浅论电子档案的管理工作

[摘 要]电子档案是一种将有关资料和档案直接存储在硬盘等媒介上，进而可以直接使用电脑对其进行修改或整理等操作，然后进行保存的过程，是一种新型的档案管理模式。本文针对电子档案的管理工作进行了简要的分析与论述。

[关键词]电子档案；管理；应用

在传统的档案管理工作中，档案是需要进行手工书写的并以纸质形式存在。但由于社会的不断发展，媒体信息的更新率也较快，同时档案文件也在与日俱增。但是对于传统的档案管理方式来说是无法承担这么大的工作量的。但由于电子档案的管理模式出现，使对于档案信息量的压力得到了显著的缓解，并随着社会的发展还会渐渐取代传统的档案管理模式。可是在使用电子档案的同时也存在着一定的风险和隐患，所以我们在使用中也要注意对其的防范措施。

一、电子档案管理的现状

由于电子档案事业的不断发展，使各个单位的档案数量都在逐渐增加，而面对与日俱增的档案文件时，传统的档案模式必定无法适应当前的档案管理工作。

档案管理工作并不是只要简单的填上资料，然后保存在档案室就可以了。其实整个的工作流程相当复杂。所以面对巨大的档案数量，只能利用电子档案的管理模式进行工作。

由于档案的重要性，所以在档案管理工作中一定要一丝不苟，决不可出现问题。对每一个单位来说，档案管理工作都是相当重要的，所以电子档案管理模式会逐渐成为档案管理工作中的重要模式。同时对于电子档案管理模式需要员工具有一定的专业技术，否则会无法胜任此项工作。

二、档案信息电子化的优缺点

1.电子档案的优点

与传统档案相比，电子档案是采用电子数据的形式对档案的信息资料进行准确的记录。而传统档案则是使用纸质材料来进行记录工作。其中电子档案由于是使用电子信息技术进行档案的存储，所以档案会记录在计算机上。而传统档案却必须要在档案室进行档案的存储，不仅要有良好的环境，还会耗费大量的成本。使用电子档案还会避免档案由于时间关系会出现失真或损毁等情况发生。与电子档案相比，传统的档案管理模式要有相关的专业人员对档案进行填写和记录工作，如果不小心填错的话还需要重新进行填写。对于电子档案只要在电脑上进行编辑后，将其直接转存到移动U盘、硬盘等媒介上交给档案管理人员即可，这种方式对于档案的填写与收集工作都会较快捷的完成。因而对于电子档案的未来发展也存在着无穷的潜力。

2.电子档案的缺点

在电子档案具备着一系列优点的同时也存在着一些缺点。电子档案虽然可以较为快捷的进行存储工作，可同时存在着被盗的风险。传统档案是通过在档案室中进行档案的存储，犯罪分子即便可以通过某种途径进入到档案室，但面对大量的档案卷宗想找出其中所需要的是有很大难度的。如果是对于电子档案的窃取，犯罪分子通过在相关计算机中植入病毒文件就在计算机中对相关的文件进行非法的篡改。如果想彻底的避免病毒入侵电脑只有在使用电脑时尽量不执行一些未知的文件，只有做到使存储档案的计算机不被病毒入侵，就会有效的防止档案信息遭到篡改。所以相关的档案管理人员在工作期间一定要保持一丝不苟的工作态度，并正确看待档案工作的工作性质与档案管理的重要性。电子档案的另一个缺点是与传统档案相比，电子档案对相关的软件设备有一定的依赖性。传统的档案管理方式是将纸质档案对其分别进行存储来即可，而电子档案则一定要通过相关的档案管理软件进行操作，否则就很难进行对档案存储的工作。电子档案在没有安装相关的档案管理软件的计算机上是无法进行档案管理工作的。

三、电子档案如何更好地普及应用

对于领导小组所制定的各项方案都应该积极的采取。因为电子化管理模式是否能够成功的关键就是对其相关的管理措施是否到位。而相关领导要加强对电子档案工作的管理并制定出相对规范的电子档案管理章程。作为普通的档案管理人员要做到积极的采取领导所提出的每一项建议，按照领导所指挥的工作方向与政策认真按要求完成每一项工作任务，确保在进行工作时有一丝不苟的敬业精神与责任心，才会使整个集体工作做得更好。

在档案工作人员进行电子档案管理工作时，若要做到提高电子档案的工作效率，同时要在工作中不断纪积累经验，做好电子档案信息的收集工作，进而实现档案管理工作的创新与发展。一定要正确的看待档案管理工作，正视档案管理工作的重要性，在做好本职工作的基础上还要看清档案管理工作对于全局工作的重要性，这样也会为实现档案管理工作的创新与发展创造了直接有效的条件。

在档案管理工作的系统建设中，不可避免的会遇到一些过于强调其单位的特殊性或是管理方式上的严谨性等现象。实际上这样无视标准化的做法或是拒绝采用标准的作法是一定要杜绝的。如果只是依靠相关的工作经验来进行管理档案的方法即使有效，但是不会让更多的人进行高效的使用，目前已经跟不上社会发展的需要了。通过制定相应的标准对于电子档案发展会是一种系统性的进步，对于档案管理的发展也起着至关重要的作用。

对于最普通的电子档案来说，想要对其进行安全的保存也是有一定难度的。可以采用与传统档案的管理办法相结合的手段，充分利用其档案管理的优势。因为传统的档案管理模式是有一定的优势的，所以我们在进行电子档案的管理工作时，同时利用传统档案的管理方式对降低电子档案的风险会有着显著的效果，做到完全发挥传统档案的管理优势。

四、结束语

做好档案的管理工作对所有单位来说都是至关重要的，我们要在根本上正确看待档案管理的重要性。目前电子档案的发展前景可以说是非常可观的，所以要坚持在档案的创新和优化方面继续深入的研究，并努力做到使档案工作具备简易性及稳定性。在当前这个信息化高度发展的年代里，电子档案管理的出现对于处理数据量大且频繁更新的档案文件无疑是最合适的选择。目前首要的工作就是研究档案的信息化管理与网络资源化建设，使电子档案管理工作更加完善、高效。

参考文献：

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[2]王颖春.浅析档案信息公开[J].黑龙江档案，2008（4）

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