塑造企业优秀办公室团队的思考

摘 要：办公室是企业各种组织和中枢的要害部位,对办公室人员素质有较高的要求。基于多年的工作经验,应以独具特色的文化引领员工，倾心“四力”塑造精干高效服务型优秀办公室团队。

关键词：办公室；团队建设；文化

中图分类号：C96文献标识码：A文章编号：1672-3198（2008）11-0169-01

办公室是企业的综合管理部门，在企业管理过程中发挥着枢纽作用，在企业领导决策过程中发挥着参谋助手作用，对上是企业的“外脑”，对下是联系基层的桥梁，对外是展示形象的“窗口”，对内是协调各方的纽带。办公室工作的特殊性要求其要有一支优秀的团队。基于多年的工作经验,笔者认为应从以下几个方面着手,以独具特色的文化引领员工，倾心“四力”塑造精干高效服务型优秀办公室团队。

一是塑造队伍，应从增强队伍亲和力入手，提高员工归属感。办公室是企业的综合性部门,工作范围随企业性质而定,一般来说,承担着企业文秘、督办、接待、行管、绿化、治安保卫、计划生育等多项职能。工作千头万绪，政治性、政策性、服务性很强。为在高负荷、压力大的情况下更好地开展工作，应在办公室努力营造一种相互尊重、相互理解、相互信任、相互关心的家园氛围。在领导方式上，应强调首先做员工的朋友，其次是员工的领导；既要关心员工的工作，更要关心员工的生活。办公室应经常利用节假日时间，通过重要节日聚会、开展各种娱乐活动等形式，创造办公室人员相互沟通交流的机会，以此缓解工作压力,增进员工友谊。还应从生活点滴做起关爱员工，倾听员工的心声，了解员工的思想，解决员工的困难。在工作方法上，应注重人性化管理，不搞生硬命令，不作甩手掌柜，不束缚员工手脚。在处理问题上努力保持工作的透明和公正，不存私心和个人目的，不隐瞒观点和绕圈子，使员工工作起来思想比较放松，没有过多的思想负担和工作顾忌。

二是塑造队伍，应从增强队伍向心力入手，提高员工协作意识和集体感。因企业办公室业务范围涉及较广，工作纷繁庞杂。为统筹兼顾做好各项工作，需要团队之间良好的合作，这就要求办公室加强团队建设，培育团队精神。为此，工作中应强调协同合作和相互支持观念，树立“一盘棋”思想。为提高全员综合办文、办会、办事能力，一方面应在办公室内部协同开展工作，在主要的工作内容上明确分工，但不应界限过于分明。另一方面应实行岗位轮训制度，对办公室人员定期进行岗位轮换，使员工在不同的岗位上学会换位思考，这样不仅能够促进办公室人员工作中的相互理解和支持，而且能够拓展工作思路，提高全员沟通协调、分析和解决实际问题的能力。

三是塑造队伍，应从增强队伍学习力入手，提高员工加强自身素质的紧迫感。企业间的竞争是“人”的竞争，“人”靠学习、靠实践来提高能力和素质。对企业来讲，学习能力是一个持久的竞争力。办公室工作政治性、政策性、程序性和规范性都很强，要在提升综合素质上下功夫，成为跟上时展、适应工作需要、精通本职业务的行家里手，员工需要比其他岗位、个人要更努力、更持久地学习。办公室应成为学习型组织，要大力倡导并采取多种措施创造团队学习氛围，采用多种现代化办公手段,做到信息共享、经验共享、技术共享、知识共享。要为每一位员工提供学习机会，鼓励员工不断学习，努力提高自身素质，使每一位员工都树立起终身学习的思想，把学习当作实现企业价值和自身价值的重要途径。对于员工个人来说，要切实做到依靠学习更新观念、启迪思路、创新工作。要改进学习方法，善于向实践经验、先进典型学习，带着问题学，深入思考学，养成良好的学习习惯。

四是打造队伍，从增强队伍自持力入手，提高员工自主管理的责任感。办公室的工作性质是服务，地位上是企业的“窗口”。其身份的特殊性，一定程度内反映了公司的整体形象和管理水平。在对员工的管理上，应强调增强服务意识，对企业忠诚，在岗位敬业，推行自主管理。用先进的文化理念规范员工的行为，强调“服务无小事，服务无淡季，服务无止境，服务出效益”。要求员工对待任何工作都要严肃认真，扎扎实实，防止浮在表面和流于形式。坚持用严密的制度作为自主管理的基础，认真修订各岗位的工作标准和办事程序，完善各类管理制度，制定岗位自我考评办法，建立工作激励机制。自主管理可以使员工感到对己充分的信任，这种信任可以极大地激发员工的主人翁责任感，增强员工对企业的信心、认同、热爱和忠诚增，从而以主人翁的精神，创造性地开展工作，无需监督，无需要求，自觉主动地做好每一件事情。