浅论办公室管理

理念决定思路，思路决定出路，面对新的形势任务，做好办公室工作关键的是要创新服务理念和思路，找准角色定位。办公室是一个单位系统开展工作的核心部门，是沟通上下的喉咙、协调左右的纽带、传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足，其工作水平和工作质量直接影响一个单位的整体工作。由此可以看出，办公室工作人员必须有较强的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。

一、建章立制，实行规范管理。在原有的管理制度上，进一步按照时代的发展建立健全各种规章制度，比如岗位目标责任考核制度、值班制度、工作人员过错追究办法等。在制度制定时把握政策性和实效性，多一些标准，少一些概念，多一些定量，少一些定性，将操作规则细化到每一项具体事务的处理上。做到到外联接待、车辆调度、文电处理、值班安排等都有章可循，每天的工作井然有序。

二、注重尊重，实行人性化管理。要努力寻求制度化管理与人情管理的契合点。在平时的工作过程中，我们注重尊重人、理解人入手，经常用换位思考来衡量规章制度和合理性，在处理有时会破坏其部门工作高效运行的日常问题时，必须做到公正、坦率。必须时刻关心办公室干部的成长进步，把对他们的感情寄寓在积极创造成才环境的过程之中，及时把那些党性强、作风硬、实质突出的优秀干部推荐到领导岗位，真正使办公室成为“一池活水”。

三、忠于领导，实行负责制管理。办公室工作人员是领导身边的辅助人员，和领导有着密切的工作关系。对于领导者来说，他们丰富的工作经验和待人处事的方略，都是值得办公室人员借鉴的，我们应该尊重他们，忠于他们。但尊重和忠诚不是意味着我们就要对领导百依百顺，唯唯是诺。而现代办公室人员不应该唯命事从，而要做领导的帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些决定上的错误。

四、统筹安排，实现计划管理。办公室组织的每项工作活动，事先要动脑子，集中精力搞好策划，工作是否能成为“精品”，关键看策划。作为办公室的工作人员来说，如果没有计划，就会经常被一些繁琐的事物搞的晕头转向。所以当遇到一些事情以后，应该提前进行周密考虑和安排。同时，对办公室工作进行测量与评定工作效率。对于办公室工作时间及业绩和贡献的都需要全面确定行为价值。其次，就是掌握好动静结合的原则。具体可通过制定工作标准，制订工作定额的要求，办公室工作分类。

五、团结协助，实现团队式管理。办公室工作无论大小，都必须一丝不苟，不得有半点懈怠，更不得有半点差错。虽然时间上没有定数、任务上没有定量，都不得凭工作论报酬，需要的是无私奉献。这种品质的形成，不是指令所能做到的。需要创造一种和谐、温暖、健康的工作环境，把大家引导到热爱集体，维护整体利益的层面上来，有计划地开展一些团队活动，给大家在有益的整体活动中增进了解，加强意识，以所在集体为荣，以所在集体为乐，愿意为了集体的利益努力工作，无私奉献。同时，着力于引导大家树立强烈的事业心，树立不断创新和追求卓越的意识，让大家在工作中达到默契，共同创造一种通力合作、群策群力的工作环境。

六、标新立异，实现创优式管理。一个单位要想“心往一处想、劲往一处使”，除了有一个共同的目标以外，还必须要有一个融洽的团队，更重要的事需要有一种昂扬向上的状态。所以要以培育好的思想、锻炼好的潜力、保持好的作风、树立好的形象为重点，在办公室工作人员中深入开展“创先争优”活动。积极开展读书活动，做到每日一读、每周一学、每月一课、每季一题和每半年一考，使学习成为一种自觉行为；建立和完善激励制度和机制，就能激励越来越多的人奋发努力，在本职岗位上做出更大的贡献。

七、有效沟通，实现走动式管理。建立办公室与基层单位之间的有效沟通是单位面临的人际关系中最重要与亟需解决的问题之一。沟通不是一种由企业领导到办公室到基层单位的单向通道。沟通要能有效，必须是双向的，双向沟通是许多单位成功的一个重要因素。在有效的双向沟通中起助手作用的是办公室成员，他起着“连接拴”的作用，是上、下沟通的主要渠道。办公室同时是局中两个互相重迭群体的成员。作为“连接拴”，办公室人员必须小心地选择用于双向沟通的合适媒介，这种媒介能清楚地向接收者传输信息，而后者通过反馈将表明他们对信息内容有明确的理解并将采取预定的行动。（作者工作单位系潞安集团王庄煤矿）