浅议校方在数字化校园建设中的项目管理思想

【摘要】本文从近年各类学校迅速推进的数字化校园建设工作出发，以项目管理的理念阐述了对学校（甲方）在数字化校园建设过程中所必须重视的若干要点，以便能在资源有限的情况下，以系统的观点、方法和理论，分阶段地有序推进数字化校园建设，把这项庞大的高科技系统工程做好。

【关键词】数字化校园项目管理质量协调

【中图分类号】TP393.1【文献标识码】A【文章编号】1674－4810（2012）11－0171－02

一 引言

一直以来，教育都是推动历史前进的车轮，而在新的信息时代下，网络则成为推动历史前进的另一个车轮。教育与网络的结合，是信息化时代下的必然结果，数字化校园的建设已成为当下的热门话题。

在新时代下，数字化校园不应仅仅是教育资源的信息化，而应该是为学校师生甚至是社会大众提供一个全新的育人环境，包括教育教学方式、工作和思维方式，都应充满便利、丰富、全面、高效和人性化的内涵，真正的数字化校园应该体现高品质的教育管理和服务理念。

但是，长期以来我们面临着一系列的问题：基础设施建设水平低、投入不足、重建设轻应用、技术力量薄弱、统筹规划不够、数据冗余或缺失、数据分析能力弱、重复建设多、更新维护意识缺乏……随着IT技术的迅猛发展，系统集成越来越复杂，数字化校园建设项目也自然涉及越来越多的方面，规模日益庞大，功能日益复杂，那么以往简单地成立一个工作小组或交由学校网络中心全权处理的工作方法就不适应新时代的要求了，它势必要求学校应用系统的项目管理思想，从战略上保证数字化校园的建设、应用和管理工作，让数字化校园真正体现它应有的价值。

二 项目管理思想

项目管理（Project Management）是第二次世界大战后发展起来的重大管理新技术之一，它是指项目的管理者在有限的资源约束下，应用系统的观点、方法和理论对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。

目前，信息系统项目管理的概念更多是一些规模较大的软件企业中得到重视，它们在实施大型项目时运用项目管理理念，能够较好地协调各部门的工作，保证质量和进度，降低成本，提高效益。在信息系统项目管理理念中包含九大管理范畴，分别是：整体管理、范围管理、时间管理（进度管理）、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理，在每一个管理范畴中都严格地规定了各阶段的输入内容、工具和技术，以及输出内容，同时对每一个环节都做了时间和成本的预估，从而得到关键路径，即整个项目需要的总时间。在项目实施的过程中，任意一个环节出现异常，包括范围的变动、成本或进度与计划不一致、人员的流动、技术或政策出现变数等，都要再次进行评估，再依据标准作业程序（Standard Operation Procedure）进行控制，这样才能保证复杂的信息系统保质、保量完成。

三 校方在数字化校园建设中的工作

对于高等院校，一般来说并不缺乏数字化校园建设方面的技术人员，但对于中职或中小学校来说，这方面就相对薄弱。虽然在数字化校园建设上要求可能没有高等院校那么高，但基本上类似，所以对中职、中小学校的数字化校园建设，更应该引起足够的重视，否则花费大量的资金和时间建设的数字化校园工程，最终很可能成了食之无味、弃之可惜的“鸡肋”。

1．数字化校园建设工作的定位

首先，学校高层要理解数字化校园的建设工程关系到学校整体的管理方式和工作理念，它在战略层面上会影响学校工作，对全校所有的人员都产生影响，甚至包括与学校相关的政府部门、合作企业、学生家长。所以，学校切勿把数字化校园的建设等同于搭建一个校园网甚至只是建一间机房那么简单，除了资金和时间的因素外，最关键的还是人的因素，包括技术上的和思想认知上的。

数字化校园的建设，对于多数中职、中小学校来说都需要学校最高决策者亲自协调工作，因为它不可避免地涉及学校中几乎所有的部门，尤其是资金的使用和人员的调配。所以，学校在数字化校园立项之初，就要认识到这个项目的重要性，摆正位置，要对全体师生做好思想动员工作，集全体师生的智慧，共同参与建设。

2．校方机构和人员的设置

对于多数的学校来说，数字化校园工程都有自己的特色，不会与其他学校有完全一样的要求，从这个意义上讲，每一所学校的数字化校园的建设都是与众不同的，所以，只有甲（学校）乙双方默契配合、高效沟通、精诚合作，才可能将这项工作做好，否则，不是出现大量的资金和时间上的浪费，就是工程到了验收时才发现问题层出不穷，不仅彼此在资源上浪费、合作不愉快，而且最痛苦的事是做出来的成果成了“鸡肋”。

校方应该与乙方配合，成立一个项目组，由专人负责。负责人可以认为是学校数字化校园建设项目的项目主管或项目经理，他应该得到充分的授权，并且他应该具备足够的组织能力、技术能力和广阔的眼界，并对学校整体上管理和运行程序了如指掌，他还应能够承担起学校决策层了解新技术带来的风险和机遇的说道者角色，毕竟多数的校领导并不能对技术上的细节做足够的了解。

在校方成立的项目组成员中，应该包括主要职能部门的领导，以及各种岗位的教职工代表，当然还有若干IT技术骨干，他们分别为数字化校园建设的需求、实现提出意见，并在实施过程中随时参与质量把关。

3．全方位保障措施

很明显，数字化校园是一项消耗大量资金的项目，因此资金方面要有充分的保障。学校要根据自身的财力来规划数字化校园的建设进程，对每项需求要有充分的调研，切勿一味地贪图全功能、高要求。如果资金不充裕，应分步实施，但是对于基础数据库，则一定要规划好，尽量全面，以备今后二期、三期工程能顺利实施，防止后期工程进行时出现重建的弊端。规划是整个数字化校园项目的重中之重，它直接决定了整个项目的成败。

数字化校园的建设将是一项长期的工程，在建设过程中，学校方面众多职能部门都将被要求参与项目的实施，每个部门都应该提供没有歧义的需求说明，且符合学校总体的需求，因此需要学校各部门都应该为数字化校园建设工作提供全方位的支持，如果出现工作上的冲突，则需要由项目组负责人或者学校最高决策者给予协调。

4．全程跟踪和反馈机制

项目的实施过程中难免会出现各种偏差甚至错误，造成这种偏差原因有很多，多数是由于甲乙双方沟通和理解上存在偏差引起的，也可能是由于临时需求的更改或政策的变动引起的。项目的实施过程中，越早发现问题，其修正的代价就越低，一旦到了项目后期，甚至到了验收时才发现，那么修正的代价就非常大，甚至会影响整个项目的质量，如果乙方在质量控制和变更控制流程中没有严格执行的话，那么整个项目的质量就存在极大的安全隐患，势必给校方今后的运行埋下祸端。因此，从校方自身的利益出发，也应该组织不同岗位的教职工，以及学生代表甚至校外的家长、企业代表等项目干系人，积极参与到乙方的项目实施过程中，特别是在需求调研阶段和项目各阶段测试、总装测试等环节，如果有可能，还要在技术上共同参与，这样整个项目的质量才能得到切实的保证。

其次，数字化校园作为全校性的综合型项目，与校内师生人人相关，务必创设一种氛围，让全校师生了解数字化校园的建设进展。学校应该在醒目的地方宣传、公布项目进展，做到人人皆知，人人皆有机会触摸到本校数字化校园的建设脉搏，并且能以适当的方式，例如图文、实物甚至亲自操作或测试已经完成的部分，这样做的目的，既是一种工作上的反馈，又提高了众人的参与程度，同时也是一种循序渐进地应用培训过程，因为数字化校园项目一般都比较庞大，待到验收通过投入使用后再去培训，涉及的业务范围和相关人员就非常广而杂，培训工作很难开展，仅在应用前集中培训效果一般都很难令人满意，所以应该在建设阶段就要将培训工作纳入其中，同时也是收集用户使用意见的一种有效途径，待校方议定后经过正式渠道反馈给乙方，及时地在建设过程中予以修正，又是保证整个项目质量的重要手段之一。

四 数字化校园的管理制度

向管理要效益。管理，已经成为现阶段各个部门效益之争的重要因素，有了良好的工具，还必须辅以高效的管理，工具才能发挥出其最大的作用。

所以，校方在数字化校园的建设过程中，就应该同时制订系统的管理细则，做到职责到岗，可操作性强，可量化，既要有规定，又要有奖惩措施。制度要体现“金鱼缸法则”（公开、透明）和“热炉法则”（威慑、公平、奖惩及时），并要及时地根据工作情况进行必要的修正，保证各个环节适应数字化工作的要求，保证系统中的数据正确、完整、有效、实时、规范，保证有专业技术团队对数字化校园软硬件系统进行有效维护并形成工作记录，加上必要的资金支持，以便于实施可持续的更新和改进工作，让数字化校园工程长久地保持在一个良性轨道上运行，为学校的教学、管理工作的高效益奠定良好的基础。

数字化校园作为一个综合型的信息化建设工程，校方一定要认识到它不止是资金的问题、时间的问题、技术的问题、工作模式的问题，而更重要的是人力资源的问题、思想的问题、管理的问题。只有每一个岗位、每一个环节都严格地按照项目管理的理念去执行，严格地按照PDCA循环去规范操作、高效沟通、持续改进、把控质量，才可能把数字化校园建设好、应用好。

参考文献

［1］柳纯录.信息系统项目管理师教程［M］.北京：清华大学出版社，2010.3

［2］搜狐教育网站.2011年全国中小学校长信息化论坛——数字化进程中的教育创新和发展［EB/OL］.learning.省略/s2011/schoolmaster/index.shtml

［3］顾瑞、张珍义等.数字化校园建设问题分析及对策研究［J］.福建电脑，2008（3）：62～63