会计信息化档案管理中的问题及对策研究

[关键词]信息化；档案；管理

国内外对会计信息化定义可一般表述为：以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。

一、会计信息化档案管理在历史发展进程中弊端凸现

1.管理方式陈旧。随着我国信息化建设和会计档案实行信息化管理的不断发展，会计档案实行信息化管理也提上了工作日程。目前，关于信息化会计档案管理的讨论，大多围绕《会计信息化管理办法》等几个文件对信息化会计档案的基本要求而谈，未提及信息化档案管理中存在的问题及其防范。而随着会计信息化的普及，信息化会计档案管理中存在的问题也越来越突出，原有的管理方式陈旧，脱离基层企事业单位的实际情况，不适应信息化会计档案管理的要求。

2.会计载体本身的问题而影响会计档案载体完整。首先，信息化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在信息化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的信息化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。其次，信息化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计信息档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。

3.会计信息化档案管理安全性是重中之重。会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由软件查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题。确保信息化档案安全，第一，要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。第二，健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度,严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。第三，对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性,在形成这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温。对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性。第四，对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施,即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密。第五，对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网与Internet互联网物理断开。同时，还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏。会计信息化档案管理是新时期会计制度变革的重要体现

二、会计信息化档案管理是实现会计制度变革的重要体现

1.完善信息化下会计档案管理各项制度。首先， 建立信息化会计档案的归档制度和档案保管制度。会计信息化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。另外， 建立信息化会计档案的保管制度是根据国家档案局的标准，建立信息化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。其次，建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。再次，建立信息化档案定期备份制度和档案管理多用户、分权限调用制度。信息会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计信息档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。同时，对信息化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用。而设计原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。

2.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构。首先，人才是技术的源泉，人才资源始终是我国会计信息化建设的瓶颈，与其他行业相比，会计档案信息化人才依然紧缺，人才形势十分严峻。由于信息化会计，不仅仅是要实现传统会计的功能，更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时信息化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。其次，在培养会计档案信息化建设过程中起着关键的“枢纽”、“沟通”作用的中间性人才，以此发展会计人员素质。

3.提高思想重视程度。实现会计信息化的企业单位，有关领导应当高度认识对信息化会计档案资料进行科学化管理的重要性，并督促有关制度的建立。现今不少实现会计信息化的企业单位，对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验，因此，应当进一步提高信息化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。

4.完善硬件设施建设。提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的信息化会计软件，最好是具有档案管理辅助功能的信息化软件；强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

三、结束语

信息化会计档案作为档案的一部分，它与传统形式的会计档案相互配合、密切联系。如果说传统形式的会计档案是信息化会计档案的基础，那么信息化会计档案就是会计档案独特的个性，它代表着未来会计规范化、现代化的发展方向。因此，作为会计信息化档案管理人员要充分发挥信息化会计的强大功能，努力做好信息化会计档案管理这一基础会计工作。