依法加强医院会计档案管理工作

【摘要】会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,是经济计划决策的依据。医院会计档案工作的好坏,对医院经济的正常运行,各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接影响。随着《会计法》及《会计档案管理办法》的深入贯彻,财会工作规范化、标准化管理逐步展开,各级医院的会计档案管理水平有了较大提高,基本上都保存了较完整的会计档案资料,但也还存在着许多令人担忧的问题,因此必须依法加强医院会计档案管理工作。

【关键词】医院;会计档案;管理

医院会计档案是记录和反映医院医疗业务活动、账务收支状况及其结果的重要史料和证据,医院会计档案对指导医院经营管理、总结医疗工作等具有重要作用。由于同医院自身运营有关的信息70%左右来自会计资料[1],因此,依法加强医院会计档案的管理工作具有十分重要的意义。

1医院会计档案管理工作存在的问题

《会计法》、《会计档案管理办法》的实施,有效地规范了会计档案管理工作。但在工作实践中,医院会计档案管理仍然存在一定的问题,主要表现在以下几个方面:

1.1材料归档不及时。多数医院只重视文书档案的管理,而忽视会计档案的管理,会计档案由医院会计部门自己保管,未按时移交医院档案管理部门;在一些已实行会计电算化的医院,会计资料只移交了纸质档案,磁性介质或光盘存储会计数据却一直保存在会计部门,没有把电子会计档案与纸质会计档案同步移交,严重破坏了档案全宗的完整性。

1.2与档案管理工作不衔接。医院会计档案是会计核算的产物,它产生于医院会计业务工作中,是会计工作的延伸和终结。但在实际工作中,医院会计人员对会计业务非常熟练,经常参加会计知识的培训和学习,却没有参加过会计档案管理知识的培训与学习,特是对会计档案规范化整理标准知之甚少,不少医院只重会计业务,轻会计档案管理,存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象;会计档案管理制度也不完整,多数医院没有配备专人管理会计档案,甚至由出纳会计兼管会计档案,这是不符合规定的。

1.3监督指导不到位。会计业务主要接受财政部门的监管,而财政部门和档案部门很少联手对新形势下会计档案的管理进行监督指导。财政部门只监管会计业务规范与否,而对会计档案规范与否少有问津,档案部门也很少主动介入,致使会计档案管理基本处于失控状态。

1.4鉴定销毁不及时。有的医院把凭证、账 簿等会计档案自成立以来一直保存至今,大大超出了其保管期限,没有及时进行鉴定销毁,从而造成空间和档案装具的浪费。

2依法加强医院会计档案管理工作

针对上述医院会计档案管理工作中存在的问题,笔者认为,要做好会计档案的管理工作,必须运用法律手段,依法加强管理,应突出做好以下几个方面的工作:

2.1 提高依法管理会计档案意识。《会计档案管理办法》 第二条规定“国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织,应当依照本办法管理会计档案”,第四条规定“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”,有关法律法规明确规定各单位都必须加强会计档案的管理,因此,各医院的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识,从法律的高度加强管理,使会计档案管理走上法制化的轨道。

2.2 依法完善会计档案管理制度。各单位应严格按照《档案法》、《会计法》及《会计档案管理办法》等法律法规的有关要求,制定适合各自医院的会计档案管理办法。明确会计档案归档收集、立卷、保管、借阅、移交及鉴定销毁制度等,作出具体可操作性强的规定,使会计档案管理的各个环节都有章可循。同时,还应制定一套电算化会计档案的管理制度,以便使电算化会计档案的管理形成制度化。

2.3 依法强化会计档案知识培训。《档案法实施办法》第八条规定“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定,履行下列职责:组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训”,因此各级档案行政管理部门及卫生行政部门应依法对卫生事业单位的档案从业人员进行培训,改变以往只重视文书档案整理知识培训的做法,把会计档案整理及其他门类档案整理知识也列入其中,使各医院的档案人员全面掌握档案工作知识。同时,应将会计档案管理及操作技能的培训纳入医院会计人员上岗前的培训,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能。

2.4 依法加大医院会计档案监管力度。《会计档案管理办法》明确规定“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查”,因此,各级财政部门和档案管理部门应该联手做好医院会计档案的监督指导工作。采取定期、不定期的方法,对会计档案进行检查指导,发现问题及时纠正,保证医院会计档案管理工作的健康开展。各级财政部门应在对各级医院会计业务工作检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

2.5 依法开展医院会计档案鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条规定“保管期已满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁……” 因此,各医院应依照《会计档案管理办法》的有关规定,遵照法定的程序定期进行会计档案的鉴定销毁工作。

总之,医院会计档案是一项即复杂细致而又要求严密的工作,必须认真贯彻执行《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等法律法规的相关规定,把医院会计档案管理工作做到专业化和规范化,使其真正起到为医院发展建设发展服务的作用。

【参考文献】

[1]周晓英.档案信息论.中国人民大学出版社,2000,4.