论图书馆数据库的质量要求及管理

【摘 要】数据库的建设、引进、使用、维护对公共图书馆在新时期的发展具有非常积极意义。本文从公共图书馆书目数据库存在的问题出发，论述了数据库编目的质量要求及控制措施，并详细的分析了数据库编目工作的管理与维护。

【关键词】公共图书馆；数据库；编目；质量；管理

数据库是信息产业发展的基础，同时也是公共图书馆开展现代化服务的重要手段，随着我国公共文化服务体系的逐步完善，数据库服务已成为衡量公共图书馆服务水平的重要指标之一。近年来，公共图书馆在数据库建设上投入了较大的财力和人力，数据库的种类也相应增多，主要包括书目数据库、资源数据库、期刊目录数据库、自建数据库等，大部分数据库是以采购的方式来进行建设的，但针对图书馆的主要业务来说，最为核心的还是以书目数据库为主，同时书目数据库的使用及建设质量就成为了时下公共图书馆所关注的焦点问题。本文从公共图书馆书目数据库存在的问题出发，论述了数据库编目的质量要求及控制措施，并详细的分析了数据库编目工作的管理与维护。

1 公共图书馆书目数据库存在的问题

1.1 失效数据

失效数据是指系统书目预定的数据或未被订购而引入的数据，这类数据出现的频率较多，以我馆为例失效数据基本上占书目数据的百分之五，这些无效的数据占用了数据库的部分空间，并且也影响到了书目数据的录入和比对，在很大程度上增加了编目的工作量，同时对系统的稳定运用和使用速度也造成了一定的影响。

1.2 简档数据

简档数据产生于图书馆自动化建设的初期，主要是在数据库建设之初录入的数据，因建库规则和制度都不健全，图书馆编目人员的工作经验也不足，在进行编目时MARC字段的输入不全，只是简要的把书名、著者、出版发行单位、索书号、价格等信息进行录入，而没有把摘要、丛编、检索词等进行著录，这极大的影响到了书目信息的质量，并且给读者借阅带来了不便。

1.3 重复数据

重复数据产生的主要原因是两个数据库之间合并产生了重复数据，这会引发一些书目问题，如：同书异号，标引类相同等。在数据库建设过程中，因工作人员录入时不够仔细也会形成重复数据，并且因不同数据库数据的标引规则不同，引发了大量重复数据的出现，长此以往将会造成书目数据库的混乱，给图书馆的编目管理工作带来麻烦。

1.4 非正规数据

现今我国多数图书馆还是以机读目录格式进行编目，但编目人员没有按着标准的编目规则进行著录，分类法也没以有按着《中国图书馆图书分类法》中的基本部类和基本大类进行编著，因此出现了很多非正规数据，这类数据会对书目数据库的质量造成了较大的影响，不仅给读者的检索来了障碍，还对数据库的共享和联机检索带来了隐患。

2 数据库编目的质量要求

2.1 著录标准化

文献的著录应从标准化出发，著录过程要以文献的形式、特征、内容进行准确的描述，其目地是为了更好的反映文献的基础信息，方便使用者进行调用和查询，然而现今的文献出版形式较多，统一著录标准非常必要。从数字化信息发展的需要考虑，文献著录的标准化至关重要，其不仅可以统一文献信息的格式，还可以实现信息资源的共享与传递，所以文献信息的标准化要以《文献著录总则》，《中国文献编目规则》、《中国机读目录格式》为基础，同时借鉴《国际标准书目著录》规则，实现著录工作的标准化。

2.2 规范化

编目工作的规范化是保证书目质量的基础，规范化编目工作应包括以下几个内容：标引著录、机读目录格式、著者格式、外国著者格式、丛书格式与卷集格式、数字类标识符号等。随着出版行业的发展，文献本身的格式也存在着变化，不同编目人员在工作中所遇到的问题也不同，所以应规范化题名、著者、主题词等编目内容。

2.3 标引

文献的标引是编目工作的重要组成部分，图书馆一般把标引分为分类标引和主题标引，在图书分类中要注意标引的正确性和一致性，特别是主题标引，如：成套图书的标引，成集图书的标引等，只有分清主题标引才能更好的进行多种成套图书的编目和分类，同时标引的正确性还便于读者进行查询，避免漏检和误检现象的发生。

3 数据库编目的质量控制措施

3.1 健全著录规章制度

数据库的书目资料既有实效性又具备一定的历史追溯性，所以在不同时期书籍的编目格式都不同，这造成编目人员的工作也更为复杂，尤其是在编目资料数据库的共享与合并时，数据格式的不统一会引发数据库的混乱，所以为了保证数据库的质量，必须对书目数据的格式进行统一规范，健全著录的规章制度和标准，并使得分类编目规则正规化、常态化。同时还要注意编目过程中的难点问题，及时的进行解决和处理，以此来提高编目人员的工作效率。规章制度实施的过程中，也要求编目人员必须遵守编目标准和规范，做好每一条文献的机读数据。

3.2 上传数据的质量控制

随着计算机技术和网络技术的发展，图书馆的联合编目工作发展较快，各图书馆的书目资料实现了共建、共享、交流，这极大的提升了图书馆编目工作的效率，并且节约了大量的人力，物力，财力。同时数据库在共享时所上传的数据需要进行认真的审核，如果不进行有效的控制，书目数据库的质量很难得到保障，并且产生重复错误的数据信息也非常难以修改，所以应对上传数据的质量进行控制，通过有效的审核后方可把编目数据上传。一般对上传数据的审核分为两个部分，上传数据前由编目人员审核，上传后也需要专人进行数据的核查，以保证上传的质量。

校对是确保编目数据真实可靠的重要手段，因编目人员在工作中很难发现自身产生的错误，仅仅依靠编目人员自己去查错是难查到的，所以应由单位组织专业的编目工作人员进行校对，及时的发现编目数据库中的错误数据，妥善的进行修改和补充。同时，在校对方法上也可以充分的利用“互检互校”的方法进行数据的校对，以保证校检结果的正确。另外，在校对过程中有一些错误很难发现，如：索书号错误、条码号错误、字段错误等，对于这类问题在校对过程中应及时的进行总结，以此来提高编目数据的质量。

3.4 质量与数量的统一

网络环境为编目工作带来了极大的便利，图书馆也压缩了相应的编目工作人员，随着购书量的增大，编目工作人员的工作量也逐步提升，为了完成工作任务，编目人员只追求编目数量，而忽视了著录的质量，严重的影响到了数据库书目数据的质量。要想达到书目数据库质量与数量的统一，笔者认为应从两个方面考虑：首先，合理的制定编目工作人员编目的数据量，以保障数据库数据质量为前提；其次，合理的调动编目工作人员的积极性，在提高工作效率的基础上，实现书目数据质量与数量的统一。

4 数据库的整理维护措施

4.1 规划数据库建设

书目数据库的建设是一项科学而复杂的工作，其既有专业性的一面，又有周期性的一面。从数据库建设初期来看，编目数据库数据的著录最为重要，随着时间的推移数据库应进行日常的整理和维护，只有这样才能更好的保证数据使用的质量，同时确保系统的正常运转。图书馆在数据库规划建设时，要有步骤、有规划、有目地的进行书目数据库的建设与维护，在保证数据库功能的同时还要注意数据库各环节的衔接，如采购数据的合并、流通数据的利用率等，有针对性的规划好数据的建设环节，避免发生数据混乱、丢失、失效等情况的发生，从不断提高数据库质量入手，保证数据的标准化、规范化、完备化，尽而提高图书馆的服务质量和信息保存质量。

4.2 维护人员

图书馆的书目数据库应设立专职的编目人员进行维护，因书目数据库维护是一个周期性较强的工作，需要有专职人员进行维护，并且要求专职人员具备相应的素质，能够完成日常工作中的查询纠错。这项工作对维护人员的工作能力要求较高，必须懂得《中国文献编目规则》和《中国机读目录格式》，并且熟练掌握《中国图书馆图书分类法》，能够独立完成文献的标引、分类、著录等信息的录入，同时还要求维护人员参与过数据库的合并和回溯工作，能够运用CNMARC格式进行审核。书目数据库的维护工作具有细致性和经常性的特点，维护人员因此也要具备一定的耐心和细心，对数据要有较强的辨错方法和纠错能力。

4.3 协同合作

数据库的维护以及数据质量的把关不是一个人能够完成的，所以在数据库建设和规划中应设立专职人员进行维护，并且需要图书馆各部门进行协调和配合，以此来保证数据库的完备性。数据库的使用涉及到图书馆的各个部门，并且各部门所使用的功能也不同，如果想要进行完善的维护，必须依靠各部门的通力合作，并且做好数据在各部门之间的传递，保证出现的数据问题及时得到解决，如读者借阅中发现异书同号，索书号出错等问题，这时应及时把问题反应到采编部门或技术部门，由采编部门人员及时的对错误信息进行更改，并重新对此类书籍进行核查，确保图书的流通质量。

4.4 标准化编目条例

标准化编目条例要结合国家所设定的具体细则进行，同时也要结合本馆数据库的数据特点，有针对性的对编目条例进行规范化，最终实现编目条例能够满足书目信息的交换和使用。新时期下，标准化编目也要结合联合编目实现数据的编目格式的统一，这样可以提高数据的实用性，同时还可以促进图书馆编目工作向规范化、标准化发展。

书目数据库维护过程中，要注意非规范、非正常、非标准的书目数据，这类数据会限制图书信息的交流和使用，不仅增大编目工作人员的修改量，还影响到读者的正常检索和查询。所以在数据录入时就需要做好编目的标准化，因错误数据非常不容易发现并且难以辨别，需要审核人员细致的进行分析，找出相同数据的差异和错误，并且重新进行整理和补缺，使标准化编目工作得以顺利进行。各馆也要对标准化编目条例加以重视，这不仅是提高编目工作质量的重要方法，同时也是提高数据库信息质量的重要手段。

【参考文献】

[1]马戬，梁婉姝.书目数据库的检索功能研究[J].图书馆学研究，2004（10）.

[2]刘万顺.论图书馆书目数据库建设[J].湖北公安高等专科学校学报，1999（5）.

[3]赵海星，昝芳霞.从CALIS书目数据存在问题谈多卷书著录[J].大学图书情报学刊，2007（3）.

[4]徐月霞，李卫阳.关于CNMARC格式中题名的著录及我馆的做法[J].山东图书馆季刊，2006（3）.

[5]陈传波，唐九飞.信息系统中的数据质量[J].湖北工学院学报，1998（9）.