论当前高校学籍管理工作中存在的问题及对策

摘 要: 学籍管理是高校教学管理的一个重要组成部分,学籍管理工作的成效直接影响高校的教育教学质量和教学秩序。本文通过对当前高校学籍管理工作的特点进行分析,指出了当前教学管理工作中存在的问题,并结合实际,对改进当前高校学籍管理工作提出一些见解。

关键词: 高校学籍管理工作 特点 存在的问题 解决方案

学籍管理是高校教学管理的一个重要组成部分,它综合反映出学生在校期间的各种表现与变化,是学校和上级主管部门了解、掌握学生基本情况,以及制定学生相应管理制度的重要依据。学籍管理工作的成效直接影响高校的教育教学质量和教学秩序。近年来,高校招生规模的扩大,专业数量的增加,学分制改革的进行,对高校学籍管理工作提出了更高的要求。

一、什么是学籍管理

学籍是学生在校学习资格的认可,取得学生身份和获得学习资格首先要取得学籍。学籍管理是指学生从入学到毕业期间,学校根据国家有关政策、法规对学生实施培养过程的管理,它包括新生入学各种信息的电子注册和档案的处理,在校期间学籍异动的处理,学生成绩的审核、统计与分析,毕业生电子图像信息采集和毕业资格、学位资格的审核与证书的发放,毕业生各种信息的电子注册,等等。当前,学籍管理主要包括学籍和成绩管理两大部分。

二、学籍管理工作的特点

1.工作量大。

随着学校招生规模的扩大,以及专业人数的增加,学籍管理的工作量也在逐年增大,这里面既包括休学、退学、转学、复学、转专业等一些学籍异动的管理,又包括缓考、补考、重修、成绩输入与维护等成绩方面的管理,同时还包括学校里面学生学籍的数据统计。少则一个系上百人,多则整个学校上万人,学籍管理人员有时整天在学籍与成绩数据之间穿梭,无法顾及其他。

2.数据要求准确。

每年开学时学籍注册,以及毕业时毕业生的学历数据的注册,都要求信息准确无误,否则都会影响到学生的毕业。另外,每个学校现在都有自己的教务管理系统,而数据上报则是在教育部网上的学籍学历信息管理平台上进行操作,将校级教务管理系统上的数据导入学信管理平台上时,还要进行进一步的核实,以免出现差错。

3.时间比较集中,形式要求多。

平时,学籍管理人员所做的是学生的学籍异动、开具学籍学历证明、进行成绩管理与维护等一些常规性的工作,而每年新生入学与毕业生毕业期间,还要负责各种数据的统计与上报,有些数据要上报到教育部、教育厅、财政厅等国家机关,有些数据则要汇总之后发放到学院的各个部门及系部,由于各个部门要求不同,因此数据统计也要分门别类,以满足各机关部门的需要。

三、学籍管理中存在的问题

1.学分制改革带来的问题。

为响应国家要求及适应社会发展的需要,各高校都在积极实施学分制改革,学分制的实行对于学籍管理人员来说,是一个全新的内容,对学籍管理人员有了更高的要求。此外,由于学分制改革在试行期,学分制学籍管理制度尚不太完善,新情况、新问题不断涌现;同时,学分制与学年制并存,两种管理模式无疑给学籍管理人员增添了更多的工作量及更大的工作强度。管理手段的相对滞后主要表现为:没有合适的、较为成熟的、完善的教务网络管理系统。

2.数据核实问题。

每年关于学生学籍重要数据的上报,都会下发到系部和班主任核实相关信息,但由于个别班主任粗心大意,个别学生数据也会存在问题。比如说有些班主任搞不清学生专转本、专接本和专升本的关系,只是数据报错,有些学生姓名中存在偏僻字或更名,班主任以为是小问题,数据核查时不进行说明,最终致使数据错误,影响到学生的毕业。但由于过多地核对数据,有时也会引起下面人员的反感,因此,如何处理好与系部及辅导员、班主任的关系,也是我们需要研究的一个课题。

3.成绩输入问题。

实施院系二级管理以来,成绩输入的具体工作由系部和任课老师完成,但为了保证成绩管理的严肃性,进入系统的成绩假如进行更改的话,则必须由教务处进行统一操作。成绩输入从一个侧面也反映了教师的责任心。有些老师教学工作不认真,成绩评定没有统一标准,影响到学生奖学金及各种荣誉的评定,学生质疑,自知无理,不得不更改;有些老师原则性不强,学生一求情,心一软,也会把学生的不及格成绩更改成及格成绩,这极大地影响了教学管理工作的公平性。

4.系统问题。

由于各个学校的校情不同,开发商的同一个教务管理系统不可能满足学校学籍管理各个方面的需要,同时,随着时代的发展,学校里面的新问题、新情况也会不断出现,这就要求学校的教务管理系统不断地进行更新和完善,以适应学校发展的需要。比如在学年制向学分制改革的过程中,假如教务系统不进行更新,则必然无法适应学校改革的需要。

四、解决方案

1.适应时展。

随着时代的发展、学校自身的变革和改进,学籍管理制度也要适应时展不断改进和创新:一方面,国家会有新的政策出现,比如去年教育部为进一步完善学籍管理制度,实行学年注册,休学学生中参军入伍的学生要单独在教育部网站上处理;另一方,面学校也在不断探索和改革由学年制向学分制的逐步转变,选修课、升留级的政策的更新等。为此学籍管理工作要不断更新和转变,完善学籍管理制度。

2.理清关系。

学籍管理涉及学校的很多部门,除了教务主管之外,与系部、教师和行政人员也存在着千丝万缕的关系。在学籍管理工作中,首先要理清这些关系,使大家能够各司其职,责任明确,以免互相推诿。需要协作的工作,各部门之间要通力协作,不要各人自扫门前雪,譬如数据核查,就需要系办,辅导员、班主任及学工教务各部门之间通力合作才能做好。

3.加强高等学校学籍管理队伍建设。

高校学籍管理工作是高校管理工作的重要组成部分,学籍管理工作的成效直接影响高校的教育教学质量及教学秩序。高校学籍管理队伍的素质是学籍管理工作的质量保障。加强高校学籍管理工作,必须首先加强高校学籍管理队伍的建设。一方面,加强对教育政策法规的学习、培训,只有吃透国家的相关政策,工作起来才会得心应手;另一方面,加强学籍管理者业务技术的培训,这里,重点应该是加强学籍管理人员对现代化管理手段的运用,提高学籍管理工作的效率。例如对学籍管理系统及学籍学时数据上报系统的操作与维护。另外,由于每年都有一部分新老师进校,也有一部分学籍管理工作人员转岗,因此,有必要对系部及教师每年进行必要的培训,使系部教师能够更方便地进行相关操作。

4.加强现代化学籍管理设备的投入和现代化管理手段的应用。

随着学校的发展及学籍管理工作制度的不断完善,学籍管理中也应加强现代化的学籍管理设备投入及现代化管理手段的应用,这样可以使学籍管理工作中工作效率得到大幅度提高。另外,现代化管理设备及管理手段的应用也使管理工作中的人为因素大大减少,保证了学籍管理的公平性。

5.学籍管理者要提高自身业务水平。

一方面,随着经济和社会文化的不断发展,各高校在不断进行各方面的改革,学籍管理人员要紧跟改革步伐,及时了解学校里面新制定的条例政策,做到有的放矢。另一方面,随着近几年信息化的不断发展,新的软件系统也在教育机关及学校的各部门之间得到了广泛的应用,作为学习管理人员要不断学习新的知识,提高自己的业务水平,以适应学校发展的需要。

学籍管理是高校教学管理的一个重要组成部分,当前,学校的发展投入重点倾向于教学和科研,而对于教辅工作重视不够,这就大大影响了学籍管理工作人员的积极性。学校在发展进程中,应适当加强对学籍管理部门的投入与学籍管理工作者的培训;学籍管理工作人员也要做到尽职尽责,既要有很强的责任心,又要求有熟练的业务知识和勤奋的工作态度,唯有如此,学籍管理工作才能更上一个新台阶。

参考文献:

[1]张忠斌.浅谈高校学籍管理中存在的问题及对策.华北航天工业学院学报.

[2]加强高等学校学籍管理队伍建设的几点思考.中华硕博网.

[3]刘亚超,赵洪亮,宫丽.学分制下高校教学管理工作存在的问题与对策.辽宁教育行政学院学报.

[4]唐红妹.关于优化高校学籍管理制度的探讨.教育与职业・理论版,2007,22.