理论上要有充分的准备，而且在实践操作中也要积极协调配合。在这个漫长过程中，不仅需要依靠费用控制系统，而且需要培养专业的会计人员以充分开发和利用费用控制系统，从而达到预算管理与费用控制的目的，进而实现企业的目标。