以项目为单位建立电子档案系统与档案备份的方法

[摘要]电子文件档案系统不同于纸质档案，其优势在于保存占地面积不大；并可通过现代办公设备进行处理、共享、传递并利用；在整理方面也可通过计算机进行高效而快速的分类管理；节约成本、美化环境、减少资源浪费。

[关键词]电子档案、方法、备份

中图分类号：K206文献标识码： A

一、电子文件定义

电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上通过共享传送的文件。工程项目中应具备文本文件档案和声像档案。

二、以项目为单位建立电子档案系统的必要性

本人从事建设工程档案管理工作已有十三年了，在这十三年的工作中，工程档案从原来的由单面复写纸手写出需要的份数，到用电脑制表将数据填入表中打印的过程，但一直到目前，这些都是纸质的档案，这些纸质的工程档案在移交档案馆的过程中就已经走过了无比沧桑的艰难的路程。

2010年到深圳市福田区的汉国城市商业中心工程项目任资料员，这个项目有较高的质量要求目标：确保深圳市优质工程、广东省优质工程、争创国家建设工程最高奖“鲁班奖”。该工程占地面积7844.9m2，由一栋75层塔楼，一个6层的商业裙房和5层地下室组成，为框筒钢结构-混凝土组合结构工程，工程从土方开挖至最后竣工验收需经历6年时间。在这6年的时间里，我们的工程档案保存需有至关重要的要求，而随着时间推移，纸质档案经常会有字迹不清楚，印章污染、纸张发黄等问题。因此纸质档案与电子档案共存是目前不可缺少的发展趋势。随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电脑已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。

从工作经验出发，以项目为单位建立电子档案系统的必要性有如下几点：

1、在信息化社会里，电子文档已成为信息记录的主要形式。

2、纸质档案频繁利用造成的损坏及丢失而无法长期保存。

3、来往函件的收发、复印工作造成不必要的资源浪费。

4、人力的频繁使用、更换造成对工程档案不熟悉所产生的一系列问题。

5、项目资金独立核算对开支节流的影响。

6、工程项目时间长对纸质档案的保存问题。

7、异地工程增加而不能快速得到有效资源共享。

8、通过电子目录及电子文件可以快速精确查询所需文件内容。

电子档案工作已经走上迫在眉睫的路上。而这些都可以通过网络直接在计算机上检索、利用、传递。那么以项目为单位建立电子档案系统是目前势在必行的趋势。促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，并建立归档制度也是现在我们应该做的。

三、如何建立电子文件档案

如何以项目为单位建立电子文件档案呢？我将从如下几方面进行阐述：

1、重视

首先，项目部领导应重视档案管理工作，建立独立档案室，配备专职资料员及提高工资待遇。将电子文件归档工作纳入本单位的纸质档案立卷归档制度，与纸质档案享有平等重视。项目部应配置可有效读取归档的电子文件的计算机、应用软件、扫描仪等硬件设施。连接网络，建立局域网，确保项目各部门能快速得到有效资源。

2、培训

其次，公司应派骨干力量进行电子档案系统培训，对各项目资料员进行电子档案系统内部培训，建立电子档案系统管理制度。

3、电子文件的格式要求

项目资料员在对文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，数码照片均采用的是JPEG格式保存，对于音频电子文件应以WAV、MP3为通用格式保存。

项目资料员应对公司公文类、业务来往类文件进行登记、扫描。工程中所产生的全部检测报告进行拓蓝份原件扫描；对已成文的工程施工管理文件及工程技术资料进行原件扫描。本项目对检测报告类资料进行的是JPEG格式扫描，对业务来往类文件、已成文的工程施工管理文件及工程技术资料进行的PDF格式扫描（通用格式为TIFF格式，因考虑公司来函格式以及文件的张数我项目采用的是PDF格式，如有必要可以转换成通用格式）。

4、电子文件的收集管理

项目资料员应对工程中形成的电子档案分别建立文件夹，以做到标示明确，分类合理，查找方便，对所有电子文件登记，并做电子文件目录。对于产生的纸质档案进行扫描录入，以确保电子档案与纸质档案同步。项目资料员应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及保管、利用等实行全过程管理与监控，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全。

四、电子档案数据备份

1、电子档案备份的必要性及介质

随着建筑业的发展，工程项目已不局限于在本市或本省内，外地工程越来越多，资源共享已是很普遍的现象。所以在电子档案的建设和管理中，数据的安全性是极为重要的。自然灾害，人为因素、硬件故障、软件故障等不可预见的因素使电子档案数据丢失、破坏、无法恢复，这将会对整个电子档案系统的价值造成很大影响，或蒙受经济损失。做好电子档案数据备份工作显得尤为重要。档案备份介质一般有U盘、硬盘、光盘等。

2、电子文档备份周期：

以项目为单位将归档的电子文件及电子档案定期备份。每月进行一次文件U盘存档，每季度进行一次硬盘存档，每半年进行一次电子档案光盘刻录。工程竣工验收后，按照交档目录顺序、评优类资料目录顺序以及公司公文类、业务来往类等电子文件对电子档案全盘整理，建立多级文件夹，刻录光盘，交分公司统一存档。原则上刻录的光盘应有三套，一套由项目存档，一套由分公司封存保管，一套以备查阅使用。光盘应按内容贴标签，注明项目名称、主题、时间、责任人等信息。对于已竣工验收后的工程，应在竣工验收投入使用后的六年内定期复制，防止信息丢失或损坏。

3、备份介质的保存环境

项目及公司应专柜保存电子文档，避免保存环境湿热，免受磁场干扰；保证电子光盘无擦、划、触摸记录涂层；装盒，竖立存放，免受挤压。

五、结语

推动电子文件归档工作的确是比较巨大的工程，人员技术培训学习、资金的投入等，但以长远的前景看这些投入是值得的。目前各省市对此项工作着力不深，公司对这个工作基本未开展，项目对此也不是很重视，资料员对电子档案系统的认知不全面。那么以公司为根本，建立电子档案系统管理制度，着手开展此项工作还为时不远，让我们在以后的工程项目中做到零纸张传递，减少复印量，为项目及社会做出微薄贡献。

参考文献：

[1] 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）；

[2] 城建档案业务管理规范（CJJ/T 158-2011）；

[3] 建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T 117-2007）