试论档案信息资源的知识组织与服务模式

摘 要：本文分析了档案信息资源知识组织的方法，提出了档案信息资源知识组织的服务模式。

关键词：档案信息资源；知识组织；方法；服务模式

档案信息资源是档案文献、档案电子论坛、档案网络数据库等各类档案信息的总称。

1 知识组织的基本原理

知识组织方法的研究已经进行了很久，而专门针对档案信息资源的研究并不是很多。在知识组织的基础上，有重点地对档案信息资源展开研究，讨论档案信息资源的知识组织方法对于知识组织的发展是有利的，也是档案信息资源发展的需要。

1.1 知识组织。知识组织被广泛应用于各个学科研究领域，有关知识组织的定义说法不一，经作者认真比较分析，认为知识组织是指：为促进主观知识和客观知识的相互转化，综合信息管理科学、人工智能、认知科学及语言学等多学科的先进理论与技术，对知识客体所进行的整理、加工、引导、提示、控制等一系列组织化过程及其方法，从而促进知识运用和知识创新的过程。

目前，档案界对知识组织管理问题的讨论，往往以档案的分类、标引、编目等范畴的研究为主。这种以档案知识为对象的知识组织理论，称之为狭义的知识组织理论。本文将从知识组织与服务的视角探讨档案信息资源管理。

1.2 知识组织的方法。就当前的研究状况而言，知识组织的方法有很多种。尤其是随着互联网的快速发展，信息资源的知识组织方法也在变化。相对于网络信息资源而言，依据不同的角度可以分为不同的内容，可以将知识组织方法概括为以下几种：知识表示、知识重组、知识聚类、知识编辑和元数据方法等。

1.2.1 知识表示。所谓知识表示，是指知识主体通过分析知识客体中的知识因子和知识关联之间的关系，并以一种合理的方式表示出来，方便人们识别和理解知识。有主观知识的表示和客观知识的表示之分。

（1）主观知识的表示。主观知识存贮于人脑中，对它的表示表现为复杂的人脑神经生理与心理过程。

（2）客观知识的表示。客观知识存在于各种类型的文献之中，具有确定的知识因子和知识关联结构。

1.2.2 知识重组。知识重组是对相关知识客体中的知识因子和知识关联进行结构上的重新组合，形成另一种形式的知识产品的过程。它又包括知识因子的重组和知识关联的重组。

（1）知识因子的重组。它是指将知识客体中的知识因子抽出，并对其进行形式上的归纳、选择、整理或整合，从而形成知识客体的检索指南系统的过程。

（2）知识关联的重组。它是指在相关知识领域中提取大量知识因子，并对其进行分析与综合，形成新的知识关联，从而生产出更高层次上的综合的知识产品的过程。

1.2.3 知识聚类。知识聚类组织法，是指将知识按一定的聚类标准分门别类地加以类集和序化的过程。它的基本原理是根据事物的不同属性，将性质相同或相近的事物集中在一起，与属性不同的事物区别开来。

1.2.4 知识编辑。知识编辑是指对知识客体进行的搜集、整理、加工制作等编辑活动。知识编辑的过程，一般表现为先搜集相关资料，然后加工制作成特定形式的知识产品。

1.2.5 元数据。元数据，可以理解为“关于数据的数据，或描述其他数据的数据”。它包含用于描述数据对象的内容和位置（联系）的数据元素集。

随着网络化的快速发展，对知识组织的方法也提出了更高的要求，针对不同的资源，研究自身特点的同时应采取不同的知识组织方法。

2 档案信息资源知识组织方法

由于档案信息资源知识组织的对象是各类数字化的档案信息，加上自身的特点即有利于提高社会发展和科技进步，可以创造财富的信息资源，因而有其独特性。本文认为主要有分类主题法、主题地图方法和元数据方法等三种类型。

2.1 分类主题法。分类主题方法包括分类法和主题法。分类法以学科或体系分类为基础，按等级体系划分概念，反映概念间的内在逻辑关系。主题法是一种以字顺序列组织与揭示文献的方式，它是以揭示事物对象及其特征为出发点的。

在现代网络环境下，对于不同的学科，分类法可以对其进行专业领域内的信息资源检索，且具有较强的稳定性、系统性。如档案信息资源以主题为中心或按学科相结合，按照从总体到局部，逐层划分的方式展开其类目体系，按照这种方式，资源的易用性、直接性、实时性和动态性就能得到更好的发挥，全方位满足档案用户查找需求。

2.2 主题地图方法。主题地图主要采用元数据格式，用于描述信息资源的知识结构，是一定资源集合主题内容的结构化表现。将该种方法应用于档案信息资源，可以定位档案信息知识概念所在的资源位置，也可以表示知识概念间的相互联系，有助于优化知识浏览、知识检索模式，其信息资源内容的表示方式将更符合用户的需求。

2.3 元数据方法。元数据是描述数据的数据集，是一种数据结构标准，用来组织处理数字化信息，同时它也是机器可识别、可理解的信息。元数据方法借鉴了图书馆员情报人员处理图书资料的方法，通过在现有的网页上利用meta标记的方法来描述该档案信息资源的作者、关键词等基本信息。

通过以上的知识组织方法介绍可以看出档案信息资源的组织方法是传统档案信息载体的知识组织方法的进一步深化，更符合档案信息资源自身的特点和需要，更有利于档案信息资源的利用和研究。

3 档案信息资源的知识服务模式

知识服务是指根据用户知识需要，采用科学方法和手段，从各种显性和隐性信息资源中为用户选取并提供有用知识应用和知识创新的服务。档案信息资源的组织，除了对显性知识的整理，还要对主体的隐性知识加以筛选、分类、整合以从中挖掘和获取有意义有价值的资源。本文所涉及的档案信息资源知识服务模式主要包括分层参考咨询服务模式、专职顾问服务模式、个性化定制服务模式、追踪服务模式和自助服务模式等五种类型。

3.1 分层参考咨询服务模式。该模式主要是利用咨询台给用户提供咨询的服务模式，其可为档案信息用户解释说明有关档案信息资源中的常见问题，并向用户介绍档案信息资源常识性知识服务。此外，可根据档案馆的大小，存储信息资源量的多少以及用户的需求，优化档案部门机构配置，各在其职，各负其责，从而最大限度地有效组织知识，利用档案知识，以提高服务效率。

3.2 个性化定制服务模式。该服务是针对不同用户的需求而设计的。由于档案信息用户的类型多种多样，因而其信息获取技能水平不同，知识信息需求也是各有不同，因此，针对用户特点提供个性化定制服务，将各类型档案信息资源和学科的专业化服务提供给相关用户，以满足不断增长的用户需求。

3.3 追踪服务模式。追踪服务是指专业、深层次的知识服务，是一种基于专业化、个性化、创造性的综合服务，从而最大限度满足用户信息需求。通过追踪信息服务，将隐藏在信息资源中的数据转换为针对用户的特定需要，并协助用户通过相关分析和处理，将这些信息内容转换成知识。通过这种途径，使得档案人员更注重对档案信息资源内容的深入了解，面临各种问题可进行详细解答，提高特殊事件处理能力。因此，追踪服务模式重点在于针对档案用户潜在的和深层次的知识需求，采取主动性、交互性的沟通方式，为档案用户提供更加专业化、高技术和创造性的服务。

3.4 自助服务模式。自助服务模式主要是将用户需求分类，按照其需求信息获取的难易程度分别进行处理，根据不同情况向用户提供所需服务。对于难度较低的，可借助先进的科学方法和技术手段给用户提供标准化服务和解决方案，并由用户采用自助服务的方式满足其需求。对于难度较大的，可组成专家小组，制订出一套具有个性化、创造性的方案，构建具有知识推理能力、知识检索能力的自助式知识服务技术平台，使得档案用户可利用现代化的通信工具，根据自身需求进行自助服务。自主服务模式以用户需求为出发点，以期更好满足用户对档案的知识需求。

4 结语

档案信息资源的知识组织是信息时代的要求，也是社会进步对知识服务的需求，通过不断探索新的方法和服务模式可以为档案知识服务提供更加有效的工具和手段，从而更好促进档案信息资源的管理。

（作者单位：安阳建工（集团）有限责任公司 来稿日期：2012-08-18）