超预算及其应对程序

一、超预算的含义

在预算执行过程中，从与预算标准水平的比较看，我们只会碰到两种情况：完全一致、不一致。实际上，第一种情况发生的可能性很小，大量发生的是第二种情况。我们不妨把第二种情况定义为超预算，因此，所谓超预算，是指所有的与预算水平不一致的情况。

需要注意的是，超预算和预算差异、预算调整是相近但又有区别的。

超预算和预算差异的不同表现在：预算差异是经济活动实际水平和预算标准之间的差异，它反映的是经济活动的执行结果相对于预算标准的偏差程度，在预算考核中，它对责任单位的业绩是有影响的。如果对预算进行了调整，则预算差异的计算要以调整后的预算标准为基础。超预算是预算执行时，实际经济业务与预算不一致的情况，发生超预算情况时，预算管理人员需要采取适当的方法进行处理，处理后的超预算，可能表现为预算差异，也可能经过主观努力或预算调整而最终没有预算差异发生。

超预算和预算调整的不同表现在：预算调整是企业对预算业绩标准的变更，预算调整一定导致原定预算水平的变动。而超预算只是一种与预算水平不一致的状态，对它的处理可以是预算调整，也可以是按既定的预算继续执行。

二、超预算的基本应对程序

具体来说，我们必须根据超预算发生的原因、超预算事项的性质、企业预算管理目标等因素，选择适当的应对程序。常用的应对程序有如下几种：

１、不可突破法

含义：即会计部门办理各费用单位管理费用的报销、开支等会计事务时，严格按照该单位当季的费用预算额办理，凡超出预算的费用开支，会计将拒绝开支、拒绝办理。

适用对象：各预算责任单位的各项固定费用预算。

适用情形：原则上，不论是何种原因导致的固定费用预算的超预算，都适用于该程序

注意事项：（１）预算责任单位可以将本月节余的预算指标转入下月、或借用其他月份的预算指标，但上下月结转以及借用均以本季度为限，并且不同费用项目之间不能借用。（２）各预算责任单位在得知季度费用预算可能突破的情况下，应当通过降低费用开支标准、缩减无关大局的业务、在保证效益的前提下减小业务规模和水平等方式，来控制费用的发生。但是，不能因为费用预算即将用完，而不办理必须办理的业务或将之延后办理。

２、预备费开支程序

含义：预备费是企业制订预算方案时按预算总体的费用水平安排的一笔预算外资金。因为经济活动的不确定性，我们不可能期望所有种类的预算、所有部门的预算都是绝对准确的，所以，安排预备费实际上是为了在预算执行过程中，既保证业务的顺利进行，又保证预算不至于经常被调整而失去约束力。预备费开支程序就是当预算责任单位的费用开支超过预算限额的时候，从预备费中开支，以保证业务的顺利进行。

适用对象：各预算责任单位的各项固定费用预算。

适用情形：该程序是不可突破法的“替补”程序，所以，当预算责任单位通过下列方法均无法保证必须进行的业务顺利完成，才可开支预备费：（１）降低费用开支标准；（２）缩减无关大局的业务或将之推迟办理，或尽量缩减业务规模或水平；（３）一季度内各月份之间借用预算指标。

开支程序：（１）该预算责任单位提出书面申请，说明原因，由本单位负责人签字后，报预算工作组；（２）预算工作组交由财务总经理审核。如遇支出金额超过预备费，则必须由董事会或其授权的预算管理委员会审核批准。（３）若获批准，则凭签字后的申请到会计部门办理有关报销、开支手续，从预备费中开支。

注意事项：为避免预算责任单位在预算编制时敷衍了事、在预算执行中随意开支，应当在企业预算管理办法中规定如下事项：（１）预备费开支的数额限制和次数限制；（２）预算责任单位经批准后开支预备费的，仍以该单位预算数为基准计算预算差异、进行业绩考评。

３、预算调整程序

含义：预算调整即调整原定的预算水平。预算调整实际上是否定了原来决定的预算水平，因此，必将导致预算目标的变更、导致预算责任单位工作任务或其为完成一定的工作任务的约束条件的变化。

适用对象：原则上，适用于除固定费用预算之外的各项收入、费用、利润等预算。在一些非常特殊情况下，如企业生产经营规模超出现有设计生产经营能力扩大等，固定费用预算也可作调整。

适用情形：总而言之，当企业生产经营条件发生重大变化时，才能进行预算调整。这里所指的生产经营条件主要?穴非全部?雪包括如下内容：（１）市场形势的重大变化，如相关产品的市场价格、市场交易总量发生重大变化；（２）国家相关政策的重大变化，如国家税收政策、产业政策等发生重大变化；（３）公司组织、战略的重大调整，如部门或分支公司的整合、业务范围的重大调整等；（４）公司董事会或其授权的其他部门或机构认为应当调整的其他事项的出现，如自然灾害的发生、公司董事会追加任务等。

调整程序：预算调整主要包括预算调整的申请、审议和批准三个程序。

（１）预算调整的申请

若需要调整预算，应该由预算责任单位向预算秘书组提出书面的预算调整申请。调整申请中，应该载明如下内容：①申请调整的理由。说明内外部环境发生了什么样的变化，执行原预算遇到了怎样不可克服的困难或发生了什么损失等；②调整的初步方案。说明具体的调整点、调整前后预算的指标、相应的补偿措施等；③责任说明。申请预算调整单位负责人对申请的意见，调整后预算的负责人、执行人。

（２）预算调整的审议

预算秘书组应该负责通知价格工作组、考评工作组成员，开会对预算调整申请进行审议，并作出同意申请、拒绝申请或部分反对的意见。对出具否定意见的，应该具体说明理由或修改意见。

对于适用条件引用正确的预算调整申请，一般不能出具拒绝申请的意见。对于出具部分反对意见的，预算秘书组应该负责与申请单位就调整的具体细节交流意见，但预算秘书组有权对具体调整方案作出决定。

（３）预算调整的审批

经审议的预算调整申请，由预算管理委员会审批并下达执行。

注意事项：（１）企业必须尽力避免因为预算编制不准确而导致的预算调整，即一定要确保预算编制的准确性；（２）预算调整决定权属于董事会或其授权的预算管理委员会。调整后预算（包括滚动预算）的审批权属于预算管理委员会；（３）企业必须在预算管理办法中列明预算调整适用的情形以及“重大变化”的定量化标准；（４）经规定程序调整预算后，在对有关预算责任单位进行考核时，原则上分段进行，即预算调整前的业绩按原来预算水平考核，预算调整后的业绩按新的预算水平考核。实在无法分段进行的，由预算管理委员会根据预算调整幅度、在年度当中所处的时间等具体因素，本着公平和有利于激励的原则，决定是选用新标准还是原来的标准进行考核。

４、预算的自动追加调整程序

含义：指实际收入水平高于预算水平时，凡与该收入发生有直接关系的各项费用的开支限额，自动按一定标准增加，而不必通过申请追加预算程序，更不必通过预算调整程序。

适用对象：该程序只适用于与业务收入发生有直接关系的各项生产经营性费用项目，如直接材料预算、销售费用预算中的变动部分。

适用情形：原则上，凡其开支数额与企业业务水平是呈比例变化的费用预算，如果企业并不限制有利差异的发生，那么，该类费用预算均可适用。

注意事项：如果企业采用预算自动追加程序的，则必须做好以下的基础工作：（１）指明哪些费用预算可以自动追加开支指标，哪些费用预算能自动追加预算指标；（２）必须规定，自动追加的数额，是按预算总额的一定比率追加，还是按单位业务量增加；（３）自动追加调整后，该责任单位业绩水平不一定是提高的，这主要取决于新增收入和追加费用之间的数量关系。因此，如果能够在自动追加之前明确这种数量关系，则企业还可以规定不可自动追加调整的情形，以免业务量增大而业绩水而下降。

三、处理超预算事项的原则

１、使实际生产经营活动符合企业的经营战略目标是处理超预算事项的基本原则

无论采用什么程序，处理超预算事项时，都需要解决的一个问题是：是预算更“硬”还是业务更“硬”，或者说，业务迁就预算还是预算迁就业务。

笔者认为，这个问题没有简单的答案，我们必须以是否符合企业的经营战略目标为最高准则来处理孰软孰硬的问题。如前所述，如果企业经营目标是在今后一定时期内稳定地发展，那么在预算管理当中，对于高于预算水平的实际上可以实现的收入（有利差异），企业自然会加以限制。这时，是业务迁就预算。而如果企业的经营目标是“发展是硬道理”，能有多大的发展就有多大的发展，则企业肯定要准备较多的预备费、更频繁地采用自动追加程序。这时，是预算迁就业务。

总之，不恰当地强调预算的约束力，是“削足适履”，而不恰当地强调业务的灵活性、变动性，则很可能导致企业各期发展的不均衡。

２、企业必须建立处理超预算事项的工作文件，使处理工作程序化

企业必须把将如何处理超预算事项的内容写入企业预算管理办法，其具体内容主要有以下几个方面：（１）处理超预算事项的基本原则；（２）处理超预算事项的程序；（３）每一种程序的含义、适用对象、适用情形、具体程序；（４）对于采用预算调整等变更原预算水平的程序的，预算业绩考核的办法。

３、企业采用的超预算应对程序不能太多，但所采用的程序的具体组合，在不同的生产经营时期，应该有所变化

采用的超预算应对程序不能太多，一是可能使得超预算事项的处理工作变得复杂，更主要的是可能导致预算管理中的漏洞。要求所采用的程序的具体组合要有适当的变化，是为了适应不同战略目标。

（作者单位：江西省审计厅）