浅议CAD电子文件的标准化管理

Discussing the Standardized Management of CAD Electronic Document

Zheng Ke；Li Fenglian；Sun Shanheng

（烟台新奥燃气工程设计有限公司，烟台 264002）

（YanTai XinAo Gas Engineering Design Limited Liability Company，Yantai 264002，China）

摘要： 目前，各工程设计院所CAD辅助设计出图率已近100%。如何实行CAD电子档案的标准化管理，是我们面临的重要问题。本文从实践出发，对电子档案的管理进行了一定的探讨。

Abstract: At present, the ratio of engineering-map-drawing by CAD has already gone to 100% in designing institutes. How to place the electronic archives on file in a standardization way, that's the important question to us. This article discusses how to manage the CAD electronic archives by practical way.

关键词： 电子档案 归档 存储 修改

Key words: electronic archives；place on file；storage；revise

中图分类号：G276 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）15-0176-01

0引言

国家质监局在1999年2月和8月分别了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》（GB／T17678―1999）、《CAD文件管理》（GB／T17825―1999）两套规范，为CAD电子文件资料的管理制定了提纲挈领的标准。但由于各种工程设计单位针对的业务方向不同，在档案管理方面还需量身定制，以下就如何解决电子文件资料代替纸质文件资料进行存档提出几点建议：

1贯彻执行标准，实现归档文件的通用化、标准化

在工程项目设计过程中，应先建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等[1]，以保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

在文件格式的储存上，我们要兼顾两方面的问题：首先，存储的电子文档，需要满足在审阅时，不会因调用和审阅人员的误操作而变更其中的内容；另外，电子文件还应满足在仅装有最基本软件的计算机上能够打开、阅览的条件。

为满足第一点，档案管理人员经过对各种文件存储格式的比较，提出两种方案，一种是以JPG格式进行保存，由于其稳定性、兼容性较好，可以满足仅装载基本操作系统的计算机上进行审阅，但其缺点是不能保留“层”等辅助信息，审阅时也难以在图中做出准确、明显的标志；另一种好的数据格式是利用PDF文档进行储存，PDF是由“ADOBE”公司研制出的数据格式，不但在二维图形中可以保留原应用系统产生的资料的不失真，还可以保留DWG文件关于“层”的信息。鉴于由CAD转换至PDF格式的简单易操作和PDF文件浏览器的免费性，可以使图形文件较好地进行传递。经多方面的比较和尝试，我们认为供审阅用文件使用PDF文件格式保存，能最大限度地满足我们的要求。

但由于PDF文件格式逆向转化为CAD文档不易，为更好地重复利用已有的电子文件开展新的设计工作，我们决定在利用PDF格式存档之外，同时保存原CAD格式的文件，这样就能最大程度上保证原设计文件中包含信息量的完整性，方便设计人员的制图工作。为此CAD文件可以作为档案管理的辅助资料进行储存。并同时保存图形文件中调用的字库和引用的模板和调用的其他图形文件[2]。

2存档文件的储存、查阅和调用

在以往的电子档案管理过程中，存档文件以光盘形式按照规定进行存档和保存[2]。但目前设计项目日趋复杂，随着设计图纸中包含信息量的增加，电子文件所占用的存储空间越来越大。而计算机辅助设计软件种类的增加和专业性的增强，又让系统在打开文件过程中需要加载的程序多达两种或两种以上，造成了在储存电子文档的同时，需要同时备份的软件和软硬件平台所占用的存储量大大增加了。由于电子档案对储存介质的要求变得越来越高，传统使用的CD光盘（600~700Mbite）只能存储1~8件工程，目前广泛应用的DVD（4Gbite）光盘通常存储不了一个季度的工程项目，介质数目的增加，给储存工作和查阅带来了很多困难，光盘存储已经不能满足当前的要求。

经过实践，我们认为采用大容量移动硬盘加装写保护装置或程序，可以解决目前的困难。目前，一部移动硬盘的容量往往是DVD光盘的50~120倍，购置和维护成本却不会比质量较好的DVD盘片更贵，而写保护程序更有效地防止了文件被肆意地更改。通过一段时间的应用表明，以移动硬盘执行GB/T 17678.2―1999的规定，从经济性和适用性而言都是可以接受的。

为在方便调用的同时保障数据的完整性，除了设立A、B两份存档，我们在网络服务器中储存第三套CAD只读文档[2]，并采用以用户名登陆、应用电子签名进行表单填写的实名制下载，这种通过网络进行查阅的方式，节省了大量的人力资源，加快了借图流程，提高了工作效率，带来了极大的便利。

在电子文件的编目过程中，经统计，每个单项工程的档案内往往存储着8个以上的文件。而由于设计人员、使用软件和存储习惯的不同，其中不仅包含工程项目中多份设计名称各异的图纸，还包括工程的基础设计资料、分析报告、计算书和扫描的技术文件，在一个大文件包中，包含多个子文件夹，这给查阅、调用者带来了很大的麻烦。在长时间电子档案的管理工作中，我们采用EXCEL进行目录的二级编撰，第一级xls文件的工作表中体现的是档案的工程名称、时间和地点，注明工程名称的单元格直接链接至第二级工作表文件中的单项工程目录，在单项工程目录中，详细写出单个文件的名称、内容和有无修改和存档时间，在次级工作表中，注明文件名称的单元格直接链接至存档文件。查阅和调用者通过目录可以直接点击单元格打开文件，大大提高了工作效率。

3存档文件的修改、作废

随着城市建设的发展，新建、改建项目的增多，电子文档不可避免地会被修改、作废，如何做好电子文档的修改和作废工作，也作为一个问题摆在我们的面前。建设工程的设计图纸不是普通的文件，在工程改建、作废后即可销毁。我们认为，在工程改建、拆建、废除之后，本工程的设计图纸和文件的电子档案仍然应该进行保存，并应注明废除时间和作废原因，留待日后备用，除非设计标的物的使用年限已到，图纸不宜轻易废弃。

GB/T 17825―1999和GB/T 17678―1999已经颁布十二年，随着计算机技术的发展，先进适用地技术层出不穷。在实际工作中，怎样去利用更好的方法和技术，科学、规范地进行电子档案的整理、归档，从而提高设计工作的水平，达到更好地服务社会、提高经济效益的目的，仍然值得我们去探讨和学习。

参考文献：

[1]GB/T 17825－1999，CAD文件管理[S].

[2]GB/T 17678－1999，CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求[S].